Onderbouwende documenten voor facturen aan de DB
Documenten die een factuur onderbouwen, zoals urenstaten, prestatiebewijzen of foto's, moet u bij Deutsche Bahn rechtstreeks in de XML van de XRechnung insluiten. De e-mail aan Deutsche Bahn mag slechts één bestand bevatten: de XRechnung. Toegestaan zijn maximaal 200 ingesloten bijlagen in de formaten PDF, CSV, PNG en JPEG.
Alle overige eisen van Deutsche Bahn aan verplichte velden en verzending vindt u in het artikel XRechnung aan Deutsche Bahn: vereisten.
Wat zijn onderbouwende documenten bij een factuur?
Onderbouwende documenten tonen aan dat de gefactureerde prestatie daadwerkelijk is geleverd. Typische voorbeelden zijn urenoverzichten, opmetingen, pakbonnen, opleveringsprotocollen of foto's van de goederen. Deutsche Bahn vraagt er in veel gevallen om, afhankelijk van de bestelling en de prestatie. Ontbreken ze, dan kan de vakafdeling de factuur niet controleren. Stem daarom het liefst al bij de bestelling af welke bewijsstukken uw contactpersoon verwacht.
De regels van Deutsche Bahn voor bijlagen
Volgens het informatieblad van de DB over de XRechnung (stand 13-02-2024) geldt:
- Alle bijlagen worden in de XML van de XRechnung ingesloten en niet als afzonderlijke bestanden aan de e-mail toegevoegd.
- Per e-mail is precies één bestand toegestaan: de XRechnung als XML.
- Maximaal 200 bijlagen per XRechnung.
- Toegestane formaten: PDF, CSV, PNG en JPEG.
- Links naar bestanden en extra XML-bestanden zijn niet toegestaan.
- De ingesloten bestanden mogen zelf geen verdere bijlagen bevatten, dus bijvoorbeeld geen PDF met toegevoegde bestanden.
Een e-mail met een XRechnung en een extra urenstaat als PDF voldoet niet aan deze eisen. Hetzelfde geldt voor een factuur die daarnaast ook per post of als PDF binnenkomt.
Hoe het insluiten technisch werkt
De XRechnung voorziet voor bijlagen in de groep 'onderbouwende documenten' (BG-24). Elke bijlage krijgt een kenmerk (BT-122) en kan een omschrijving bevatten (BT-123). Het bestand zelf staat Base64-gecodeerd in het veld BT-125, samen met bestandsnaam en bestandstype.
Base64 maakt elk bestand ongeveer een derde groter. Een PDF van 3 MB wordt in de XML dus ongeveer 4 MB. Bij veel foto's of gescande bewijsstukken wordt de XRechnung snel groot. Dat heeft twee gevolgen:
- Bestanden verkleinen vóór het insluiten: comprimeer foto's, sla scans op in een lagere resolutie en voeg meerdere pagina's samen in één PDF.
- Limieten van uw eigen mailserver controleren: veel mailservers beperken de grootte van uitgaande e-mails. Ligt de XRechnung daarboven, dan komt deze niet eens aan.
Let ook op uw map 'Verzonden items'. Wie veel grote facturen verstuurt, vult de eigen mailbox sneller dan men denkt.
Verschil met de portalen van de Bund
Voor facturen aan federale instanties (Bundesbehörden) via de OZG-RE gelden andere regels. Daar zijn naast ingesloten bijlagen tot 15 MB ook zogenoemde grote bijlagen tot in totaal 200 MB mogelijk, waarnaar via een link in BT-124 wordt verwezen. Bovendien zijn er meer bestandstypen toegestaan, bijvoorbeeld XLSX. Bij Deutsche Bahn zijn links daarentegen niet toegestaan. Meer over de federale portalen leest u in het artikel ZRE en OZG-RE: XRechnung naar de Bund versturen.
Bijlagen insluiten met faktoora
In faktoora selecteert u bestanden zoals prestatiebewijzen of foto's bij het aanmaken van de factuur. Ze worden rechtstreeks in de e-factuur ingesloten, niet als losse bijlage. Precies zoals grote ontvangers als Deutsche Bahn dat eisen. Meer daarover op de pagina E-facturen aanmaken.
Veelgestelde vragen
Mag ik de urenstaat als tweede bestand aan de e-mail toevoegen?
Nee. De DB staat per e-mail precies één bestand toe: de XRechnung. De urenstaat hoort ingesloten in de XML.
Welke bestandsformaten accepteert Deutsche Bahn als bijlage?
PDF, CSV, PNG en JPEG. Links naar externe bestanden en extra XML-bestanden zijn niet toegestaan.
Hoeveel bijlagen mag een XRechnung aan de DB bevatten?
Maximaal 200 ingesloten bijlagen per XRechnung.
Gelden de regels ook bij verzending via Peppol?
De eisen van de DB voor het insluiten betreffen de XRechnung zelf en gelden daarom ongeacht het verzendkanaal. Ook via Peppol dient u bijlagen ingesloten in de XML in.