OverheidsopdrachtgeversDoor Peter Schenkel,19 augustus 2022Terug naar alle berichten

XRechnung aan Deutsche Bahn: vereisten

Deutsche Bahn neemt facturen elektronisch aan als XRechnung, per e-mail aan e-invoicing@deutschebahn.com of via het Peppol-netwerk. Naast de verplichte velden van de standaard vraagt de DB eigen gegevens: het ordernummer in BT-13, precies één bestelling per factuur, de opdrachtgevende DB-medewerker, uw IBAN en alle bijlagen ingesloten in de XML. Ontbreekt daarvan iets, dan wijst de controletool van Deutsche Bahn de factuur af.

Dit artikel bundelt de actuele eisen uit het leveranciersportaal van Deutsche Bahn (informatieblad over de XRechnung, stand 13-02-2024, en de pagina over de kwaliteitseisen) en laat stap voor stap zien hoe uw factuur in één keer wordt geaccepteerd.

Facturatie aan de DB in één oogopslag

Op de pagina over de kwaliteitseisen noemt de DB als toegestane formaten „XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1“ (XRechnung of ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1). Het informatieblad en de aanwijzingen voor de controle hebben het echter steeds over de XRechnung. Wie op zeker wil spelen, stuurt een XRechnung.

Waarom Deutsche Bahn XRechnungen vraagt

Deutsche Bahn en haar dochterondernemingen zijn publieke opdrachtgevers en sinds 27-11-2020 verplicht om van hun leveranciers elektronische facturen in het formaat XRechnung te eisen. Een pdf-factuur of een ingescande papieren factuur voldoet niet aan deze eis.

Een bijzonderheid: de DB is een sectorale opdrachtgever (Sektorenauftraggeber) en daarom niet aangesloten op het factuurplatform van de Bund (de Duitse federale overheid). Facturen aan Deutsche Bahn uploadt u dus niet in de OZG-RE, ook al begint de Leitweg-ID van de DB met 992. Hoe de federale portalen werken, leest u in het artikel ZRE en OZG-RE: XRechnung naar de Bund versturen.

Sinds 1-1-2025 moeten bovendien alle bedrijven in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 1-1-2027 wordt verzenden verplicht voor bedrijven met meer dan € 800.000 omzet in het voorgaande jaar, vanaf 1-1-2028 voor iedereen. Voor leveranciers van Deutsche Bahn verandert dat weinig: de XRechnung is daar nu al de standaard.

Verplichte gegevens van Deutsche Bahn in de XRechnung

Deutsche Bahn controleert elk binnenkomend bestand twee keer: met de validatietool van de KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards, de Duitse coördinatiecentrum voor IT-standaarden) en daarnaast met een eigen DB-tool. De DB-tool let op de volgende punten.

Ordernummer in BT-13

Hebt u een ordernummer van de DB, dan hoort dit verplicht in het veld BT-13 (orderreferentie). In dit veld mogen geen andere gegevens staan. Het volstaat om de cijfers na de laatste schuine streep van het ordernummer in het formaat xxx/xxx/xxxxxxxx in te vullen.

Precies één bestelling per factuur

Elke factuur heeft betrekking op precies één bestelling. Verzamelfacturen over meerdere bestellingen zijn niet toegestaan. Hebt u drie bestellingen uitgevoerd, dan stuurt u drie facturen.

Contactpersoon van de DB in BT-56 tot BT-58

Vul de opdrachtgevende medewerker van de DB met naam, telefoonnummer en e-mailadres in de velden BT-56 tot en met BT-58 in. De vakafdeling kan de factuur dan direct toewijzen.

IBAN en prestatiedatum

De leverings- of prestatiedatum, of de afrekeningsperiode, is een verplicht gegeven volgens § 14 UStG (de Duitse btw-wet). Voor facturen aan de DB is bovendien de IBAN verplicht. Ontbreekt een van beide, dan neemt Deutsche Bahn de XRechnung niet aan.

Omschrijving van de prestatie op regelniveau

De prestatie moet volledig op regelniveau in de daarvoor bestemde velden (BT-153 e.v.) worden omschreven. Een loutere verwijzing naar contract, bestelling of pakbon volstaat volgens de DB in principe niet. Bij elke regel horen een doorlopend regelnummer, hoeveelheid met eenheid, stukprijs en totaalprijs.

Overige gegevens uit de kwaliteitseisen

• volledige bedrijfsnaam van de factuurverzender, zoals ingeschreven in het handelsregister, met e-mailadres
• factuurontvanger en ontvanger van de prestatie met volledig adres
• pakbonnummer(s), indien aanwezig
• valuta als ISO-code, bijvoorbeeld EUR
• betalingsvoorwaarden en rekeninghouder
• leveringsvoorwaarden volgens INCOTERMS en land van oorsprong van de goederen, als dat niet Duitsland is
• boekingsgegevens, als de besteller die heeft opgegeven

Uw crediteurennummer bij de DB kunt u optioneel in BT-29 meegeven.

Raamcontractnummer en projectnummer

Veel bestellingen van Deutsche Bahn hebben betrekking op een raamcontract of een project. De XRechnung heeft daarvoor eigen velden:

• Contractnummer (BT-12): het nummer van het raamcontract
• Projectreferentie (BT-11): het projectnummer

Beide velden zijn in EN 16931 optioneel. Elke factuurontvanger mag ze echter voor zijn processen verplicht stellen. Staat in uw bestelling of in het contract een raamcontract- of projectnummer, neem dat dan over in precies deze velden en niet in een vrije tekst. Verwissel de velden niet: het ordernummer hoort in BT-13, de Leitweg-ID in BT-10 en het projectnummer in BT-11.

Creditnota's, correcties en betalingskorting

• Creditnota: factuursoort 381 in BT-3, met positieve hoeveelheden en bedragen in de regels.
• Correctiefactuur bij een foutieve factuur: factuursoort 384 in BT-3, eveneens met positieve hoeveelheden en bedragen.
• Betalingskorting: niet als vrije tekst, maar in de door de XRechnung voorgeschreven notatie in het veld BT-20, bijvoorbeeld #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#.

Onderbouwende documenten bij de factuur

Urenstaten, prestatiebewijzen of foto's sluit u rechtstreeks in de XML van de XRechnung in. De e-mail aan Deutsche Bahn mag slechts één bestand bevatten: de XRechnung. Toegestaan zijn maximaal 200 bijlagen in de formaten PDF, CSV, PNG en JPEG. Links naar bestanden, extra XML-bestanden en bijlagen in bijlagen zijn niet toegestaan. Details en praktijktips leest u in het artikel Bijlagen bij facturen aan Deutsche Bahn.

Verzendkanalen: e-mail of Peppol

Per e-mail

Stuur de XRechnung in een onversleutelde e-mail naar e-invoicing@deutschebahn.com. Stuur de factuur niet daarnaast ook als pdf of per post.

Via Peppol

Sinds 01-02-2024 is de DB in het Peppol-netwerk geregistreerd, onder de Peppol-ID 9930:DE811569869. Dat geldt voor alle Duitse DB-vennootschappen, met uitzondering van de divisie DB Schenker. Voor verzending hebt u Peppol-toegang via een Access Point nodig. Hoe Peppol werkt, legt onze pagina over factuurverzending via Peppol uit.

De Leitweg-ID van de DB

Hoewel Deutsche Bahn niet op de federale portalen is aangesloten, gebruikt ze de Leitweg-ID 992-90009-96 voor alle vennootschappen, omdat BT-10 een verplicht veld van de XRechnung is. Sommige programma's accepteren geen Leitweg-ID zonder bijbehorend portaal. Voor dat geval noemt de DB de schrijfwijze DB992-90009-96. Meer over de opbouw leest u in het artikel Leitweg-ID: opbouw, voorbeeld en waar u hem vindt.

De XRechnung-generator van de DB

Voor leveranciers met weinig facturen biedt Deutsche Bahn een gratis XRechnung-generator aan. Registratie is niet nodig. De generator maakt XRechnungen met ingesloten bijlagen aan en slaat ze lokaal op uw computer op. Hij verstuurt niets automatisch: u stuurt het bestand daarna zelf per e-mail. De DB ziet de generator vooral als aanbod voor bedrijven die vanwege een laag factuurvolume geen eigen software gebruiken. Een eigen oplossing of een dienstverlener is uitdrukkelijk ook mogelijk.

Stap voor stap: XRechnung aan Deutsche Bahn

1. Bestelling controleren: noteer ordernummer, contactpersoon en eventueel raamcontract- en projectnummer.
2. Ontvanger juist adresseren: de bestellende DB-vennootschap als koper, factuuradres c/o DB AG SSC Buchhaltung, Leitweg-ID 992-90009-96 in BT-10.
3. Referenties invullen: ordernummer in BT-13, contractnummer in BT-12, projectnummer in BT-11, contactpersoon in BT-56 tot en met BT-58.
4. Regels volledig omschrijven: doorlopend genummerd, met hoeveelheid, eenheid en prijzen, geen verwijzingen in plaats van een omschrijving van de prestatie.
5. Betalingsgegevens aanvullen: IBAN, rekeninghouder, betalingsvoorwaarden, betalingskorting in de notatie voor BT-20.
6. Bijlagen insluiten: prestatiebewijzen als PDF, CSV, PNG of JPEG in de XML.
7. Valideren: controleer het bestand vóór verzending tegen de XRechnung.
8. Versturen: per e-mail met precies één XML-bestand of via Peppol naar 9930:DE811569869.

Veelvoorkomende redenen voor afwijzing

• het ordernummer ontbreekt in BT-13 of het veld bevat extra tekst
• een factuur heeft betrekking op meerdere bestellingen
• IBAN of prestatiedatum ontbreken
• bijlagen zitten als losse bestanden in de e-mail in plaats van ingesloten in de XML
• de e-mail bevat naast de XRechnung een pdf
• de prestatie wordt alleen omschreven via een verwijzing naar contract of pakbon
• creditnota of correctie met negatieve hoeveelheden in plaats van met factuursoort 381 resp. 384
• het bestand doorstaat de validatie tegen de XRechnung-standaard niet, bijvoorbeeld door verkeerde btw-categorieën

De DB behoudt zich het recht voor facturen die niet aan de juridische of technische eisen voldoen, te weigeren en niet te betalen. Een formeel foutieve factuur kan bovendien de aftrek van voorbelasting in gevaar brengen.

XRechnungen aan Deutsche Bahn met faktoora

In faktoora vult u ontvanger, regels en bedragen in het invoerscherm in. Verplichte gegevens zoals de Leitweg-ID vraagt faktoora daarbij uit en zet ze in de daarvoor bestemde referentievelden. Prestatiebewijzen of foto's sluit u rechtstreeks in de e-factuur in, zoals Deutsche Bahn dat vraagt. Elke factuur wordt vóór verzending gevalideerd tegen EN 16931 en XRechnung, inclusief validatierapport. Verzending gebeurt rechtstreeks vanuit faktoora, per e-mail of via het Peppol-netwerk.

Veelgestelde vragen

Welke Leitweg-ID heeft Deutsche Bahn?

De DB gebruikt voor alle vennootschappen de Leitweg-ID 992-90009-96 in BT-10. Accepteert uw software die niet, gebruik dan volgens de DB de schrijfwijze DB992-90009-96.

Kan ik XRechnungen via Peppol naar Deutsche Bahn sturen?

Ja. Sinds 01-02-2024 ontvangt de DB XRechnungen via Peppol onder de ID 9930:DE811569869, voor alle Duitse DB-vennootschappen behalve DB Schenker.

Moet ik mijn factuur aan Deutsche Bahn in de OZG-RE uploaden?

Nee. De DB is als sectorale opdrachtgever niet aangesloten op de OZG-RE en ook niet op de vroegere ZRE. U verstuurt per e-mail naar e-invoicing@deutschebahn.com of via Peppol.

Waar hoort het ordernummer van de DB?

In het veld BT-13, zonder verdere toevoegingen. De cijfers na de laatste schuine streep van het ordernummer volstaan.

Is de XRechnung-generator van de DB gratis?

Ja, hij is gratis en zonder registratie te gebruiken. Hij slaat de factuur alleen lokaal op; de verzending regelt u zelf.