Steuernummer of btw-id: het verschil
Op een factuur hoort ofwel uw Steuernummer (fiscaal nummer), ofwel uw Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., btw-identificatienummer); een van beide volstaat (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, de Duitse btw-wet). De Steuernummer wordt door uw Finanzamt (belastingkantoor) toegekend voor de nationale belastingheffing, de USt-IdNr. door het Bundeszentralamt für Steuern (federaal centraal belastingbureau) voor de handel binnen de EU. Het persoonlijke Steuer-ID (fiscaal identificatienummer) is iets anders en hoort niet op de factuur.
Drie nummers, drie doelen
In de praktijk worden de begrippen vaak door elkaar gehaald. In werkelijkheid gaat het om drie verschillende nummers:
| Steuernummer | USt-IdNr. | Steuer-ID (IdNr.) | |
|---|---|---|---|
| Wie kent het toe? | bevoegd Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Bundeszentralamt für Steuern |
| Waarvoor? | belastingaangiften en communicatie met het Finanzamt | omzet met bedrijven in andere EU-lidstaten | identificatie van natuurlijke personen, bijvoorbeeld voor de inkomstenbelasting |
| Opbouw | afhankelijk van de deelstaat 10 of 11 cijfers, in ELSTER-formaat 13 cijfers | DE plus 9 cijfers | 11 cijfers |
| Verandert het? | ja, bijvoorbeeld bij een verhuizing naar een ander Finanzamt-district | nee | nee, het geldt levenslang |
| Op de factuur? | ja, als alternatief voor de USt-IdNr. | ja, als alternatief voor de Steuernummer, verplicht bij EU-transacties | nee |
De Steuernummer
De Steuernummer ontvangt u van het Finanzamt zodra u zich aanmeldt met de vragenlijst voor fiscale registratie (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Bedrijven kunnen voor verschillende belastingsoorten of vestigingen meerdere Steuernummern hebben. Omdat het nummer aan het Finanzamt gekoppeld is, verandert het bij een verhuizing naar een ander district.
Het btw-identificatienummer
De USt-IdNr. identificeert bedrijven op de Europese interne markt. Duitse btw-identificatienummers beginnen met DE en hebben negen cijfers. U hebt het nummer nodig wanneer u goederen of diensten levert aan bedrijven in andere EU-lidstaten of daar inkoopt. Uw zakenpartners kunnen het nummer door het BZSt laten bevestigen.
Het Steuer-ID
Het fiscale identificatienummer (§ 139b AO, Abgabenordnung) krijgt iedere in Duitsland ingeschreven persoon automatisch, ook kinderen. Het dient voor de inkomstenbelasting en blijft levenslang hetzelfde. Op facturen heeft het niets te zoeken: het voldoet niet aan de eisen van § 14 UStG en is een persoonlijk kenmerk dat u niet onnodig moet doorgeven.
En het Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Sinds november 2024 kent het BZSt stapsgewijs het Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr., economisch identificatienummer) toe. Het is opgebouwd zoals de USt-IdNr. en aangevuld met een vijfcijferig onderscheidingskenmerk, bijvoorbeeld DE123456789-00001. Volgens het BZSt voldoet het W-IdNr. op dit moment niet aan de eisen van § 14 UStG. Voor uw factuur blijft het dus bij Steuernummer of USt-IdNr.
Welk nummer hoort op de factuur?
Bij facturen aan klanten in Duitsland mag u vrij kiezen: Steuernummer of USt-IdNr. Veel bedrijven vermelden liever de USt-IdNr., omdat ze hun Steuernummer, waaronder ze met het Finanzamt communiceren, niet op elk document willen afdrukken. Beide varianten zijn gelijkwaardig.
Voor kleine ondernemers (Kleinunternehmer) geldt hetzelfde: ook hun facturen bevatten de Steuernummer of USt-IdNr. (§ 34a UStDV, de Duitse uitvoeringsbeschikking btw).
In een e-factuur staat het gekozen nummer in een vast veld van de gestructureerde gegevens. Welke velden dat zijn, legt het artikel Alle velden van de XRechnung uit. De volledige lijst met verplichte gegevens vindt u in het artikel Verplichte gegevens op een factuur volgens § 14 UStG.
Facturen naar andere EU-landen
Bij transacties met bedrijven in andere EU-lidstaten is de USt-IdNr. onmisbaar. Bij een vrijgestelde intracommunautaire levering en bij diensten waarvoor de klant de btw verschuldigd is (reverse charge), horen uw USt-IdNr. en die van uw klant op de factuur (§ 14a Abs. 1 en 3 UStG). Controleer het nummer van uw klant vooraf, bijvoorbeeld via de bevestigingsprocedure van het BZSt.
Welke btw-categorie in een e-factuur een USt-IdNr. vereist, legt het artikel Btw-categorieën en btw-identificatienummer uit.
Hoe krijgt u een USt-IdNr.?
De USt-IdNr. wordt toegekend door het Bundeszentralamt für Steuern. Voorwaarde is dat uw Finanzamt u al voor de btw heeft geregistreerd. U hebt twee mogelijkheden:
- Bij de oprichting: kruis de aanvraag aan in de vragenlijst voor fiscale registratie. Het Finanzamt geeft de gegevens door aan het BZSt. Dat kan enkele weken duren.
- Achteraf: via het onlineformulier van het BZSt of schriftelijk met naam, adres, bevoegd Finanzamt en Steuernummer.
Het nummer wordt u per post meegedeeld, niet per e-mail of telefoon. Meer informatie biedt het BZSt op zijn pagina over de Vergabe der USt-IdNr. (toekenning van het btw-identificatienummer).
Let op: dit artikel dient uitsluitend ter algemene informatie en vervangt geen fiscaal advies.
Veelgestelde vragen
Steuernummer of btw-id: welke moet op de factuur?
Een van beide volstaat. Bij facturen aan bedrijven in andere EU-lidstaten hebt u in de regel de USt-IdNr. nodig.
Wat is het verschil tussen Steuernummer en btw-id?
De Steuernummer wordt door het Finanzamt toegekend voor nationale fiscale doeleinden en kan bij een verhuizing veranderen. De USt-IdNr. wordt door het BZSt toegekend voor de interne EU-markt en blijft gelijk.
Mag het Steuer-ID op de factuur?
Nee. Het persoonlijke Steuer-ID voldoet niet aan de eisen voor een factuur en moet niet worden doorgegeven. Gebruik de Steuernummer of de USt-IdNr.
Hebben kleine ondernemers een USt-IdNr. nodig?
Niet per se. Voor binnenlandse facturen volstaat de Steuernummer. Wie diensten afneemt van of levert aan bedrijven uit andere EU-lidstaten, kan een USt-IdNr. aanvragen.
Vervangt het Wirtschafts-ID de Steuernummer op facturen?
Op dit moment niet. Volgens het BZSt voldoet het W-IdNr. momenteel niet aan de eisen van § 14 UStG.