Datenschutz
Diese Seite fasst zusammen, wie die faktoora GmbH personenbezogene Daten bei der Nutzung der faktoora-Plattform erhebt, verwendet und schützt. Die vollständige Datenschutzerklärung ist unter faktoora.com/datenschutz veröffentlicht.
Verantwortlicher
faktoora GmbH Amselweg 1, 89231 Neu-Ulm, Deutschland
Allgemeine Anfragen: info@faktoora.com
Datenschutzbeauftragter
faktoora hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:
PROLIANCE GmbH Leopoldstr. 21, 80802 München, Deutschland E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auch an privacy@faktoora.com wenden.
Datenkategorien
| Kategorie | Beispiele | Zweck |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Berechtigungen (Passwörter liegen ausschließlich gehasht bei unserem selbst betriebenen Identity Provider) | Authentifizierung und Zugriffsverwaltung |
| Rechnungsdaten | Firmennamen, Adressen, USt-IdNr., Kontaktdaten, Positionen, Beträge | Erstellung, Zustellung und Speicherung von Rechnungen während der Vertragslaufzeit |
| Kontaktdaten | Firmeninformationen, Ansprechpartner, Adressen, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Bankverbindung | Kunden- und Lieferantenverwaltung für die Rechnungsstellung |
| Nutzungsdaten | Anmeldezeitpunkte, Aktivitätsprotokolle, Sitzungsdaten, API-Anfrageprotokolle | Sicherheitsüberwachung, Audit-Trail, Support und Plattformanalyse |
| Zahlungsdaten | Tarif, Rechnungsinformationen (Kartennummern werden von faktoora nie gespeichert); Banktransaktionen eines verbundenen Bankkontos | Abonnementverwaltung, Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen |
| Eingangsrechnungsdateien | Hochgeladene Rechnungsdateien, wenn die automatische Datenerfassung für Ihr Konto aktiviert ist | Automatische Datenerfassung |
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
| Rechtsgrundlage | Verarbeitungstätigkeiten |
|---|---|
| Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) | Kontoverwaltung, Erstellung und Zustellung von Rechnungen, Kontaktverwaltung, Abonnementverwaltung, Support |
| Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) | Aufbewahrung unserer eigenen Abrechnungsunterlagen und Bücher (AO § 147, HGB § 257), steuerliche Pflichten von faktoora |
| Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | Sicherheitsüberwachung, Fehlererkennung, Plattformstabilität, Audit-Logging, Protokollierung von API-Anfragen, autorisierter Support-Zugriff, interne Geschäftsprozesse und Kundenkommunikation |
| Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) | Optionale Marketing-Anmeldungen, z. B. wenn Sie in unserem öffentlichen E-Rechnungs-Validator Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen |
Support-Zugriff auf Ihr Konto
Autorisiertes Support-Personal von faktoora kann vorübergehend auf Ihr Konto zugreifen, um Support zu leisten, Probleme zu untersuchen oder in Ihrem Auftrag zu lösen. Dieser Zugriff ist auf autorisiertes Personal beschränkt, zeitlich begrenzt und wird in einem manipulationserkennbaren Audit-Log protokolliert. Soweit faktoora als Auftragsverarbeiter für einen Geschäftskunden tätig ist, erfolgt der Support-Zugriff nur im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung – zur Bearbeitung einer Kundenanfrage, zur Fehleranalyse oder zur Erbringung der vereinbarten Leistung.
Rechnungsdaten als Auftragsverarbeiter
Ihre Rechnungen, Kontakte und Belege verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Das gilt auch für die Übermittlung von E-Rechnungen an Netzwerke wie Peppol oder an Steuerbehörden: Wir führen sie auf Ihre Weisung aus, damit Sie Ihre Pflichten im E-Rechnungsverkehr erfüllen.
Empfänger und Datenübermittlung
Unsere eigene Verarbeitung findet innerhalb der EU statt. Wir setzen eine kleine Zahl sorgfältig ausgewählter Dienstleister ein; die aktuelle Liste mit Zweck und Standort finden Sie auf unserer Seite Dienstleister und Empfänger.
Soweit ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeitet oder von dort zugreifen kann – etwa bei der Zahlungsabwicklung, optionalen KI-Funktionen oder dem Support unseres E-Mail-Versanddienstleisters –, ist die Übermittlung durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
Vom Kunden konfigurierte Integrationen
Kunden können CRM-, ERP-, Buchhaltungs- oder Identitätssysteme anbinden (z. B. Xero, DATEV, Bexio, HubSpot, Microsoft Entra ID und weitere). Die mit diesen Diensten geteilten Daten werden durch die Konfiguration des Kunden gesteuert und unterliegen den eigenen Vereinbarungen des Kunden mit diesen Anbietern. Einige dieser Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der EU (z. B. USA, Vereinigtes Königreich, Australien); diese Übermittlungen erfolgen auf Weisung Ihrer Organisation auf Grundlage der Garantien des jeweiligen Anbieters, etwa der EU-Standardvertragsklauseln.
Personenbezogene Daten werden weder verkauft noch zu Werbezwecken weitergegeben.
Aufbewahrung
| Datentyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Ihre Inhalte in der Plattform (Rechnungen, Kontakte, Belege, Banktransaktionen) | Vertragslaufzeit; nach Vertragsende mindestens 30 Tage zum Export, danach Löschung. Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung liegt bei Ihnen | Vertrag (AGB Ziffer 5.2) |
| Unsere Rechnungen und Zahlungsbelege zu Ihrem Abonnement | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | AO § 147 Abs. 3 |
| Unsere Bücher und Jahresabschlüsse | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | AO § 147, HGB § 257 |
| Benutzerkonten | Solange das Konto besteht; gelöschte Konten werden deaktiviert | Vertrag |
| Sitzungsdaten | 24 Stunden (automatischer Ablauf) | Betriebliche Notwendigkeit |
| Aktivitäts- und Audit-Logs | Solange für Sicherheit, Missbrauchsabwehr und den Nachweis ordnungsgemäßer Verarbeitung erforderlich; regelmäßig überprüft | Sicherheit und Revision |
| API-Anfrageprotokolle | Solange für Sicherheit und Support erforderlich; regelmäßig überprüft | Sicherheit, Support |
| Fehlerberichte | 90 Tage | Fehleranalyse |
| Backups | Bis zu 12 Monate | Notfallwiederherstellung |
Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:
| Recht | So üben Sie es aus |
|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Kopie Ihrer Daten anfordern; Self-Service-Export in der Anwendung |
| Berichtigung (Art. 16) | Profil- und Kontodaten direkt in der Anwendung ändern |
| Löschung (Art. 17) | Löschung über privacy@faktoora.com beantragen; die Kontolöschung in der Anwendung deaktiviert Ihr Konto. Unsere eigenen Abrechnungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten |
| Einschränkung (Art. 18) | Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen verlangen |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Daten in strukturierten Formaten exportieren (CSV, XLSX, PDF, XML; JSON auf Anfrage) |
| Widerspruch (Art. 21) | Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen |
| Beschwerde (Art. 77) | Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einlegen |
So üben Sie Ihre Rechte aus
- Self-Service: Export, Bearbeitung und Kontodeaktivierung stehen direkt in der faktoora-Anwendung zur Verfügung
- E-Mail: privacy@faktoora.com
- Datenschutzbeauftragter: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb von einem Monat. Bei komplexen Anfragen kann sich die Frist mit Mitteilung um bis zu zwei weitere Monate verlängern.
Automatisierte Entscheidungsfindung
faktoora setzt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling ein, das rechtliche Wirkung entfaltet oder betroffene Personen in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Sicherheitsmaßnahmen
Wie wir Ihre Daten schützen, erfahren Sie in unserer Sicherheitsübersicht.
Änderungen dieser Informationen
Wir überprüfen diese Datenschutzinformationen jährlich und informieren registrierte Nutzer über wesentliche Änderungen.