Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Unterschied
Auf eine Rechnung gehört entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), eine der beiden genügt (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Die Steuernummer vergibt Ihr Finanzamt für die nationale Besteuerung, die USt-IdNr. das Bundeszentralamt für Steuern für den Handel innerhalb der EU. Die persönliche Steuer-ID ist etwas anderes und gehört nicht auf die Rechnung.
Drei Nummern, drei Zwecke
Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Tatsächlich geht es um drei verschiedene Nummern:
| Steuernummer | USt-IdNr. | Steuer-ID (IdNr.) | |
|---|---|---|---|
| Wer vergibt sie? | zuständiges Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Bundeszentralamt für Steuern |
| Wofür? | Steuererklärungen und Kommunikation mit dem Finanzamt | Umsätze mit Unternehmen in anderen EU-Staaten | Identifikation natürlicher Personen, etwa für die Einkommensteuer |
| Aufbau | je nach Bundesland 10 oder 11 Ziffern, im ELSTER-Format 13 Ziffern | DE plus 9 Ziffern | 11 Ziffern |
| Ändert sie sich? | ja, zum Beispiel bei Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk | nein | nein, sie gilt lebenslang |
| Auf der Rechnung? | ja, alternativ zur USt-IdNr. | ja, alternativ zur Steuernummer, bei EU-Geschäften Pflicht | nein |
Die Steuernummer
Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt, sobald Sie sich mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anmelden. Unternehmen können für verschiedene Steuerarten oder Betriebe mehrere Steuernummern haben. Da sie an das Finanzamt gebunden ist, ändert sie sich bei einem Umzug in einen anderen Bezirk.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die USt-IdNr. kennzeichnet Unternehmen im europäischen Binnenmarkt. Deutsche USt-IdNrn. beginnen mit DE und haben neun Ziffern. Sie brauchen die Nummer, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten liefern oder dort einkaufen. Ihre Geschäftspartner können die Nummer beim BZSt bestätigen lassen.
Die Steuer-ID
Die steuerliche Identifikationsnummer (§ 139b AO) erhält jede in Deutschland gemeldete Person automatisch, einschließlich Kindern. Sie dient der Einkommensteuer und bleibt ein Leben lang gleich. Auf Rechnungen hat sie nichts zu suchen: Sie erfüllt nicht die Anforderungen von § 14 UStG und ist ein persönliches Merkmal, das Sie nicht unnötig herausgeben sollten.
Und die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Seit November 2024 vergibt das BZSt schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Sie ist wie die USt-IdNr. aufgebaut und um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, zum Beispiel DE123456789-00001. Laut BZSt erfüllt die W-IdNr. derzeit nicht die Anforderungen des § 14 UStG. Für Ihre Rechnung bleibt es also bei Steuernummer oder USt-IdNr.
Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung?
Bei Rechnungen an Kunden in Deutschland dürfen Sie frei wählen: Steuernummer oder USt-IdNr. Viele Unternehmen geben lieber die USt-IdNr. an, weil sie ihre Steuernummer, unter der sie mit dem Finanzamt kommunizieren, nicht auf jedes Dokument drucken möchten. Beide Varianten sind gleichwertig.
Für Kleinunternehmer gilt dasselbe: Auch ihre Rechnungen enthalten Steuernummer oder USt-IdNr. (§ 34a UStDV).
In einer E-Rechnung steht die gewählte Nummer in einem festen Feld der strukturierten Daten. Welche Felder das sind, erklärt der Beitrag Alle Felder der XRechnung. Die vollständige Liste der Pflichtangaben finden Sie im Beitrag Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG.
Rechnungen ins EU-Ausland
Bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten ist die USt-IdNr. unverzichtbar. Bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung und bei Dienstleistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge), gehören Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Prüfen Sie die Nummer Ihres Kunden vorab, zum Beispiel über das Bestätigungsverfahren des BZSt.
Welche Steuerkategorie in einer E-Rechnung eine USt-IdNr. verlangt, erklärt der Artikel Steuerkategorien und Umsatzsteuer-ID.
Wie erhalten Sie eine USt-IdNr.?
Die USt-IdNr. vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Voraussetzung ist, dass Ihr Finanzamt Sie bereits umsatzsteuerlich erfasst hat. Sie haben zwei Wege:
- Bei der Gründung: Kreuzen Sie den Antrag im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Das Finanzamt gibt die Daten an das BZSt weiter. Das kann einige Wochen dauern.
- Nachträglich: über das Online-Formular des BZSt oder schriftlich mit Name, Anschrift, zuständigem Finanzamt und Steuernummer.
Die Nummer wird Ihnen per Post mitgeteilt, nicht per E-Mail oder Telefon. Weitere Informationen stellt das BZSt auf seiner Seite zur Vergabe der USt-IdNr. bereit.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: welche muss auf die Rechnung?
Eine von beiden genügt. Bei Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten brauchen Sie in der Regel die USt-IdNr.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID?
Die Steuernummer vergibt das Finanzamt für nationale Steuerzwecke, sie kann sich bei einem Umzug ändern. Die USt-IdNr. vergibt das BZSt für den EU-Binnenmarkt, sie bleibt gleich.
Darf die Steuer-ID auf die Rechnung?
Nein. Die persönliche Steuer-ID erfüllt nicht die Anforderungen an eine Rechnung und sollte nicht weitergegeben werden. Verwenden Sie Steuernummer oder USt-IdNr.
Brauchen Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?
Nicht zwingend. Für Rechnungen im Inland genügt die Steuernummer. Wer Leistungen von Unternehmen aus anderen EU-Staaten bezieht oder an sie erbringt, kann eine USt-IdNr. beantragen.
Ersetzt die Wirtschafts-ID die Steuernummer auf Rechnungen?
Derzeit nicht. Laut BZSt erfüllt die W-IdNr. aktuell nicht die Anforderungen des § 14 UStG.