Corregir, anular y eliminar facturas

Una vez creada una factura, su contenido ya no se puede modificar. Por eso, los errores no se corrigen sobre la factura, sino que se anulan mediante una factura de anulación o una factura rectificativa y se emite una nueva. Este artículo explica qué vía es la adecuada en cada caso.

Por qué las facturas creadas ya no se pueden editar

Un borrador de factura se puede modificar libremente. Al crearla, la factura deja de ser un borrador y, a partir de ese momento, su contenido queda fijado. Se trata de una restricción deliberada: el número de factura ya está asignado, en las facturas electrónicas los datos XML ya se han generado y es posible que ya estén en poder del destinatario, y cualquier modificación posterior rompería la trazabilidad.

Después de la creación solo se pueden ajustar los datos que no forman parte del documento de factura, como el estado de pago, las categorías, las notas o el archivado.

¿Qué vía corresponde a cada error?

Anulación y nueva factura

Es el caso habitual. Usted crea una factura de anulación de la factura errónea y, a continuación, una nueva factura correcta con su propio número de factura. Ambos documentos permanecen en el sistema y el proceso queda documentado sin lagunas.

La nueva factura recibe siempre un número de factura nuevo. Un número ya asignado no se vuelve a utilizar.

Factura rectificativa

Si la diferencia se puede expresar como un importe diferencial, en lugar de una anulación completa puede crear una factura rectificativa. Esta contiene solo las líneas que difieren y se compensa con la factura original. Según EN 16931, se identifica con el tipo de factura 384, y la factura de anulación con 381.

La referencia a la factura original

Una factura de anulación o una factura rectificativa siempre debe hacer referencia a la factura original. Sin esta referencia, el destinatario (y su sistema contable) no puede establecer la correspondencia de forma automática.

Si crea la anulación directamente desde la factura original, faktoora añade la referencia automáticamente. Si, por el contrario, crea la factura de anulación manualmente, introduzca usted mismo el número de la factura original en el campo de referencia.

En el XML, la referencia se representa mediante dos campos:

• invoiceReferencedDocument.IssuerAssignedID: el número de la factura original
• invoiceReferencedDocument.FormattedIssueDateTime: su fecha de emisión (opcional)

Si falta la referencia en una factura de anulación ya creada, no se puede añadir posteriormente. En ese caso, cree una nueva factura de anulación con la referencia correcta.

Eliminar facturas

Que una factura se pueda eliminar o no depende de su estado:

• Los borradores se pueden eliminar en cualquier momento, siempre que su cuenta de usuario tenga el permiso DELETE_INVOICES.
• Las facturas creadas solo se pueden eliminar si, además, la función invoiceDeleteMode está activada para la cuenta. Si no lo está, la vía prevista es la anulación.

La restricción tiene el mismo motivo que la imposibilidad de editar: una factura eliminada deja un hueco en la secuencia de numeración que más adelante habrá que poder justificar.

Duplicar facturas

Al duplicar una factura se copian las líneas, los tipos impositivos, los datos del cliente, las condiciones de pago, las notas y el NIF-IVA del destinatario. Se asignan de nuevo el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de prestación y el estado: la copia vuelve a empezar como borrador.

Hay dos aspectos que suelen sorprender:

Los datos del remitente y los datos bancarios proceden de los ajustes actuales de la cuenta, no de la factura copiada. Si entretanto ha cambiado sus datos bancarios, la copia mostrará los nuevos; la factura original conserva los anteriores.

Una factura de anulación también se puede duplicar. Es la forma más rápida de obtener una factura corregida: crear la anulación, duplicarla, hacer la corrección en la copia y enviarla. Así se evita tener que introducir de nuevo todas las líneas.

Números de línea tras eliminar una línea

Los números de línea no se reasignan automáticamente. Si en un borrador elimina la segunda de tres líneas, se mantienen los números 1 y 3. Es intencionado: según EN 16931, los números de línea son identificadores fijos y no una numeración correlativa, y en el intercambio electrónico se transmiten exactamente tal como se asignaron.

Si necesita una numeración sin huecos, vuelva a crear las líneas en un nuevo borrador.

Corregir la dirección del remitente

La dirección del remitente procede de los datos de la empresa en los ajustes de la cuenta; una plantilla de factura puede sobrescribirla.

Si la dirección es incorrecta en general, corríjala en Ajustes → Datos de la empresa. Esto se aplica a todas las facturas nuevas; las ya creadas conservan la dirección con la que se emitieron. Para ellas vuelve a aplicarse lo mismo: anulación y nueva factura.

Si utiliza una plantilla de factura propia con una dirección guardada, la corrección debe hacerse en la plantilla; de lo contrario, no surtirá efecto.

La fecha de prestación al anular

Al anular una factura, la fecha de prestación se establece automáticamente para que la anulación y la factura original coincidan. No se puede elegir libremente. La fecha de prestación de la factura original no se modifica.