Rechnungen korrigieren, stornieren und löschen
Warum erstellte Rechnungen nicht mehr bearbeitet werden können, wie Sie Fehler über Storno oder Korrekturrechnung beheben und wann sich eine Rechnung löschen lässt.
Sobald eine Rechnung erstellt ist, lässt sie sich nicht mehr inhaltlich ändern. Fehler werden deshalb nicht korrigiert, sondern über eine Storno- oder Korrekturrechnung aufgehoben und neu ausgestellt. Dieser Artikel erklärt, welcher Weg wann der richtige ist.
Warum erstellte Rechnungen nicht mehr bearbeitbar sind
Ein Rechnungsentwurf lässt sich frei ändern. Mit dem Erstellen verlässt die Rechnung den Entwurfsstatus — ab da ist der Inhalt festgeschrieben. Das ist eine bewusste Einschränkung: die Rechnungsnummer ist vergeben, bei elektronischen Rechnungen sind die XML-Daten erzeugt und möglicherweise bereits beim Empfänger, und jede spätere Änderung würde die Nachvollziehbarkeit brechen.
Nachträglich anpassen lassen sich nur Angaben, die nicht Teil des Rechnungsdokuments sind — etwa der Zahlungsstatus, Kategorien, Notizen oder die Archivierung.
Welcher Weg bei welchem Fehler?
| Fehler | Vorgehen |
|---|---|
| Menge, Preis oder Position falsch | Storno und neue Rechnung, oder Korrekturrechnung |
| Fehlende Angabe (z. B. USt-IdNr., Hinweistext) | Storno und neue Rechnung |
| Zahlungsbedingungen falsch | Storno und neue Rechnung |
| Absender- oder Firmenadresse falsch | Konto-Einstellungen korrigieren, dann Storno und neue Rechnung |
| Rechnung ist noch ein Entwurf | Direkt im Entwurf ändern |
Storno und neue Rechnung
Der Regelfall. Sie erstellen eine Stornorechnung zur fehlerhaften Rechnung und anschließend eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Rechnungsnummer. Beide Dokumente bleiben im System, der Vorgang ist lückenlos nachvollziehbar.
Die neue Rechnung erhält immer eine neue Rechnungsnummer. Eine bereits vergebene Nummer wird nicht erneut verwendet.
Korrekturrechnung
Bei einer Abweichung, die sich als Differenz ausdrücken lässt, können Sie statt eines
vollständigen Stornos eine Korrekturrechnung erstellen. Sie enthält nur die abweichenden
Positionen und wird gegen die ursprüngliche Rechnung verrechnet. Nach EN 16931 wird sie
über den Rechnungstyp 384 gekennzeichnet, die Stornorechnung über 381.
Die Referenz zur Ursprungsrechnung
Eine Storno- oder Korrekturrechnung sollte immer auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. Ohne diese Referenz kann der Empfänger — und dessen Buchhaltungssystem — die Zuordnung nicht automatisch herstellen.
Wenn Sie den Storno direkt aus der Ursprungsrechnung heraus anlegen, setzt faktoora die Referenz automatisch. Legen Sie die Stornorechnung dagegen manuell an, tragen Sie die Nummer der Ursprungsrechnung selbst im Referenzfeld ein.
Im XML bilden zwei Felder die Referenz ab:
invoiceReferencedDocument.IssuerAssignedID— die Nummer der UrsprungsrechnunginvoiceReferencedDocument.FormattedIssueDateTime— deren Ausstellungsdatum, optional
Fehlt die Referenz in einer bereits erstellten Stornorechnung, lässt sie sich nicht nachträglich ergänzen. Sie legen dann eine neue Stornorechnung mit korrekter Referenz an.
Rechnungen löschen
Ob eine Rechnung gelöscht werden kann, hängt vom Status ab:
- Entwürfe lassen sich jederzeit löschen, sofern Ihr Benutzerkonto die Berechtigung
DELETE_INVOICESbesitzt. - Erstellte Rechnungen lassen sich nur löschen, wenn für das Konto zusätzlich die
Funktion
invoiceDeleteModefreigeschaltet ist. Ist sie nicht aktiv, ist der Storno der vorgesehene Weg.
Die Einschränkung hat denselben Grund wie die fehlende Bearbeitbarkeit: eine gelöschte Rechnung hinterlässt eine Lücke in der Nummernfolge, die sich später erklären lassen muss.
Rechnungen duplizieren
Das Duplizieren übernimmt Positionen, Steuersätze, Kundendaten, Zahlungsbedingungen, Notizen und die USt-IdNr. des Empfängers. Neu gesetzt werden Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum sowie der Status — die Kopie beginnt wieder als Entwurf.
Zwei Punkte, die dabei regelmäßig überraschen:
Absenderdaten und Bankverbindung stammen aus den aktuellen Konto-Einstellungen, nicht aus der kopierten Rechnung. Haben Sie zwischenzeitlich die Bankverbindung geändert, zeigt die Kopie die neue — die Ursprungsrechnung behält die alte.
Eine Stornorechnung lässt sich ebenfalls duplizieren. Das ist der schnellste Weg zu einer korrigierten Rechnung: Storno anlegen, Storno duplizieren, in der Kopie die Korrektur vornehmen, versenden. Das erspart das erneute Erfassen aller Positionen.
Positionsnummern nach dem Löschen einer Position
Positionsnummern werden nicht automatisch neu vergeben. Löschen Sie in einem Entwurf die zweite von drei Positionen, bleiben die Nummern 1 und 3 stehen. Das ist beabsichtigt: nach EN 16931 sind Positionsnummern feste Kennungen und keine fortlaufende Zählung, und im elektronischen Austausch werden sie genau so übertragen, wie sie vergeben wurden.
Wenn Sie eine lückenlose Nummerierung brauchen, legen Sie die Positionen in einem neuen Entwurf neu an.
Absenderadresse korrigieren
Die Absenderadresse stammt aus den Firmendaten in den Konto-Einstellungen; eine Rechnungsvorlage kann sie überschreiben.
Ist die Adresse grundsätzlich falsch, korrigieren Sie sie unter Einstellungen → Firmendaten. Das wirkt auf alle neuen Rechnungen — bereits erstellte behalten die Adresse, mit der sie ausgestellt wurden. Für diese gilt wieder: Storno und neue Rechnung.
Verwenden Sie eine eigene Rechnungsvorlage mit hinterlegter Adresse, muss die Korrektur in der Vorlage erfolgen, sonst greift sie nicht.
Das Leistungsdatum beim Stornieren
Beim Stornieren wird das Leistungsdatum automatisch gesetzt, damit Storno und Ursprungsrechnung zusammenpassen. Es lässt sich dabei nicht frei wählen. Das Leistungsdatum der Ursprungsrechnung bleibt unverändert.
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