Doppelte Rechnungsnummern

Wie kann eine Rechnungsnummer doppelt vergeben werden?

Doppelte Rechnungsnummern entstehen typischerweise in folgenden Szenarien:

Szenario 1: Manuell vergebene Nummern

Wenn Sie Rechnungsnummern manuell eingeben (nicht automatisch generiert):

• Sie erstellen Rechnung mit Nummer „RE-2026-0001"
• Sie erstellen später eine andere Rechnung mit der gleichen Nummer „RE-2026-0001"

Das System akzeptiert dies unter bestimmten Einstellungen.

Szenario 2: Lückenhafte Nummerierung

Wenn Ihre Nummernvergabe nicht kontinuierlich ist:

• Sie erstellen Rechnungen mit Nummern: 001, 003, 005 (Lücken)
• Später geben Sie versehentlich 003 oder 005 ein — doppelte Nummer entsteht

Szenario 3: Mehrere Rechnungsserien

Falls Sie mehrere Nummernserien verwenden:

• Serie A: RE-A-001, RE-A-002, …
• Serie B: RE-B-001, RE-B-002, …

Dies sollte Duplikate verhindern, wenn die Präfixe unterschiedlich sind.

Kann das System Duplikate verhindern?

Ja, unter bestimmten Bedingungen:

Bei Peppol-Rechnungen (format: "peppol") fungiert die Rechnungsnummer als Idempotenzschlüssel:

• Die API verhindert die Erstellung einer zweiten Rechnung mit der gleichen Nummer
• Wenn Sie versuchen, erhalten Sie einen Fehler (HTTP 409) mit der ID der existierenden Rechnung

Diese Schutzmaßnahme gibt es jedoch nicht für alle Formate (PDF, ZUGFeRD ohne Peppol).

Was tun bei einer doppelten Rechnungsnummer?

Lösung 1: Eine Rechnung löschen

Wenn die doppelte Nummer ein Fehler war:

1. Bestimmen Sie, welche Rechnung behalten werden soll
2. Löschen Sie die andere Rechnung (erfordert DELETE_INVOICES Berechtigung und ggf. invoiceDeleteMode)
3. Sollte das nicht gehen: Stornieren Sie eine der doppelten Rechnungen

Lösung 2: Eine Rechnung stornieren und neu erstellen

Wenn beide Rechnungen legitim sind, aber eine falsch ist:

1. Erstellen Sie eine Stornorechnung der fehlerhaften Rechnung
2. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit einer anderen Nummer

Die Stornierung ist revisionssicher und hinterlässt eine komplette Dokumentation.

Lösung 3: Nummernformat überprüfen

Falls die Duplikate wiederholt entstehen:

• Überprüfen Sie Ihre Nummernvergabe-Einstellungen in faktoora
• Stellen Sie sicher, dass die Nummernserie kontinuierlich ist
• Verwenden Sie ggf. unterschiedliche Präfixe für verschiedene Rechnungsarten

Behördenprüfung und Duplikate

Falls Sie doppelte Rechnungsnummern an Behörden melden müssen (z.B. bei Rechnungsprüfungen):

• Dokumentieren Sie die Stornorechnung, die den Fehler korrigiert
• Zeigen Sie die Revision in der Buchhaltung
• Begründen Sie, warum eine Nummer doppelt vergeben wurde

Dies ist revisionssicher, wenn Sie es mit einer Storno dokumentiert haben.

Kann ich nachträglich Duplikate erkennen?

Ja — in der Rechnungsliste von faktoora können Sie:

1. Nach der Rechnungsnummer suchen
2. Mehrere Treffer bedeuten: Duplikat vorhanden

Falls Sie die Doppelten regelmäßig prüfen möchten:

• Nutzen Sie die Such- und Filterfunktion in der Rechnungsübersicht
• Exportieren Sie Rechnungen und prüfen Sie auf Duplikate in einer Tabelle

Bestätigungsfenster „Rechnungsnummer bereits vergeben"

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung mit einer bereits vergebenen Nummer zu erstellen, blendet faktoora ein Bestätigungsfenster mit dem Titel „Rechnungsnummer bereits vergeben" ein. Dieses Fenster hat kein Schließen-Symbol — Sie müssen es über eine der beiden angebotenen Schaltflächen aktiv verlassen, um die Rechnungserstellung fortzusetzen:

• Bestätigen: Übernimmt die von faktoora vorgeschlagene, nächste freie Rechnungsnummer (bzw. bei einem eigenen Nummernformat können Sie die vorgeschlagene Nummer im Fenster noch anpassen) und schließt das Fenster.
• Abbrechen: Schließt das Fenster, ohne die Rechnungsnummer zu ändern — die Rechnung bleibt im Entwurf, sodass Sie die Nummer selbst korrigieren können.

Präventiv: Richtige Nummernserie wählen

Die beste Lösung ist, Duplikate zu verhindern:

1. Wählen Sie ein klares Nummernsystem (z.B. RE-JJJJ-XXXX für Jahr und Nummer)
2. Lassen Sie faktoora automatisch nummerieren (nicht manuell)
3. Verwenden Sie unterschiedliche Serien für verschiedene Dokumenttypen (Rechnungen, Gutschriften, Angebote)

Dies minimiert das Risiko von Duplikaten erheblich.