Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum

Zahlungsbedingungen bestimmen, wie lange der Empfänger Zeit zur Zahlung hat. Faktoora unterstützt verschiedene Varianten, von automatischer Berechnung bis zu manuellen Eingaben.

Fälligkeitsdatum vs. Zahlungsbedingungen

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt:

Fälligkeitsdatum — Der konkrete Termin, bis zu dem die Rechnung bezahlt sein muss.

• Beispiel: 15. Februar 2024

Zahlungsbedingungen — Die Regel, wie das Fälligkeitsdatum berechnet wird.

• Beispiel: „Netto 14 Tage" bedeutet: 14 Tage nach Rechnungsdatum

In elektronischen Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden beide Informationen übertragen, sodass der Empfänger sowohl die Regel als auch das konkrete Datum kennt.

Einstellung: Fälligkeitsdatum direkt eingeben

In faktoora können Sie das Fälligkeitsdatum auf zwei Wegen eingeben:

Weg 1: Zahlungsbedingungen auswählen

1. Öffnen Sie die Rechnung im Entwurf.
2. Finden Sie das Feld "Zahlungsbedingungen" oder "Payment Terms".
3. Wählen Sie einen vordefinierten Wert, z. B.:
   • Netto 0 (sofort fällig)
   • Netto 7
   • Netto 14
   • Netto 30
   • Netto 60
4. Das System berechnet automatisch das Fälligkeitsdatum basierend auf dem Ausstellungsdatum.

Weg 2: Fälligkeitsdatum direkt eingeben

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Tragen Sie das Feld "Fälligkeitsdatum" direkt ein (Format: YYYYMMDD oder DD.MM.YYYY, je nach Ansicht).
3. Das System übernimmt das eingegebene Datum.

Warum kann ich kein Fälligkeitsdatum im Feld „Zahlungsbedingungen" eintragen?

Sie haben möglicherweise bemerkt, dass in älteren faktoora-Versionen das Fälligkeitsdatum direkt in das Feld "Zahlungsbedingungen" eingegeben werden konnte. Das ist nicht mehr möglich.

Grund: Zahlungsbedingungen in elektronischen Rechnungsformaten (EN 16931) sind Regeln, keine festen Daten. Das Fälligkeitsdatum wird danach berechnet. Dies ist:

• Maschinenlesbarer
• Standardisiert
• Weniger fehleranfällig

Neue Vorgehensweise:

1. Verwenden Sie das Feld "Fälligkeitsdatum" für ein konkretes Datum, ODER
2. Verwenden Sie "Zahlungsbedingungen" für eine Regel (Netto X Tage)

Das System berechnet dann automatisch, welches Fälligkeitsdatum sich aus der Regel ergibt.

Zahlungsbedingungen in elektronischen Rechnungen

In einem XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD werden Zahlungsbedingungen wie folgt übertragen:

• Bedingung: z. B. „Netto 14 Tage"
• Fälligkeitsdatum: das berechnete oder eingegebene Datum

Ein Beispiel aus einer XRechnung:

Zahlungsbedingung: "Zahlung innerhalb von 14 Tagen netto nach Rechnungsdatum"
Fälligkeitsdatum: 2024-02-15

Der Empfänger weiß dann: Die Zahlung ist am 15. Februar 2024 fällig, und dies entspricht einer Netto-14-Regelung.

Sonderfälle: Zahlungsziele abweichend von Standardregeln

Falls Sie Sonderfälle haben (z. B. „Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Ware"), können Sie:

1. Eine allgemeine Zahlungsbedingung auswählen, die dieser Regelung ähnlich ist (z. B. Netto 30).
2. Das konkrete Fälligkeitsdatum manuell eingeben, wenn es von der Standardregel abweicht.
3. Im Freitextfeld "Hinweise" oder Notizen weitere Bedingungen ergänzen, z. B. „Zahlbar nach Lieferung und Bestätigung".

Die Freitexte sind in elektronischen Rechnungen im XML enthalten und werden dem Empfänger angezeigt.

Fälligkeitsdatum bei Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen

Jede Rechnung (Abschlag, Teilrechnung, Schluss) erhält ihr eigenes Fälligkeitsdatum:

Das ist besonders wichtig für die Buchhaltung des Empfängers: jede Rechnung wird einzeln fällig, nicht erst nach der letzten Schlussrechnung.

Lesen Sie mehr dazu unter Abschlagszahlungen und Schlussrechnungen.

Fälligkeitsdatum in angebundenen Systemen (MOCO, etc.)

Falls Sie faktoora mit einer anderen Software (z. B. MOCO) verbunden haben, die Rechnungen dorthin synchronisiert:

Problem: Das Fälligkeitsdatum aus der angebundenen Software wird möglicherweise nicht automatisch in die XRechnung übernommen.

Grund: Die angebundene Software und faktoora verwenden möglicherweise unterschiedliche Datenformate oder Synchronisierungslogik. Das externe System könnte z. B. einen Zahlungsbedingungscode verwenden, den faktoora nicht kennt.

Lösung:

1. Überprüfen Sie in faktoora, dass das Fälligkeitsdatum korrekt gespeichert ist.
2. Prüfen Sie unter "Rechnungseinstellungen" oder in der Integrationskonfiguration, wie externe Daten gemappt werden.
3. Falls nötig: Korrigieren Sie das Datum manuell in faktoora, bevor Sie die Rechnung versenden.

Das Fälligkeitsdatum, das Sie in faktoora eingeben oder berechnen, gilt für die XRechnung und andere Formate — unabhängig davon, woher die Rechnung ursprünglich kam.

Best Practice: Klare Zahlungsbedingungen

• Nutzen Sie Standardbedingungen wie „Netto 14" oder „Netto 30", damit sie in elektronischen Rechnungen maschinenlesbar sind.
• Tragen Sie das Fälligkeitsdatum explizit ein, wenn es von der Standardregel abweicht.
• Dokumentieren Sie Sonderfälle in den Hinweisen, damit der Empfänger alle Bedingungen sieht.
• Bei Projekten: Jede Abschlagsrechnung und Schlussrechnung bekommt ihr eigenes Fälligkeitsdatum.

Dies vermeidet Missverständnisse und Verzögerungen bei der Zahlung.