Comprendre le statut des factures et résoudre les problèmes

Comprendre le statut des factures

Les factures (factures sortantes comme factures entrantes) passent par différents statuts au cours de leur cycle de vie. Comprendre ces statuts aide à détecter et à résoudre les problèmes plus rapidement.

Principaux statuts des factures

Traitement asynchrone

Un point important : la génération du PDF et d'autres étapes de traitement de la facture se déroulent de manière asynchrone. Cela signifie que :

• Lorsque vous créez une facture, elle est immédiatement enregistrée dans la base de données.
• Le fichier PDF n'est pas généré immédiatement, mais traité en arrière-plan.
• Pendant ce traitement, la facture n'est parfois pas disponible au téléchargement.
• Cet état intermédiaire est normal et ne constitue pas une erreur.

Problèmes fréquents et solutions

La facture n'est pas disponible au format PDF

Symptôme : la facture a été créée, mais le fichier PDF ne peut pas être téléchargé.

Cause : le PDF est généré de manière asynchrone en arrière-plan. Selon la charge du système, cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes.

Solution :

1. Attendez quelques secondes et rechargez la page.
2. Essayez à nouveau de télécharger le PDF.
3. Si le problème persiste après plusieurs minutes, vérifiez si des erreurs se sont produites lors de la création de la facture (voir la section « Erreurs de génération du PDF »).

Erreurs de génération du PDF

Symptôme : le PDF ne peut toujours pas être téléchargé après un délai prolongé.

Causes fréquentes :

• Données de facture invalides ou incomplètes
• Problèmes liés à des signatures ou images personnalisées
• Incompatibilité de format de fichier

Étapes de résolution :

1. Vérifiez tous les champs obligatoires de la facture (destinataire, montant, taux de TVA).
2. Contrôlez que tous les fichiers ou images insérés sont au bon format.
3. Essayez de modifier la facture et de l'enregistrer à nouveau.
4. Retirez temporairement toutes les pièces jointes et essayez à nouveau de générer le PDF.

Message « Le fichier n'a pas pu être chargé » dans l'aperçu PDF

Ce message apparaît dans l'aperçu lorsqu'aucun fichier n'y est encore disponible pour l'affichage ou que le chargement a échoué. Il concerne le même composant d'aperçu que faktoora utilise pour les factures comme pour d'autres documents (par ex. les lettres d'accompagnement) :

Étapes de résolution :

1. Patientez un instant si le document vient d'être créé : le PDF est généré de manière asynchrone (voir ci-dessus).
2. Rechargez la page et ouvrez à nouveau l'aperçu.
3. Si le message persiste, vérifiez que le document est entièrement renseigné (des informations obligatoires manquantes peuvent empêcher la génération).

Les factures entrantes n'apparaissent pas dans le système

Symptôme : une facture reçue (par e-mail ou téléversement) n'est pas affichée dans le système.

Causes fréquentes :

• Le processus d'import est encore en cours (asynchrone)
• Erreur de validation des fichiers XRechnung/ZUGFeRD
• Autorisations manquantes lors du téléversement
• L'adresse e-mail n'est pas correctement configurée

Étapes de résolution :

1. En cas de téléversement : attendez la fin de l'import. Le statut est affiché sur la page d'import.
2. Par e-mail : vérifiez que l'adresse e-mail de réception est correctement configurée (voir « Réception des factures via votre propre serveur de messagerie »).
3. Erreur de validation : si vous téléversez une XRechnung et qu'une erreur de validation survient, vérifiez la conformité du fichier XML à la norme XRechnung.
4. Autorisations : assurez-vous de disposer de l'autorisation de créer des factures entrantes.

Erreur d'import XRechnung

Symptôme : « Erreur de validation » lors de l'import d'une XRechnung ou d'un fichier ZUGFeRD.

Causes :

• Le fichier XML n'est pas conforme à la spécification XRechnung
• Des champs obligatoires sont manquants ou invalides
• Le fichier est endommagé ou n'est pas entièrement téléversé

Étapes de résolution :

1. Vérifiez que le fichier est réellement une XRechnung ou un fichier ZUGFeRD valide.
2. Téléversez à nouveau le fichier (le glisser-déposer peut échouer si la connexion est interrompue).
3. Si l'erreur persiste, contactez l'émetteur de la facture et demandez-lui un fichier conforme à la norme.
4. En guise de solution de contournement, vous pouvez saisir la facture manuellement (voir « Créer/saisir des factures entrantes »).

Les pièces jointes ne peuvent pas être téléchargées

Symptôme : l'icône de trombone est affichée, mais le téléchargement échoue ou le fichier n'est pas disponible.

Causes :

• La pièce jointe est encore en cours de traitement
• La pièce jointe était trop volumineuse pour être téléversée (75 Mo maximum par fichier)
• Problème de stockage lors du téléversement

Étapes de résolution :

1. Attendez quelques secondes et réessayez.
2. Vérifiez la taille du fichier (75 Mo maximum).
3. Téléversez à nouveau le fichier si le premier téléversement a pu échouer.

La recherche ne trouve pas les factures entrantes

Symptôme : lors de la recherche de factures entrantes (par ex. par expéditeur ou numéro de facture), aucun résultat n'est affiché alors que les factures existent.

Causes :

• La facture vient d'être importée et l'index de recherche n'est pas encore mis à jour.
• Faute de frappe dans le texte recherché
• L'expéditeur n'a pas été correctement saisi

Étapes de résolution :

1. Attendez quelques secondes et relancez la recherche.
2. Rechargez la page pour mettre à jour l'index de recherche.
3. Essayez avec d'autres termes de recherche (par ex. uniquement le nom de l'entreprise au lieu de l'adresse complète).
4. Vérifiez l'orthographe des termes de recherche.

Une facture comportant plusieurs pièces jointes n'est pas traitée

Symptôme : un e-mail entrant comportant plusieurs pièces jointes n'est pas correctement traité, ou il n'est pas clair quelle pièce jointe est la facture.

Causes :

• Le système ne peut pas détecter automatiquement quelle pièce jointe est la facture proprement dite
• Plusieurs factures dans un même e-mail sont traitées individuellement

Étapes de résolution :

1. Téléversez les factures une par une, si possible.
2. Envoyez les factures une par une par e-mail plutôt que plusieurs factures dans un même e-mail.
3. Nommez clairement les pièces jointes (par ex. « Facture_2024_001.pdf ») afin de les identifier plus facilement.

Vérifier le statut d'une facture

Vous pouvez vérifier le statut de traitement actuel d'une facture :

1. Dans le tableau de bord : ouvrez les détails de la facture et vérifiez le statut affiché.
2. En rechargeant : rechargez la page pour voir le statut le plus récent.
3. Via l'API : si vous utilisez l'API, vous pouvez interroger le statut de la facture via le point de terminaison correspondant.

Quand faire appel au support ?

Contactez le support si :

• Une facture n'est pas disponible au format PDF pendant plusieurs heures
• Des factures entrantes n'arrivent régulièrement pas
• Les imports XRechnung échouent systématiquement
• Des pièces jointes sont systématiquement perdues
• Des erreurs d'autorisation surviennent lors du téléversement

Dans ces cas, tenez prêts :

• L'ID de la facture ou l'ID faktoora
• L'horodatage de l'apparition du problème
• Les messages d'erreur exacts
• Le fichier problématique (le cas échéant)