EN 16931 einfach erklärt: Norm für die E-Rechnung
EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält, wie diese Angaben heißen und in welchen XML-Syntaxen sie übertragen werden dürfen. XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS Billing 3.0 bauen alle auf dieser Norm auf, und das deutsche Umsatzsteuergesetz verweist für die E-Rechnung ausdrücklich auf sie.
Dieser Beitrag erklärt die Norm selbst. Welche Länder bis wann eine E-Rechnungspflicht einführen, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung EU 2026: ViDA und Länderpflichten.
Was ist die Norm EN 16931?
Die EN 16931 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) im technischen Komitee CEN/TC 434 erarbeitet. Den Auftrag dazu gab die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Die Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, E-Rechnungen nach dieser Norm anzunehmen, seit April 2019 auf zentraler und seit April 2020 auf regionaler und kommunaler Ebene.
Die Norm hatte von Anfang an ein Ziel: Eine Rechnung aus einem Land soll in jedem anderen Mitgliedstaat ohne individuelle Absprachen maschinell verarbeitet werden können. Dafür trennt sie zwei Ebenen:
- Semantik: welche Informationen eine Rechnung enthält und was sie bedeuten
- Syntax: wie diese Informationen technisch in einer Datei abgebildet werden
Aus welchen Teilen besteht die EN 16931?
Die Norm ist eine Familie aus mehreren Dokumenten. Rechtlich verbindlich als Europäische Norm ist Teil 1, die übrigen sind technische Spezifikationen (TS) oder technische Berichte (TR):
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| EN 16931-1 | Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer E-Rechnung |
| CEN/TS 16931-2 | Liste der Syntaxen, die mit EN 16931 konform sind |
| CEN/TS 16931-3-1 bis 3-4 | Methodik und Syntaxbindungen an UBL 2.1, UN/CEFACT CII und UN/EDIFACT |
| CEN/TR 16931-4 | Leitfaden zur Interoperabilität auf Übertragungsebene |
| CEN/TR 16931-5 | Leitfaden für branchen- und länderspezifische Erweiterungen |
| CEN/TR 16931-6 | Ergebnisse des Praxistests der Norm |
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber hat die EU-Kommission zwei Syntaxen festgelegt: UBL 2.1 (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide sind XML-Formate. Eine XRechnung gibt es deshalb in beiden Varianten, ZUGFeRD und Factur-X nutzen CII, Peppol BIS Billing 3.0 nutzt UBL.
Das semantische Datenmodell
Herzstück der Norm ist das Datenmodell in Teil 1. Es beschreibt jede Rechnungsangabe als Business Term (BT) und fasst zusammengehörige Angaben in Business Groups (BG) zusammen. Einige Beispiele:
| Kennung | Bedeutung |
|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer |
| BT-2 | Rechnungsdatum |
| BT-3 | Rechnungsart, zum Beispiel 380 für Rechnung |
| BT-10 | Käuferreferenz, in Deutschland bei Behörden die Leitweg-ID |
| BT-31 | USt-IdNr. des Verkäufers |
| BT-112 | Rechnungsgesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer |
| BG-25 | Rechnungsposition |
Jede Angabe hat eine festgelegte Kardinalität: Sie ist Pflicht, optional oder darf mehrfach vorkommen. Dazu kommen Geschäftsregeln wie "Die Summe der Positionsbeträge muss dem Nettobetrag entsprechen". Diese Regeln lassen sich automatisch prüfen. Genau das passiert, wenn eine Software eine Rechnung vor dem Versand validiert. Eine Übersicht der Felder am deutschen Beispiel bietet der Beitrag Alle Felder der XRechnung.
CIUS und Extensions: wie nationale Formate entstehen
Die Norm deckt die Angaben ab, die in den meisten Rechnungen gebraucht werden. Für Länder- oder Branchenbedürfnisse sieht sie zwei Mechanismen vor:
- CIUS (Core Invoice Usage Specification): Eine Spezifikation, die die Norm einschränkt oder konkretisiert, zum Beispiel optionale Felder zur Pflicht macht. Jede CIUS-konforme Rechnung ist auch normkonform. Beispiele sind die XRechnung in Deutschland und Peppol BIS Billing 3.0.
- Extension: Eine Erweiterung um zusätzliche Felder, die die Norm nicht kennt. Eine Rechnung mit Extension ist nicht mehr automatisch für jeden Empfänger verarbeitbar. Ein Beispiel ist das ZUGFeRD-Profil EXTENDED.
Bei ZUGFeRD und Factur-X hängt die Normkonformität vom Profil ab. Die Profile EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten dagegen nicht alle Pflichtangaben und gelten nach Auffassung des BMF nicht als E-Rechnung. Welches Format für Sie passt, erklärt der Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung.
Welche Rolle spielt EN 16931 in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 definiert § 14 UStG die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der EN 16931 entspricht. Alternativ können Rechnungssteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format extrahieren lassen.
Für die Praxis heißt das:
- Seit 2025 müssen alle Unternehmen normkonforme E-Rechnungen empfangen können.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie im B2B-Bereich versenden, ab dem 1. Januar 2028 alle.
- Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.
EN 16931-1:2026: was sich geändert hat
Die ursprüngliche Norm von 2017 war vor allem auf Rechnungen an Behörden ausgelegt. Mit Blick auf die B2B-Pflichten in vielen Ländern und auf ViDA hat CEN Teil 1 überarbeitet. Die neue Fassung wurde laut EU-Kommission im Mai 2026 veröffentlicht, die Fassung von 2017 ist damit formal zurückgezogen. Rechnungen nach der alten Fassung bleiben während einer Übergangszeit weiter zulässig.
Die Überarbeitung ergänzt vor allem Angaben, die im B2B-Verkehr und für die künftigen digitalen Meldepflichten gebraucht werden. Ab dem 1. Juli 2030 müssen grenzüberschreitende B2B-Rechnungen in der EU als E-Rechnung nach der europäischen Norm ausgestellt werden. Nationale Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden schrittweise an die neue Fassung angepasst. Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungssoftware diese Updates mitgeht.
Wie faktoora mit EN 16931 arbeitet
faktoora erstellt E-Rechnungen als XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X und prüft sie vor dem Versand gegen die Regeln der EN 16931. Für Empfänger im Ausland bringt faktoora die Rechnung in das jeweils verlangte Format, mehr dazu auf der Seite E-Rechnung in Europa.
Häufige Fragen
Was ist EN 16931 einfach erklärt?
Die EN 16931 ist die europäische Norm, die den Inhalt einer E-Rechnung festlegt. Sie definiert ein gemeinsames Datenmodell mit Pflicht- und Kannfeldern und erlaubt die Übertragung in den XML-Syntaxen UBL und CII.
Ist die XRechnung dasselbe wie EN 16931?
Nein. Die XRechnung ist eine deutsche Konkretisierung (CIUS) der Norm. Jede gültige XRechnung ist normkonform, aber sie hat zusätzliche Pflichtfelder, zum Beispiel die Käuferreferenz.
Ist ZUGFeRD EN 16931-konform?
Das hängt vom Profil ab. Die Profile EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung, die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht.
Muss ich wegen der EN 16931-1:2026 jetzt etwas ändern?
Nicht sofort. Die bisherige Fassung bleibt in einer Übergangszeit zulässig. Wichtig ist, dass Ihr Softwareanbieter die angepassten Formate umsetzt, sobald XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS nachziehen.
Quellen
- Europäische Kommission: Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de
- Europäische Kommission: VAT in the Digital Age (ViDA)