La EN 16931 explicada de forma sencilla: la norma de la factura electrónica
La EN 16931 es la norma europea para facturas electrónicas. Establece qué datos contiene una factura electrónica, cómo se denominan esos datos y en qué sintaxis XML pueden transmitirse. XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X y Peppol BIS Billing 3.0 se basan todas en esta norma, y la Umsatzsteuergesetz (Ley alemana del IVA) se remite expresamente a ella en lo relativo a la factura electrónica.
Este artículo explica la norma en sí. Qué países introducen la obligación de factura electrónica y en qué plazos se explica en el artículo Factura electrónica en la UE 2026: ViDA y obligaciones por país.
¿Qué es la norma EN 16931?
La EN 16931 fue elaborada por el Comité Europeo de Normalización (CEN) en el comité técnico CEN/TC 434. El encargo procedía de la Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública. La Directiva obliga a los poderes adjudicadores de la UE a aceptar facturas electrónicas conformes con esta norma, desde abril de 2019 a nivel central y desde abril de 2020 a nivel regional y local.
Desde el principio, la norma tenía un objetivo: que una factura de un país pueda procesarse automáticamente en cualquier otro Estado miembro sin acuerdos individuales. Para ello separa dos niveles:
- Semántica: qué información contiene una factura y qué significa
- Sintaxis: cómo se representa técnicamente esa información en un archivo
¿De qué partes consta la EN 16931?
La norma es una familia de varios documentos. Solo la parte 1 es jurídicamente vinculante como norma europea; las demás son especificaciones técnicas (TS) o informes técnicos (TR):
| Parte | Contenido |
|---|---|
| EN 16931-1 | Modelo semántico de datos de los elementos básicos de una factura electrónica |
| CEN/TS 16931-2 | Lista de sintaxis conformes con la EN 16931 |
| CEN/TS 16931-3-1 a 3-4 | Metodología y correspondencias sintácticas con UBL 2.1, UN/CEFACT CII y UN/EDIFACT |
| CEN/TR 16931-4 | Guía sobre interoperabilidad en el nivel de transmisión |
| CEN/TR 16931-5 | Guía para extensiones sectoriales y nacionales |
| CEN/TR 16931-6 | Resultados de la prueba práctica de la norma |
Para las facturas dirigidas a poderes adjudicadores, la Comisión Europea ha fijado dos sintaxis: UBL 2.1 (Universal Business Language) y UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Ambas son formatos XML. Por eso la XRechnung existe en las dos variantes, ZUGFeRD y Factur-X utilizan CII y Peppol BIS Billing 3.0 utiliza UBL.
El modelo semántico de datos
El núcleo de la norma es el modelo de datos de la parte 1. Describe cada dato de la factura como Business Term (BT) y agrupa los datos relacionados en Business Groups (BG). Algunos ejemplos:
| Identificador | Significado |
|---|---|
| BT-1 | Número de factura |
| BT-2 | Fecha de factura |
| BT-3 | Tipo de factura, por ejemplo 380 para factura |
| BT-10 | Referencia del comprador; en Alemania, para organismos públicos, la Leitweg-ID |
| BT-31 | NIF-IVA del vendedor |
| BT-112 | Importe total de la factura con IVA incluido |
| BG-25 | Línea de factura |
Cada dato tiene una cardinalidad definida: es obligatorio, opcional o puede aparecer varias veces. A ello se suman reglas de negocio como «La suma de los importes de las líneas debe coincidir con el importe neto». Estas reglas pueden comprobarse automáticamente. Eso es justo lo que ocurre cuando un software valida una factura antes de enviarla. El artículo Todos los campos de la XRechnung ofrece una visión general de los campos con el ejemplo alemán.
CIUS y extensiones: cómo surgen los formatos nacionales
La norma cubre los datos que se necesitan en la mayoría de las facturas. Para necesidades nacionales o sectoriales prevé dos mecanismos:
- CIUS (Core Invoice Usage Specification): una especificación que restringe o concreta la norma, por ejemplo convirtiendo campos opcionales en obligatorios. Toda factura conforme con una CIUS también es conforme con la norma. Ejemplos son la XRechnung en Alemania y Peppol BIS Billing 3.0.
- Extensión: una ampliación con campos adicionales que la norma no contempla. Una factura con extensión ya no puede ser procesada automáticamente por cualquier destinatario. Un ejemplo es el perfil ZUGFeRD EXTENDED.
En ZUGFeRD y Factur-X, la conformidad con la norma depende del perfil. Los perfiles EN 16931, EXTENDED y XRECHNUNG cumplen los requisitos de una factura electrónica. Los perfiles MINIMUM y BASIC WL, en cambio, no contienen todos los datos obligatorios y, según el criterio del BMF (Ministerio Federal de Hacienda alemán), no se consideran factura electrónica. El artículo ¿ZUGFeRD o XRechnung? explica qué formato le conviene.
¿Qué papel desempeña la EN 16931 en Alemania?
Desde el 1 de enero de 2025, el § 14 UStG (Ley alemana del IVA) define la factura electrónica como una factura en un formato electrónico estructurado conforme con la EN 16931. Como alternativa, emisor y destinatario pueden acordar otro formato si de él pueden extraerse de forma correcta y completa, en un formato conforme con la norma, los datos exigidos a efectos del IVA.
En la práctica, esto significa:
- Desde 2025, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas conformes con la norma.
- A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación superior a 800.000 euros en el ejercicio anterior deben emitirlas en el ámbito B2B; a partir del 1 de enero de 2028, todas.
- Una factura en PDF no es una factura electrónica, aunque se envíe por medios electrónicos.
EN 16931-1:2026: qué ha cambiado
La norma original de 2017 estaba concebida sobre todo para facturas dirigidas a organismos públicos. Con vistas a las obligaciones B2B de muchos países y a ViDA, el CEN ha revisado la parte 1. Según la Comisión Europea, la nueva versión se publicó en mayo de 2026, con lo que la versión de 2017 queda formalmente retirada. Las facturas conformes con la versión anterior seguirán siendo admisibles durante un periodo transitorio.
La revisión añade sobre todo datos que se necesitan en el tráfico B2B y para las futuras obligaciones de información digital. A partir del 1 de julio de 2030, las facturas B2B transfronterizas en la UE deberán emitirse como factura electrónica conforme con la norma europea. Los formatos nacionales como XRechnung y ZUGFeRD se irán adaptando progresivamente a la nueva versión. Asegúrese de que su software de facturación incorpore estas actualizaciones.
Cómo trabaja faktoora con la EN 16931
faktoora genera facturas electrónicas en XRechnung, ZUGFeRD y Factur-X y las comprueba antes del envío conforme a las reglas de la EN 16931. Para destinatarios en el extranjero, faktoora convierte la factura al formato exigido en cada caso; más información en la página Factura electrónica en Europa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la EN 16931, explicado de forma sencilla?
La EN 16931 es la norma europea que establece el contenido de una factura electrónica. Define un modelo de datos común con campos obligatorios y opcionales y permite la transmisión en las sintaxis XML UBL y CII.
¿Es la XRechnung lo mismo que la EN 16931?
No. La XRechnung es una concreción alemana (CIUS) de la norma. Toda XRechnung válida es conforme con la norma, pero tiene campos obligatorios adicionales, por ejemplo la referencia del comprador.
¿Es ZUGFeRD conforme con la EN 16931?
Depende del perfil. Los perfiles EN 16931, EXTENDED y XRECHNUNG cumplen los requisitos de una factura electrónica; los perfiles MINIMUM y BASIC WL, no.
¿Tengo que cambiar algo ahora por la EN 16931-1:2026?
No de inmediato. La versión anterior sigue siendo admisible durante un periodo transitorio. Lo importante es que su proveedor de software implemente los formatos adaptados en cuanto XRechnung, ZUGFeRD y Peppol BIS se actualicen.
Fuentes
- Comisión Europea: Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de
- Comisión Europea: VAT in the Digital Age (ViDA)