GoBD: significado, facturas y archivo
Las GoBD son las normas de la administración tributaria alemana sobre cómo llevar y conservar electrónicamente libros, registros y justificantes. Se aplican prácticamente a cualquier empresa con obligaciones de registro a efectos fiscales, desde el profesional autónomo hasta el gran grupo. Para las facturas electrónicas, esto significa sobre todo desde 2025: el archivo XML estructurado es el original y debe conservarse ocho años sin modificaciones y en un formato que permita su tratamiento automatizado.
¿Qué significa GoBD?
GoBD son las siglas de «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff» (Principios para la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos). Se trata de una circular del Bundesministerium der Finanzen (BMF, Ministerio Federal de Hacienda alemán), publicada el 28 de noviembre de 2019 y modificada desde entonces dos veces: el 11 de marzo de 2024 y el 14 de julio de 2025.
Las GoBD no son una ley. Describen cómo interpreta la administración tributaria las obligaciones legales derivadas de la Abgabenordnung (Código Tributario alemán, sobre todo los §§ 146 y 147 AO) y del Derecho mercantil. En una inspección fiscal, esa interpretación es precisamente la referencia.
¿A quién se aplican las GoBD?
Las GoBD se aplican a todos los contribuyentes que, según el Derecho tributario o mercantil, deben llevar libros o registros. Esto afecta tanto a quienes elaboran balances como a las empresas que determinan su beneficio por diferencia entre ingresos y gastos (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), a los profesionales autónomos, a los pequeños empresarios y a quienes ejercen una actividad por cuenta propia a tiempo parcial. No existe ninguna excepción para pequeñas empresas. Los requisitos se aplican a todos los sistemas en los que se generan datos con relevancia fiscal: programa de facturación, contabilidad, caja, gestión de inventario o archivo.
Los principios de las GoBD
Las GoBD resumen los requisitos de una contabilidad correcta en varios principios:
- Trazabilidad y verificabilidad: un tercero experto debe poder seguir las operaciones en un tiempo razonable desde el justificante hasta el asiento y viceversa.
- Integridad: todas las operaciones se registran sin lagunas.
- Exactitud: los registros reflejan fielmente las operaciones.
- Registro puntual: las operaciones se registran con prontitud. En las operaciones sin efectivo, un registro en un plazo de diez días se considera aceptable.
- Orden: los documentos se archivan de forma sistemática y pueden localizarse.
- Inalterabilidad: los datos ya registrados no pueden modificarse de manera que ya no pueda determinarse su contenido original. Los cambios deben quedar registrados.
A ello se suma la documentación del procedimiento (Verfahrensdokumentation). Describe cómo se generan, registran, procesan y archivan los justificantes en su empresa. Si falta o está incompleta, puede generar dudas sobre la corrección de la contabilidad en una inspección.
Factura conforme a las GoBD: lo esencial
Una factura conforme a las GoBD no es un tipo de factura propio. Se refiere a una factura que se ha emitido correctamente, se ha guardado de forma inalterable y puede localizarse en todo momento. Hay tres puntos decisivos:
- Contenido: la factura contiene todos los datos obligatorios según el § 14 apartado 4 UStG (Ley alemana del IVA). Encontrará una visión general en el artículo Datos obligatorios de una factura.
- Generación: las facturas creadas con programas libremente editables como Word o Excel y guardadas solo como archivo son problemáticas. Pueden sobrescribirse en cualquier momento sin que el cambio sea reconocible. Un programa de facturación con numeración fija y registro de cambios cumple con mucha más facilidad el requisito de inalterabilidad.
- Conservación: el documento de la factura sigue siendo legible, inalterado y apto para el tratamiento automatizado durante todo el plazo.
Para las facturas emitidas, las GoBD dejan claro que quien utiliza un programa de facturación no necesita guardar una copia en imagen de cada factura desde su emisión si puede generar en cualquier momento un duplicado de contenido idéntico. Esto se aplica expresamente también a la parte PDF de un formato híbrido.
¿Qué rige para las facturas electrónicas desde 2025?
Con la obligación de factura electrónica entre empresas nacionales, el BMF adaptó las GoBD mediante la circular del 14 de julio de 2025. Los cambios se aplican de inmediato. Los puntos más importantes:
- El archivo XML es el original. En las facturas electrónicas en el sentido del § 14 apartado 1 UStG basta con conservar la parte estructurada. Las facturas electrónicas recibidas deben guardarse en el formato en que se recibieron.
- Formatos híbridos como ZUGFeRD: lo decisivo es la parte de datos estructurados. Solo debe conservar además la parte PDF si contiene información con relevancia fiscal que falta en los datos XML o difiere de ellos, por ejemplo anotaciones contables.
- Ninguna conversión de formato que elimine datos: el archivo XML no puede perderse por una conversión, por ejemplo a un formato de imagen como TIFF.
- Coincidencia de contenido en lugar de coincidencia visual: para los registros estructurados recibidos basta con una coincidencia de contenido; no es necesaria una reproducción visual.
Así pues, quien solo imprime las facturas electrónicas o guarda la representación visual como PDF y elimina el archivo XML no conserva el original. El artículo Recibir, visualizar y procesar XRechnungen explica cómo hacer legibles las XRechnungen recibidas.
Plazos de conservación según el § 147 AO
Desde el 1 de enero de 2025, la Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (Cuarta Ley alemana de reducción de la burocracia) establece plazos más cortos para los justificantes contables:
| Documentos | Plazo |
|---|---|
| Libros, registros, cuentas anuales, inventarios | 10 años |
| Justificantes contables, incluidas las facturas recibidas y emitidas | 8 años |
| Cartas comerciales y de negocios recibidas y enviadas | 6 años |
También el § 14b UStG prevé una conservación de ocho años para las facturas. El plazo comienza al cierre del año natural en que se emitió la factura o se generó el justificante. Una factura de 2026, por tanto, se conserva hasta finales de 2034. Si aún hay inspecciones o procedimientos en curso, el plazo puede prolongarse.
Archivar conforme a las GoBD: cómo proceder
Para archivar sus facturas conforme a las GoBD, ha dado buenos resultados la siguiente práctica:
- Conservar el formato original: facturas electrónicas como XML, facturas en PDF como PDF y justificantes en papel en original o según un procedimiento de escaneo documentado.
- Tratar correctamente los correos electrónicos: si el correo solo sirve como medio de transporte de una factura adjunta, basta con conservar el adjunto. Si la factura figura en el texto del correo, conserve el propio correo.
- No imprimir y borrar: los justificantes recibidos electrónicamente deben conservarse electrónicamente. Una impresión no sustituye al archivo.
- Mantener la trazabilidad de los cambios: utilice un sistema que registre los cambios en lugar de guardar archivos en carpetas de libre escritura.
- Garantizar el acceso a los datos: en una inspección, la administración tributaria puede exigir acceso directo a sus datos, una evaluación según sus indicaciones o un soporte de datos. Para ello, los datos deben ser aptos para el tratamiento automatizado.
- Mantener la documentación del procedimiento: deje constancia de cómo llegan las facturas a su empresa y cómo se revisan, contabilizan y archivan.
Cómo le ayuda faktoora con el archivo
En faktoora se archivan las facturas emitidas y recibidas, y el envío y el archivo quedan registrados y son trazables. Las facturas pueden exportarse de forma estructurada, entre otros para DATEV, y entregarse así a la contabilidad o a la asesoría fiscal. La guía sobre la función de archivo muestra cómo archivar facturas en el sistema. Encontrará más información sobre la recepción y la revisión de justificantes recibidos en la página sobre facturas recibidas.
Que su contabilidad en conjunto cumpla las GoBD nunca depende solo de un software, sino también de sus procesos y de su documentación del procedimiento.
Nota: este artículo tiene fines meramente informativos y no sustituye el asesoramiento fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa GoBD?
GoBD son las siglas de los principios para la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos. Se trata de una circular del BMF que concreta para los sistemas electrónicos las obligaciones contables de la Abgabenordnung.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas?
Desde 2025, ocho años, contados a partir del final del año natural en que se emitió la factura. Los libros y las cuentas anuales se siguen conservando diez años.
¿Tengo que conservar el PDF de una factura ZUGFeRD?
Lo decisivo es la parte XML. Solo debe conservar además el PDF si contiene información con relevancia fiscal que falta en el XML, por ejemplo anotaciones contables.
¿Basta con imprimir las facturas electrónicas?
No. Las facturas recibidas electrónicamente deben conservarse electrónicamente en el formato de recepción. En las facturas electrónicas, ese formato es el archivo XML.
¿Se aplican las GoBD también a los pequeños empresarios?
Sí. También los pequeños empresarios (Kleinunternehmer) y los profesionales autónomos que determinan su beneficio por diferencia entre ingresos y gastos tienen obligaciones de registro y conservación y deben cumplir las GoBD.