Menciones obligatorias de una factura según el § 14 UStG
Según el § 14 apdo. 4 UStG (Ley alemana del IVA), una factura debe contener diez menciones obligatorias, entre ellas el nombre y la dirección de ambas partes, el número fiscal o el número de IVA intracomunitario (USt-IdNr.), un número de factura correlativo, la prestación, la contraprestación y la cuota del impuesto. En las facturas de hasta 250 euros brutos bastan menos datos. No se requiere firma y, desde 2025, la factura electrónica pasa a ser obligatoria de forma progresiva en las facturas entre empresas.
Las menciones obligatorias según el § 14 apdo. 4 UStG
Estos datos deben figurar en toda factura de más de 250 euros:
- Nombre y dirección completos del empresario que presta el servicio y del destinatario de la prestación.
- Número fiscal o número de IVA intracomunitario del empresario que presta el servicio. El artículo Número fiscal o USt-IdNr. en la factura explica qué número elegir.
- Fecha de emisión de la factura.
- Número de factura correlativo, con una o varias series numéricas, que solo se asigna una vez. Puede crear sus propias series de numeración, por ejemplo por año o por centro.
- Cantidad y tipo de los bienes entregados o alcance y tipo del resto de prestaciones, con su denominación comercial habitual.
- Fecha de la entrega o prestación, aunque coincida con la fecha de la factura. En el caso de anticipos, la fecha del cobro, siempre que se conozca.
- Contraprestación desglosada por tipos impositivos y por exenciones, así como cualquier reducción de la contraprestación acordada de antemano, por ejemplo descuentos por pronto pago o rebajas, si no está ya incluida en la contraprestación.
- Tipo impositivo y cuota del impuesto o una indicación de la exención.
- Indicación de la obligación de conservación del destinatario en determinadas prestaciones relacionadas con un inmueble a particulares.
- La mención «Gutschrift» (autofactura), cuando la factura la emite el destinatario de la prestación.
La palabra «factura» y un plazo de pago no figuran en el § 14 UStG. Aun así, ambos son recomendables: sin un plazo de pago acordado, el crédito es exigible de inmediato según el § 271 BGB (Código Civil alemán) y, con una fecha concreta, en caso de duda le resultará más fácil constituir al deudor en mora.
Estructura de una factura: un orden probado
La ley no prescribe ningún orden. Esta estructura de factura ha demostrado su eficacia:
- Encabezado con su nombre, dirección y datos de contacto
- Dirección del destinatario de la prestación
- Número de factura, fecha de factura, fecha de la prestación y su número fiscal o USt-IdNr.
- Partidas con cantidad, denominación, precio unitario y precio total
- Importe neto por tipo impositivo, IVA e importe bruto
- Plazo de pago, en su caso descuento por pronto pago, datos bancarios
- Indicaciones obligatorias, por ejemplo sobre la exención o sobre el procedimiento de inversión del sujeto pasivo
Quién factura y quién emite la factura
En el lenguaje habitual, quien factura es el empresario que ha realizado la prestación y la cobra. No tiene por qué redactar la factura él mismo: según el § 14 apdo. 2 UStG, un tercero, por ejemplo un proveedor de servicios, también puede emitirla en su nombre y por su cuenta. Si es el destinatario de la prestación quien factura, se habla de autofactura.
El plazo: si presta servicios a otra empresa, debe emitir la factura en un plazo de seis meses desde la realización de la prestación (§ 14 apdo. 2 UStG).
¿Debe firmarse una factura?
No. Ni la Ley del IVA ni el BGB exigen una firma. Esto se aplica por igual a las facturas en papel, en PDF y electrónicas. Según el § 14 apdo. 3 UStG, lo decisivo son la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, que puede garantizar, por ejemplo, mediante un procedimiento de control interno.
Factura simplificada de hasta 250 euros
Si el importe total no supera los 250 euros brutos, según el § 33 UStDV (Reglamento de aplicación de la Ley alemana del IVA) bastan estos datos:
- nombre y dirección completos del empresario que presta el servicio
- fecha de emisión
- cantidad y tipo de la entrega o alcance y tipo de la prestación
- contraprestación y cuota del impuesto en un solo importe, así como el tipo impositivo, o una indicación de la exención
Incluso tras la introducción de la obligación de factura electrónica, las facturas simplificadas pueden emitirse siempre como otro tipo de factura, es decir, en papel o, con el consentimiento del destinatario, en PDF.
Casos especiales
Pequeñas empresas
Como pequeña empresa acogida al régimen especial, no repercute IVA. Según el § 34a UStDV, bastan el nombre y la dirección de ambas partes, el número fiscal o USt-IdNr., la fecha de emisión, la cantidad y el tipo de la prestación, así como la contraprestación con la indicación de que se aplica la exención para pequeñas empresas (§ 19 UStG). El § 34a UStDV no exige un número de factura correlativo.
Procedimiento de inversión del sujeto pasivo
Si el destinatario de la prestación es el deudor del impuesto según el § 13b UStG, por ejemplo en determinados servicios a empresas de otros países de la UE o en obras de construcción, usted emite una factura neta con la mención «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (inversión del sujeto pasivo) (§ 14a apdo. 5 UStG). En las prestaciones a otros Estados de la UE, deben figurar además en la factura su USt-IdNr. y la del cliente (§ 14a apdo. 1 UStG).
Repercusión indebida del impuesto
Si repercute IVA aunque no se adeude, según el § 14c UStG adeudará igualmente el importe indicado hasta que rectifique la factura. Su cliente no puede deducirlo como IVA soportado.
¿Qué cambia con la factura electrónica?
Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. En las facturas entre empresas nacionales, la factura electrónica pasa a ser obligatoria de forma progresiva: a partir de 2027 para las empresas con un volumen de negocios del año anterior superior a 800.000 euros y a partir de 2028 para todas. Las normas transitorias se detallan en nuestra lista de comprobación sobre la obligación de factura electrónica.
Las menciones obligatorias siguen siendo las mismas. Solo que ya no figuran en una hoja, sino como datos estructurados conforme a la norma EN 16931 en un archivo XML, ya sea como XRechnung pura o incrustados en un PDF ZUGFeRD. En las facturas a clientes públicos se añaden datos como la Leitweg-ID. El artículo Menciones obligatorias de la XRechnung muestra qué campos necesita una XRechnung.
No obligatorio, pero útil
- Datos bancarios para el pago
- Número de teléfono y dirección de correo electrónico para consultas
- Número de cliente o de pedido del destinatario
Cómo ir sobre seguro
Si falta una mención obligatoria, en caso de duda su cliente no podrá deducir el IVA soportado y le pedirá una factura rectificada. Un software de facturación se ocupa en gran medida de los campos obligatorios por usted. Con faktoora crea facturas electrónicas como XRechnung o ZUGFeRD, y cada factura se valida conforme a EN 16931, con informe de validación incluido.
Nota: este artículo tiene fines meramente informativos y no sustituye el asesoramiento fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Qué menciones obligatorias debe contener una factura?
Las diez menciones del § 14 apdo. 4 UStG: nombres y direcciones, número fiscal o USt-IdNr., fecha de emisión, número de factura, cantidad y tipo de la prestación, fecha de la prestación, contraprestación, tipo impositivo y cuota del impuesto, así como, en casos especiales, la indicación de conservación y la mención «Gutschrift» (autofactura).
¿Debe firmarse una factura?
No. No se requiere firma ni en las facturas en papel ni en las electrónicas.
¿Qué se aplica a las facturas de hasta 250 euros?
Para las facturas simplificadas según el § 33 UStDV, bastan el nombre y la dirección de quien presta el servicio, la fecha, la prestación, el importe bruto y el tipo impositivo. El destinatario y el número de factura no son obligatorios.
¿Debe figurar la palabra «factura» en la factura?
No, no es una mención obligatoria. Pero ayuda a identificar claramente el documento como factura.
¿Se aplican las menciones obligatorias también a las facturas electrónicas?
Sí. Una factura electrónica contiene las mismas menciones obligatorias, solo que como datos estructurados conforme a EN 16931.