Factura electrónica obligatoria en 2027: lista de comprobación para empresas
Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación superior a 800.000 euros en el ejercicio anterior deben emitir facturas electrónicas a otras empresas nacionales; a partir del 1 de enero de 2028, esto se aplica a todas. Los pequeños empresarios según el § 19 UStG (Ley alemana del IVA) quedan exentos de forma permanente de la obligación de emitirlas, pero también ellos deben poder recibirlas.
Los plazos de la factura electrónica obligatoria de un vistazo
La obligación se basa en la Wachstumschancengesetz (Ley de oportunidades de crecimiento); las reglas transitorias figuran en el § 27 apartado 38 UStG:
| Periodo | Recepción | Emisión B2B nacional |
|---|---|---|
| desde el 1.1.2025 | Obligatoria para todas las empresas | Factura electrónica o factura en papel; otros formatos electrónicos como PDF con el consentimiento del destinatario |
| Operaciones de 2027 | Obligatoria | Factura electrónica obligatoria si la facturación del ejercicio anterior superó los 800.000 euros; en caso contrario, sigue permitido el papel o, con consentimiento, el PDF. Los procedimientos EDI se admiten hasta finales de 2027 |
| desde el 1.1.2028 | Obligatoria | Factura electrónica obligatoria para todas las empresas, con excepciones, por ejemplo, para pequeños empresarios y facturas de importe reducido |
Importante en las reglas transitorias: solo necesita el consentimiento del destinatario para otro formato electrónico como el PDF. Una factura en papel puede enviarla durante el periodo transitorio también sin consentimiento. Y una factura electrónica puede emitirla siempre sin consentimiento.
La obligación afecta a las operaciones entre empresas establecidas en Alemania. Las facturas a particulares no se ven afectadas. Para las facturas a poderes adjudicadores públicos rigen desde hace tiempo normas propias, normalmente en el formato XRechnung.
La factura electrónica obligatoria para pequeños empresarios
Los pequeños empresarios en el sentido del § 19 UStG no tienen que emitir facturas electrónicas. Según el § 34a UStDV (Reglamento de aplicación de la Ley alemana del IVA), sus facturas pueden transmitirse siempre como otra factura, es decir, en papel o, con el consentimiento del destinatario, en otro formato electrónico. El BMF (Ministerio Federal de Hacienda alemán) confirma en su circular del 15 de octubre de 2025 que el consentimiento no requiere una forma especial: basta con que exista acuerdo sobre el formato.
La obligación de recepción, en cambio, se aplica también a los pequeños empresarios. Quien recibe una factura electrónica de un proveedor debe poder aceptarla y conservarla. Según el BMF, para la recepción por correo electrónico basta con un buzón de correo normal; no es necesario un buzón exclusivo para facturas electrónicas.
Desde 2025, los umbrales para pequeños empresarios son de 25.000 euros de facturación en el ejercicio anterior y 100.000 euros en el ejercicio en curso. Quien los supera pasa al régimen general de tributación y, con ello, a partir de 2028 como muy tarde, también a la obligación de emitir. Más información en el artículo ¿Quién está sujeto al IVA?.
Otra excepción afecta a las facturas de importe reducido de hasta 250 euros y a los billetes de transporte. También estos pueden emitirse de forma permanente como otra factura (§§ 33, 34 UStDV).
¿Qué es una factura electrónica?
Según el § 14 apartado 1 UStG, una factura electrónica es una factura en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento electrónico y es conforme con la norma europea EN 16931. Un PDF normal no es una factura electrónica, aunque llegue por correo electrónico.
Los dos formatos más extendidos en Alemania:
- XRechnung es un registro de datos XML puro sin documento visible. Es el estándar para los poderes adjudicadores públicos y también se utiliza en el ámbito B2B.
- ZUGFeRD es un formato híbrido: un PDF/A-3 con datos XML incrustados. Las personas leen el PDF y el software procesa los datos. ZUGFeRD solo cuenta como factura electrónica en los perfiles que contienen el contenido completo de la factura según la EN 16931. Los perfiles reducidos como MINIMUM o BASIC WL no son suficientes.
Encontrará una visión general de los conceptos y las obligaciones en nuestra página sobre la factura electrónica.
Lista de comprobación: cómo deben prepararse las pequeñas empresas
1. Aclarar si le afecta
- ¿Es usted pequeño empresario según el § 19 UStG? Entonces solo tiene que recibir.
- ¿Superó su facturación total de 2026 los 800.000 euros? Entonces la obligación de emitir se aplica a las operaciones a partir del 1 de enero de 2027.
- Si está por debajo, tiene tiempo hasta finales de 2027; a partir de 2028 como muy tarde, rige la obligación.
- ¿Cuáles de sus clientes son empresas nacionales y cuáles particulares u organismos públicos?
2. Garantizar la recepción
- Determine a qué dirección de correo electrónico deben enviar los proveedores las facturas electrónicas y comuníquela.
- Asegúrese de poder visualizar y revisar los archivos XML de forma legible. Un adjunto XML apenas puede leerse sin el software adecuado.
3. Adaptar el archivo
- Conserve el archivo XML como original. La representación visual en PDF por sí sola no basta.
- Las facturas deben conservarse ocho años. Encontrará los detalles en el artículo sobre las GoBD y el archivo.
4. Elegir software para el envío
- Compruebe si su programa de facturación puede generar XRechnung y ZUGFeRD conforme a la EN 16931.
- Preste atención a que haya una validación antes del envío, para que el destinatario no rechace su factura.
- Decida si quiere enviar las facturas por correo electrónico o a través de la red Peppol.
5. Mantener los datos maestros
- Datos completos de los clientes con dirección y, cuando sea necesario, NIF-IVA.
- Para organismos públicos: Leitweg-ID. Para grandes clientes: números de pedido u otras referencias que exija el cliente.
- Denominaciones de artículos, unidades de medida y tipos impositivos inequívocos.
6. Realizar una prueba
- Envíe las primeras facturas electrónicas a clientes concretos antes de que entre en vigor la obligación.
- Pregunte si la recepción y el procesamiento funcionan.
- Aclare con su asesoría fiscal cómo llegan las facturas electrónicas a la contabilidad.
Valorar con realismo ventajas y esfuerzo
Los datos de facturación estructurados pueden seguir procesándose sin transcripción manual. Esto ahorra tiempo sobre todo en la recepción y reduce los errores tipográficos. Las facturas llegan al destinatario de inmediato y se ahorran los gastos de franqueo e impresión.
Frente a ello hay un esfuerzo único: elegir software, revisar los datos maestros y adaptar los procesos. Quien empieza pronto puede hacerlo sin prisas y aprovechar el periodo transitorio para hacer pruebas con clientes concretos.
Facturas electrónicas con faktoora
Con faktoora crea facturas electrónicas en XRechnung, ZUGFeRD o Factur-X conforme a la EN 16931. Cada factura se valida antes del envío, con informe de validación incluido, y se envía al destinatario por correo electrónico o a través de la red Peppol. Las facturas electrónicas recibidas también puede aceptarlas y revisarlas en faktoora.
Nota: este artículo tiene fines meramente informativos y no sustituye el asesoramiento fiscal ni jurídico.
Fuentes
- § 27 apartado 38 UStG: regla transitoria de la factura electrónica, gesetze-im-internet.de
- § 14 UStG: emisión de facturas, gesetze-im-internet.de
- § 34a UStDV: facturas de pequeños empresarios, gesetze-im-internet.de
- Circular del BMF del 15 de octubre de 2025 sobre la introducción de la factura electrónica obligatoria, Bundesministerium der Finanzen
Preguntas frecuentes
¿Se aplica la factura electrónica obligatoria a los pequeños empresarios?
En la emisión, no: los pequeños empresarios pueden seguir enviando facturas en papel o, con el consentimiento del destinatario, en PDF. Desde el 1 de enero de 2025 deben poder recibir facturas electrónicas.
¿Qué cambia en 2027?
Para las operaciones a partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación total superior a 800.000 euros en el ejercicio anterior deben emitir facturas electrónicas a empresas nacionales. Las empresas más pequeñas pueden seguir utilizando otras facturas hasta finales de 2027.
¿Necesito el consentimiento del cliente para una factura en papel?
No. Durante el periodo transitorio, una factura en papel se admite sin consentimiento. El destinatario solo debe dar su consentimiento en el caso de otros formatos electrónicos como el PDF.
¿Es una factura en PDF una factura electrónica?
No. Una factura electrónica necesita datos estructurados conforme a la EN 16931. ZUGFeRD es un PDF con datos XML incrustados y, en los perfiles adecuados, cuenta como factura electrónica.
¿Basta con un buzón de correo electrónico para la recepción?
Sí. Según el BMF, basta con un buzón de correo normal; no es necesario un buzón separado solo para facturas electrónicas.