Automatizar las facturas recibidas: guía de AP
La automatización de AP (Accounts Payable, es decir, cuentas a pagar o contabilidad de proveedores) consiste en automatizar con software la gestión de las facturas recibidas: desde la recepción, la revisión y la aprobación hasta el pago y el archivo. En lugar de teclear las facturas y enviarlas por correo electrónico para su aprobación, los datos recorren de forma estructurada un flujo de trabajo digital. Dado que desde 2025 todas las empresas de Alemania deben poder recibir facturas electrónicas, este paso resulta especialmente lógico para muchos departamentos de contabilidad.
Por qué la contabilidad de proveedores es tan importante
En la contabilidad de proveedores confluyen todos los procesos que garantizan que las facturas de proveedores se revisen, se aprueben y se paguen. Cada justificante pasa por varias fases: registro, revisión, aprobación, pago y archivo. Tradicionalmente, estos procesos se basan en papel o en documentos PDF que se introducen manualmente. Esto ocupa a personal cualificado, alarga los tiempos de tramitación y aumenta el riesgo de errores.
Al mismo tiempo, aumentan los requisitos legales. Las empresas deben recibir y procesar facturas electrónicas y conservarlas correctamente conforme a las GoBD. Los procesos automatizados de cuentas a pagar reducen el trabajo manual y crean flujos totalmente digitales.
Automatizar las facturas recibidas: los pasos del proceso
Recepción de facturas y captura de datos
Las facturas llegan por distintos canales: por correo electrónico, mediante carga de archivos, a través de Peppol o directamente por API. Una buena solución agrupa todas las entradas en un único lugar. Las facturas electrónicas estructuradas como XRechnung o ZUGFeRD ya contienen los datos en formato legible por máquina, por lo que no hace falta teclearlos. Para las facturas en PDF sin datos estructurados, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ayuda en la captura. En faktoora, puede trasladar con un clic textos del PDF a los campos correspondientes, como muestra el artículo OCR para facturas recibidas en PDF.
Comprobación de campos obligatorios y validación
Tras la captura, el software comprueba si todas las menciones obligatorias están presentes y son formalmente correctas, por ejemplo el número de factura, la fecha de factura, los datos fiscales o el importe total. En las facturas electrónicas, esto incluye la validación conforme a la EN 16931 y a las reglas de XRechnung. Las facturas erróneas se detectan antes de llegar a la contabilidad y pueden devolverse al remitente. faktoora valida las facturas recibidas al importarlas y genera un informe de validación. El artículo Facturas recibidas: importación y validación explica los valores de estado.
Imputación contable y centros de coste
Muchas empresas asignan las facturas según reglas fijas, por ejemplo por proveedor, cuenta contable o centro de coste. Si esta asignación está configurada en el sistema, se eliminan las imputaciones manuales recurrentes.
Flujo de aprobación y autorización
Las aprobaciones se realizan según funciones y límites de importe definidos. Para importes pequeños puede bastar una sola aprobación; los importes mayores pasan por una instancia adicional. Cada paso queda registrado, de modo que siempre se puede saber quién aprobó qué y cuándo.
Pago y conexión bancaria
Tras la aprobación final, el pago se prepara y se transfiere al banco, por ejemplo mediante transferencias SEPA. Una conexión bancaria ayuda además a asignar los cobros a las partidas abiertas.
Archivo y traspaso a contabilidad
Las facturas cerradas se conservan conforme a las GoBD; en el caso de las facturas electrónicas, en su formato original. Los datos contables relevantes se transfieren mediante exportación o interfaz a DATEV, al ERP o a otros sistemas financieros.
Las ventajas de la automatización de AP
Tiempos de tramitación más cortos
Cuando ya no hay que teclear datos ni seguir las aprobaciones por correo electrónico, las facturas recorren el proceso más rápido. Cuánto tiempo ahorre depende de su volumen y de su proceso actual. Por eso, mida el tiempo de tramitación actual antes de empezar.
Menores costes por justificante
Cada paso manual cuesta tiempo de trabajo. La automatización reduce estos pasos y, con ello, los costes del proceso por factura.
Mejor calidad de los datos
Las validaciones basadas en reglas evitan datos que faltan o son erróneos. Esto mejora los informes y reduce el trabajo de corrección.
Mejor planificación de la liquidez
Una vista central muestra las partidas abiertas, el estado de aprobación y los plazos de pago. Así detecta pronto qué pagos están pendientes y puede aprovechar de forma más selectiva los plazos de descuento por pronto pago.
Menor riesgo de fraude
Las reglas de aprobación claras, los datos maestros de proveedores verificados y el principio de doble control dificultan el pago de facturas falsificadas o duplicadas.
Requisitos legales y estándares
La Directiva europea 2014/55/UE obliga a los poderes adjudicadores públicos a aceptar facturas electrónicas conforme a la norma EN 16931. En Alemania, para el ámbito B2B se aplica lo siguiente: desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con un volumen de negocios del año anterior superior a 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas; a partir del 1 de enero de 2028, todas. Con ello aumenta la proporción de facturas recibidas estructuradas que pueden procesarse automáticamente.
Los formatos más importantes son la XRechnung, un formato XML puro, y ZUGFeRD, un formato híbrido de PDF y XML. Además, gana importancia la red Peppol, que permite el intercambio de facturas electrónicas también entre países. El artículo Recibir, visualizar y procesar XRechnungen explica cómo visualizar las XRechnungen de forma legible y seguir procesándolas.
Cómo poner en marcha su proyecto de automatización
Levantamiento de procesos y análisis de la situación actual
Registre todos los procesos actuales, desde la recepción de facturas hasta el archivo. Anote los pasos manuales, los tiempos de espera y las fuentes de error. Esta es la base para sus objetivos.
Definir objetivos e indicadores
Fije objetivos medibles, por ejemplo un tiempo de tramitación más corto o menos consultas. Defina indicadores como el número de entradas, el tiempo de tramitación y el coste por justificante.
Definir funciones y reglas de aprobación
Determine quién aprueba las facturas y fije límites de importe. Describa vías de escalado por si los responsables de la aprobación no reaccionan dentro del plazo previsto.
Informar a los proveedores
Informe pronto a sus proveedores de los canales y formatos en los que espera recibir las facturas, por ejemplo XRechnung o ZUGFeRD por correo electrónico o a través de Peppol.
Conexión técnica
Conecte la solución mediante una interfaz con su sistema ERP o de contabilidad. Pruebe con facturas de ejemplo si la validación y la transferencia de datos funcionan como se desea.
Fase piloto, despliegue y optimización
Empiece con departamentos y proveedores seleccionados, recopile comentarios y ajuste los flujos de trabajo. Después, implante la solución de forma escalonada y revise periódicamente sus indicadores.
Tendencias en la contabilidad de proveedores
Inteligencia artificial en la captura de datos
Los procedimientos basados en IA pueden reconocer mejor los datos de facturas en justificantes no estructurados. No obstante, a medida que aumenta la proporción de facturas electrónicas estructuradas, el mero reconocimiento de texto pierde importancia.
Plataformas en la nube
Las soluciones SaaS permiten el acceso desde cualquier lugar y facilitan la colaboración entre distintas sedes, sin necesidad de operar servidores propios.
Transferencias instantáneas
Con las transferencias instantáneas SEPA, los pagos pueden ejecutarse en cuestión de segundos. Esto da más margen para gestionar las fechas de pago.
Del pedido al pago
La tendencia apunta a procesos integrales desde la solicitud de pedido hasta el pago (Procure-to-Pay). Así, el cotejo de pedido, entrega y factura puede automatizarse en mayor medida.
Conclusión
La automatización de AP convierte procesos manuales en flujos de trabajo digitales y aporta transparencia, rapidez y precisión. Quien quiera automatizar las facturas recibidas hará bien en empezar con un análisis exhaustivo de los procesos y una fase piloto. En la página Facturas recibidas puede ver cómo faktoora reúne en un solo lugar las facturas recibidas por correo electrónico, Peppol, carga de archivos y API, las valida y las deja listas para su aprobación. Encontrará todo sobre la recepción de XRechnung y ZUGFeRD en Recibir facturas electrónicas.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa automatización de AP?
AP significa Accounts Payable, es decir, la contabilidad de proveedores. La automatización de AP consiste en reflejar digitalmente con software el recorrido de una factura recibida, desde la recepción, la revisión y la aprobación hasta el pago y el archivo.
¿Puedo procesar automáticamente también facturas en PDF?
En parte. El reconocimiento de texto ayuda a extraer datos de las facturas en PDF, pero la revisión sigue siendo más laboriosa. Las facturas electrónicas estructuradas como XRechnung o ZUGFeRD pueden procesarse automáticamente de forma mucho más fiable.
¿Debo poder recibir facturas electrónicas?
Sí. Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania deben poder recibir facturas electrónicas en el ámbito B2B.
¿Qué funciones necesito para automatizar las facturas recibidas?
Son importantes una entrada central para todos los canales, la validación de las facturas electrónicas, flujos de aprobación con permisos de usuario y una transferencia a su contabilidad, por ejemplo mediante exportación a DATEV o API.