Facturas recibidas: importación y validación

Comprender el proceso de importación

La importación de facturas recibidas es un proceso asíncrono de varias etapas. Esto significa:

1. Usted carga un archivo o recibe un correo electrónico con una factura.
2. El sistema acepta el archivo inmediatamente e inicia el procesamiento en segundo plano.
3. La importación pasa por varios pasos de procesamiento (validación, visualización, extracción de datos).
4. Una vez completada la importación, puede ver y editar la factura.

Este flujo asíncrono es intencionado: evita que el sistema se bloquee y permite procesar archivos de mayor tamaño o grandes volúmenes.

Valores del estado de importación

Al importar una factura electrónica se muestran varios indicadores de estado:

Estado de validación

El estado de validación indica si el archivo cumple el estándar:

• pendiente: La validación está en curso
• aceptado: El archivo es válido
• fallido: El archivo no cumple el estándar (p. ej., errores de XRechnung)

Estado de visualización

El estado de visualización indica si el archivo se ha convertido a un formato legible:

• pendiente: La conversión está en curso
• aceptado: El archivo se ha convertido correctamente
• fallido: La conversión ha fallado (poco frecuente; indica que el archivo está dañado)

Estado general

El estado general resume todas las comprobaciones:

• pendiente: Al menos una comprobación sigue en curso
• aceptado: Todas las comprobaciones se han superado
• fallido: Al menos una comprobación ha fallado

Errores al importar una XRechnung

Mensajes de error frecuentes

"Error de validación: faltan campos obligatorios"

• Al archivo XML le faltan campos obligatorios según el estándar XRechnung
• Solución: Compruebe el archivo con un validador XML o solicite al remitente un archivo corregido

"Error de validación: fecha de factura no válida"

• La fecha de factura es incorrecta o está en un futuro poco plausible
• Solución: Pida al remitente que corrija la fecha

"Error de validación: tipos impositivos no válidos"

• Los tipos impositivos de la factura no coinciden con los tipos admitidos
• Solución: Compruebe los tipos impositivos del archivo o registre la factura manualmente

"El archivo está dañado o no se puede leer"

• No se ha podido analizar el archivo
• Solución: Vuelva a cargar el archivo; es posible que el archivo original esté dañado

Diferencia entre un "error de validación en la interfaz" y un "informe de validación válido"

Problema: La interfaz muestra un error de validación, pero el informe de validación descargado por separado indica que el archivo es válido.

Causas:

• Esto apunta a una diferencia entre la validación del archivo y la lógica de negocio
• El archivo puede ser estructuralmente válido, pero contener campos que no son adecuados para la importación en faktoora

Solución:

1. Revise los detalles del informe de validación (p. ej., advertencias que se tratan como errores)
2. Intente registrar la factura manualmente si la importación automática falla
3. Póngase en contacto con el soporte y adjunte el archivo y el informe de validación

Importación de facturas recibidas por correo electrónico

Las facturas recibidas por correo electrónico no se procesan

Síntoma: Ha configurado el reenvío de correo electrónico, pero las facturas no aparecen.

Causas frecuentes:

1. La dirección de correo electrónico de faktoora no está configurada correctamente
2. El correo se detecta como spam y se elimina
3. El correo contiene varios archivos adjuntos y solo uno de ellos es una factura
4. El reenvío de correo está desactivado o ha caducado

Pasos para solucionarlo:

1. Compruebe en los ajustes que el reenvío de correo esté activado
2. Haga una prueba enviando un correo de prueba a la dirección de faktoora
3. Revise la carpeta de spam de su cuenta de correo electrónico
4. Asegúrese de que se envía un solo archivo adjunto con la factura

Las facturas antiguas reenviadas por correo electrónico no se procesan automáticamente

Síntoma: Las facturas reenviadas hace tiempo de repente no aparecen, o la importación no se reinicia.

Causa: De forma predeterminada, el sistema solo procesa correos electrónicos nuevos. Los correos antiguos que se reenvían pueden sufrir retrasos o requerir un procesamiento manual.

Solución:

1. Cargue manualmente las facturas antiguas en lugar de reenviarlas
2. Utilice la función "Registrar factura recibida" para cargarlas manualmente

Error al cargar una XRechnung aunque el archivo sea correcto

Problema: Carga una XRechnung que funciona en otros sistemas, pero faktoora muestra un error.

Causas:

• Es posible que faktoora valide de forma más estricta que otros sistemas
• El archivo puede contener extensiones no documentadas
• El navegador puede cargar el archivo dañado (en caso de problemas de red)

Pasos para solucionarlo:

1. Intente cargarlo de nuevo (vacíe la caché del navegador)
2. Cárguelo directamente, no arrastrándolo y soltándolo (en caso de problemas de red)
3. Solicite al remitente un archivo que cumpla el estándar XRechnung 3.0
4. Registre la factura manualmente si la importación falla sistemáticamente

Archivos adjuntos en la XRechnung

Los archivos integrados no se pueden descargar

Problema: La XRechnung contiene archivos incrustados (p. ej., fotos, justificantes), pero no se pueden descargar.

Causas:

• Es posible que los archivos integrados todavía se estén procesando
• Los archivos eran demasiado grandes y se truncaron durante la importación
• Los archivos están dañados

Solución:

1. Espere unos segundos tras la importación e inténtelo de nuevo
2. Vuelva a cargar la factura si los archivos no están disponibles
3. Si son demasiado grandes, pida al remitente que envíe los archivos por separado

Descargar la factura visualizada como PDF

La pestaña "Visualización (PDF)" de los detalles de una factura recibida muestra la representación legible de la factura, incluso si el archivo original era un archivo XML puro (XRechnung) sin diseño visual propio. Esta visualización está disponible para su descarga como PDF independientemente del formato original: abra el menú de descarga en la factura recibida y seleccione la opción "PDF". Según los archivos disponibles, el mismo menú ofrece además la descarga individual de la XRechnung (XML), del informe de validación y, en su caso, del PDF original y del XML original facilitados por el remitente.

Solución de errores: lista de comprobación

Si una importación falla, revise los siguientes puntos:

• ¿Es el archivo realmente una XRechnung o ZUGFeRD? (Compruebe la extensión del archivo: .xml, .ubl, .pdf)
• ¿Están cumplimentados todos los campos obligatorios? (número de factura, fecha, importe, remitente, destinatario)
• ¿Se introdujeron correctamente los datos? (sin errores tipográficos en formatos de fecha, monedas, etc.)
• ¿Está dañado el archivo? (Intente abrir/validar el archivo)
• ¿Dispone del permiso adecuado? (Error "falta de permiso" → compruebe los derechos de usuario)
• ¿Se ha completado la carga? (Inténtelo de nuevo sin interrupciones de red)

Si ha revisado todos estos puntos y el error persiste, registre la factura manualmente o póngase en contacto con el soporte.