Modifier des factures entrantes

Puis-je modifier une facture entrante déjà acceptée ?

Oui, dans une mesure limitée. Ce qui peut être modifié dépend du statut de la facture entrante.

Au statut DRAFT (brouillon)

Tant qu'une facture entrante n'est pas encore acceptée (statut DRAFT), vous pouvez :

• Modifier tous les champs : montant, taxes, date, lignes, etc.
• Modifier l'affectation au client
• Ajuster la catégorisation et les notes
• Modifier la date d'échéance
• Modifier les conditions de paiement

Au statut ACCEPTED (accepté) ou supérieur

Après l'acceptation, les possibilités de modification sont fortement limitées :

• Montants et lignes : ne peuvent généralement plus être modifiés
• Données : certaines données sont en lecture seule
• Taxes : la taxe calculée repose sur les données d'origine

Des modifications limitées sont possibles (selon les paramètres du compte) :

• Notes et catégorisation
• Statut de paiement
• Statut d'archivage
• Affectation à un projet

Que faire en cas d'erreur dans une facture entrante acceptée ?

Si vous découvrez une erreur dans une facture entrante déjà acceptée :

Option 1 : revenir à DRAFT (si possible)

1. Ouvrez la facture entrante
2. Cliquez sur « Modifier le statut » ou une option similaire
3. Remettez le statut sur DRAFT
4. Corrigez les erreurs
5. Acceptez à nouveau la facture

Condition préalable : cette fonction doit être activée dans les paramètres du compte.

Option 2 : nouvelle facture avec les données corrigées

Si vous ne pouvez pas réinitialiser le statut :

1. Créez une nouvelle facture entrante avec les données corrigées
2. Marquez l'ancienne facture (erronée) comme supprimée ou archivée
3. La comptabilité utilise uniquement la nouvelle facture corrigée

Cette méthode est transparente et laisse une documentation complète.

Option 3 : facture de régularisation

Si seul le montant ou la taxe était erroné :

1. Créez une facture entrante de régularisation portant sur la différence (négative ou positive)
2. N'annulez pas la facture d'origine, mais documentez la correction

Cette méthode est adaptée à la piste d'audit et à la transparence.

Modifier la date d'échéance a posteriori

Lors de la modification d'une facture entrante acceptée :

• La date d'échéance peut parfois être modifiée (même après l'acceptation)
• Cela a une incidence sur la comptabilité et la planification des paiements
• Enregistrez explicitement la modification

Corriger les taxes

Si la taxe calculée est erronée :

• Au statut DRAFT : vous pouvez ajuster directement le taux et le montant de la taxe
• Au statut ACCEPTED : la taxe ne peut souvent pas être modifiée a posteriori sans remettre la facture au statut DRAFT

Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à éviter des modifications involontaires dans la comptabilité.

Réimporter la facture

Si vous souhaitez traiter à nouveau le fichier d'origine (PDF, XML, XRechnung) :

1. Supprimez ou archivez la facture entrante erronée
2. Téléversez à nouveau le fichier d'origine
3. Le processus d'OCR/d'import génère une nouvelle facture entrante

Cela est particulièrement utile si l'import initial comportait des erreurs.

Autorisations nécessaires pour la modification

Pour modifier des factures entrantes, vous avez besoin des autorisations correspondantes :

• UPDATE_INVOICES_INCOMING ou similaire
• Éventuellement des droits différents selon le statut

Adressez-vous à l'administrateur du compte si vous ne voyez pas de fonction de modification.

Préserver la piste d'audit

Toutes les modifications apportées aux factures entrantes sont documentées dans la piste d'audit :

• Qui a modifié quoi
• Quand la modification a été effectuée
• Quelles étaient les valeurs avant/après

Cela est important pour la conformité et les contrôles de factures.