Factures entrantes : import et validation

Explication détaillée du processus d'import des factures entrantes, des statuts de validation et de la résolution des erreurs

Comprendre le processus d'import

L'import de factures entrantes est un processus asynchrone en plusieurs étapes. Cela signifie que :

Vous téléversez un fichier ou recevez un e-mail contenant une facture.
Le système accepte immédiatement le fichier et lance le traitement en arrière-plan.
L'import passe par plusieurs étapes de traitement (validation, visualisation, extraction des données).
Une fois l'import réussi, vous pouvez consulter et modifier la facture.

Ce déroulement asynchrone est voulu : il évite que le système ne soit bloqué et permet de traiter des fichiers volumineux ou des volumes importants.

Valeurs de statut d'import

Lors de l'import d'une facture électronique, plusieurs indicateurs de statut sont affichés :

Statut	Signification
en attente (pending)	L'import est en cours ; veuillez patienter
accepté (accepted)	L'import s'est terminé avec succès
échoué (failed)	L'import a échoué ; voir le message d'erreur

Statut de validation

Le statut de validation indique si le fichier est conforme à la norme :

en attente : la validation est en cours
accepté : le fichier est valide
échoué : le fichier n'est pas conforme à la norme (par ex. erreur XRechnung)

Statut de visualisation

Le statut de visualisation indique si le fichier a été converti dans un format lisible :

en attente : la conversion est en cours
accepté : le fichier a été converti avec succès
échoué : la conversion a échoué (plus rare ; indique un fichier endommagé)

Statut global

Le statut global résume l'ensemble des contrôles :

en attente : au moins un contrôle est encore en cours
accepté : tous les contrôles ont réussi
échoué : au moins un contrôle a échoué

Erreurs d'import XRechnung

Messages d'erreur fréquents

« Erreur de validation : champs obligatoires manquants »

Il manque au fichier XML des champs obligatoires selon la norme XRechnung
Solution : vérifiez le fichier avec un validateur XML ou demandez à l'expéditeur un fichier corrigé

« Erreur de validation : date de facture invalide »

La date de facture est erronée ou se situe dans un futur invraisemblable
Solution : demandez à l'expéditeur de corriger la date

« Erreur de validation : taux de TVA invalides »

Les taux de TVA de la facture ne correspondent pas aux taux autorisés
Solution : vérifiez les taux de TVA dans le fichier ou saisissez la facture manuellement

« Le fichier est endommagé ou illisible »

Le fichier n'a pas pu être analysé
Solution : téléversez à nouveau le fichier ; le fichier d'origine est peut-être endommagé

Différence entre « erreur de validation dans l'interface » et « rapport de validation valide »

Problème : l'interface affiche une erreur de validation, mais le rapport de validation téléchargé séparément indique que le fichier est valide.

Causes :

Cela indique une différence entre la validation du fichier et la logique métier
Le fichier peut être valide sur le plan structurel, mais contenir des champs qui ne conviennent pas à l'import dans faktoora

Solution :

Vérifiez les détails du rapport de validation (par ex. des avertissements traités comme des erreurs)
Essayez de saisir la facture manuellement si l'import automatique échoue
Contactez le support en joignant le fichier et le rapport de validation

Import par e-mail des factures entrantes

Les factures entrantes reçues par e-mail ne sont pas traitées

Symptôme : vous avez configuré un transfert d'e-mails, mais les factures n'apparaissent pas.

Causes fréquentes :

L'adresse e-mail faktoora n'est pas correctement configurée
L'e-mail est identifié comme spam et supprimé
L'e-mail contient plusieurs pièces jointes et une seule est une facture
Le transfert d'e-mails est désactivé ou a expiré

Étapes de résolution :

Vérifiez dans les paramètres que le transfert d'e-mails est activé
Faites un test en envoyant un e-mail de test à l'adresse faktoora
Vérifiez le dossier de spam de votre compte de messagerie
Assurez-vous qu'une seule pièce jointe contenant la facture est envoyée

Les factures plus anciennes transférées par e-mail ne sont pas traitées automatiquement

Symptôme : des factures transférées il y a longtemps n'apparaissent soudainement pas, ou l'import n'est pas relancé.

Cause : par défaut, le système ne traite que les nouveaux e-mails. Les e-mails plus anciens qui sont transférés peuvent subir des retards ou nécessiter un traitement manuel.

Solution :

Téléversez manuellement les factures plus anciennes au lieu de les transférer
Utilisez la fonction « Saisir une facture entrante » pour le téléversement manuel

Erreur lors du téléversement d'une XRechnung malgré un fichier correct

Problème : vous téléversez une XRechnung qui fonctionne sur d'autres systèmes, mais faktoora affiche une erreur.

Causes :

faktoora valide peut-être de manière plus stricte que d'autres systèmes
Le fichier contient peut-être des extensions non documentées
Le navigateur a peut-être endommagé le fichier lors du téléversement (en cas de problème réseau)

Étapes de résolution :

Essayez de téléverser à nouveau (videz le cache du navigateur)
Téléversez directement, et non par glisser-déposer (en cas de problème réseau)
Demandez à l'expéditeur un fichier conforme à la norme XRechnung 3.0
Saisissez la facture manuellement si l'import échoue systématiquement

Pièces jointes dans une XRechnung

Les fichiers intégrés ne peuvent pas être téléchargés

Problème : la XRechnung contient des fichiers intégrés (par ex. photos, justificatifs), mais ceux-ci ne peuvent pas être téléchargés.

Causes :

Les fichiers intégrés sont peut-être encore en cours de traitement
Les fichiers étaient trop volumineux et ont été tronqués lors de l'import
Les fichiers sont endommagés

Solution :

Attendez quelques secondes après l'import et réessayez
Téléversez à nouveau la facture si les fichiers ne sont pas disponibles
Si les fichiers sont trop volumineux, demandez à l'expéditeur de les envoyer séparément

Télécharger la facture visualisée au format PDF

L'onglet « Visualisation (PDF) » dans les détails d'une facture entrante affiche la représentation lisible de la facture, même si le fichier d'origine était un simple fichier XML (XRechnung) sans mise en page visuelle propre. Cette visualisation peut être téléchargée au format PDF, quel que soit le format d'origine : ouvrez le menu de téléchargement dans la facture entrante et choisissez l'entrée « PDF ». Selon les fichiers disponibles, ce même menu propose également de télécharger séparément la XRechnung (XML), le rapport de validation ainsi que, le cas échéant, le PDF d'origine et le XML d'origine fournis par l'expéditeur.

Résoudre les erreurs : liste de contrôle

Si un import échoue, passez en revue les points suivants :

Le fichier est-il réellement une XRechnung ou un ZUGFeRD ? (vérifier l'extension : .xml, .ubl, .pdf)
Tous les champs obligatoires sont-ils renseignés ? (numéro de facture, date, montant, expéditeur, destinataire)
Les données ont-elles été saisies correctement ? (pas de faute de frappe dans les formats de date, les devises, etc.)
Le fichier est-il endommagé ? (essayez d'ouvrir/de valider le fichier)
Disposez-vous de la bonne autorisation ? (erreur « autorisation manquante » → vérifier les droits d'utilisateur)
Le téléversement est-il complet ? (réessayez sans interruption réseau)

Si tous ces points ont été vérifiés et que l'erreur persiste, saisissez la facture manuellement ou contactez le support.

Cela vous a-t-il été utile ?