Rechnungsstatus verstehen und Probleme beheben

Rechnungsstatus verstehen

Rechnungen (sowohl Ausgangsrechnungen als auch Eingangsrechnungen) durchlaufen verschiedene Statuswerte während ihres Lebenszyklus. Ein Verständnis dieser Statuswerte hilft, Probleme schneller zu erkennen und zu beheben.

Hauptstatus für Rechnungen

Asynchrone Verarbeitung

Ein wichtiger Punkt ist, dass die PDF-Generierung und andere Rechnungsverarbeitungsschritte asynchron ablaufen. Das bedeutet:

• Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wird sie sofort in der Datenbank gespeichert.
• Die PDF-Datei wird nicht sofort generiert, sondern im Hintergrund verarbeitet.
• Während dieser Verarbeitung ist die Rechnung möglicherweise nicht zum Download verfügbar.
• Dieser Zwischenzustand ist normal und kein Fehler.

Häufige Probleme und Lösungen

Rechnung ist nicht als PDF verfügbar

Symptom: Die Rechnung wurde erstellt, aber die PDF-Datei lässt sich nicht herunterladen.

Ursache: Die PDF wird asynchron im Hintergrund generiert. Dies kann je nach Systemlast einige Sekunden bis Minuten dauern.

Lösung:

1. Warten Sie einige Sekunden und laden Sie die Seite neu.
2. Versuchen Sie erneut, die PDF herunterzuladen.
3. Wenn das Problem nach mehreren Minuten persisiert, überprüfen Sie, ob Fehler bei der Rechnungserstellung aufgetreten sind (siehe Abschnitt "PDF-Generierungsfehler").

PDF-Generierungsfehler

Symptom: Die PDF kann nach längerer Zeit immer noch nicht heruntergeladen werden.

Häufige Ursachen:

• Ungültige oder unvollständige Rechnungsdaten
• Probleme mit benutzerdefinierten Signaturen oder Bildern
• Dateiformat-Inkompatibilität

Lösungsschritte:

1. Überprüfen Sie alle erforderlichen Felder in der Rechnung (Empfänger, Betrag, Steuersätze).
2. Kontrollieren Sie, ob alle eingefügten Dateien oder Bilder im richtigen Format vorliegen.
3. Versuchen Sie, die Rechnung zu bearbeiten und erneut zu speichern.
4. Entfernen Sie temporär alle Anhänge und versuchen Sie erneut, die PDF zu generieren.

Meldung „Datei konnte nicht geladen werden" in der PDF-Vorschau

Diese Meldung erscheint in der Vorschau, wenn dort noch keine Datei zum Anzeigen vorliegt oder das Laden fehlgeschlagen ist. Sie betrifft dieselbe Vorschaukomponente, die faktoora für Rechnungen ebenso wie für andere Dokumente (z. B. Anschreiben) verwendet:

Lösungsschritte:

1. Warten Sie einen Moment, falls das Dokument gerade erst erstellt wurde — die PDF wird asynchron generiert (siehe oben).
2. Laden Sie die Seite neu und öffnen Sie die Vorschau erneut.
3. Bleibt die Meldung bestehen, prüfen Sie, ob das Dokument vollständig ausgefüllt ist (fehlende Pflichtangaben können die Generierung verhindern).

Eingangsrechnungen erscheinen nicht im System

Symptom: Eine eingegangene Rechnung (per E-Mail oder Upload) wird nicht im System angezeigt.

Häufige Ursachen:

• Importprozess läuft noch (asynchron)
• Validierungsfehler bei XRechnung/ZUGFeRD-Dateien
• Fehlende Berechtigungen beim Upload
• E-Mail-Adresse ist nicht korrekt konfiguriert

Lösungsschritte:

1. Beim Upload: Warten Sie, bis der Import abgeschlossen ist. Der Status wird auf der Importseite angezeigt.
2. Per E-Mail: Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Eingangsadresse korrekt eingerichtet ist (siehe "Empfang von Rechnungen über eigene Mailserver").
3. Validierungsfehler: Wenn Sie eine XRechnung hochladen und ein Validierungsfehler auftritt, überprüfen Sie die XML-Datei auf Konformität mit dem XRechnung-Standard.
4. Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung haben, Eingangsrechnungen zu erstellen.

XRechnung-Importfehler

Symptom: "Validierungsfehler" beim Import einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.

Ursachen:

• Die XML-Datei entspricht nicht der XRechnung-Spezifikation
• Erforderliche Felder fehlen oder sind ungültig
• Die Datei ist beschädigt oder wird nicht vollständig hochgeladen

Lösungsschritte:

1. Überprüfen Sie, ob die Datei wirklich eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ist.
2. Laden Sie die Datei erneut hoch (Drag-and-Drop kann fehlschlagen, wenn die Verbindung unterbrochen wird).
3. Wenn der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Rechnungssteller und bitten Sie um eine Datei, die dem Standard entspricht.
4. Als Workaround können Sie die Rechnung manuell erfassen (siehe "Eingangsrechnungen erstellen/erfassen").

Anhänge lassen sich nicht herunterladen

Symptom: Das Büroklammer-Symbol wird angezeigt, aber der Download schlägt fehl oder die Datei ist nicht verfügbar.

Ursachen:

• Anhang wird noch verarbeitet
• Anhang war zu groß zum Hochladen (max. 75 MB pro Datei)
• Speicherproblem beim Upload

Lösungsschritte:

1. Warten Sie einige Sekunden und versuchen Sie erneut.
2. Überprüfen Sie die Dateigröße (max. 75 MB).
3. Laden Sie die Datei erneut hoch, wenn der erste Upload fehlgeschlagen sein könnte.

Suche findet Eingangsrechnungen nicht

Symptom: Bei der Suche nach Eingangsrechnungen (z. B. nach Absender oder Rechnungsnummer) werden keine Treffer angezeigt, obwohl die Rechnungen vorhanden sind.

Ursachen:

• Die Rechnung wurde gerade importiert und der Suchindex ist noch nicht aktualisiert.
• Fehlschreibung im Suchtext
• Der Absender wurde nicht korrekt erfasst

Lösungsschritte:

1. Warten Sie einige Sekunden und versuchen Sie die Suche erneut.
2. Laden Sie die Seite neu, um den Suchindex zu aktualisieren.
3. Versuchen Sie, mit verschiedenen Suchbegriffen zu suchen (z. B. nur Firmennamen statt vollständiger Adresse).
4. Überprüfen Sie die Schreibweise der Suchbegriffe.

Rechnung mit mehreren Anhängen wird nicht verarbeitet

Symptom: Ein E-Mail-Eingang mit mehreren Anhängen wird nicht korrekt verarbeitet oder es ist unklar, welcher Anhang die Rechnung ist.

Ursachen:

• Das System kann nicht automatisch erkennen, welcher Anhang die eigentliche Rechnung ist
• Mehrere Rechnungen in einer E-Mail werden einzeln verarbeitet

Lösungsschritte:

1. Laden Sie Rechnungen einzeln hoch, wenn möglich.
2. Versenden Sie Rechnungen einzeln per E-Mail statt mehrere Rechnungen in einer E-Mail.
3. Benennen Sie Anhänge klar (z. B. "Rechnung_2024_001.pdf"), damit sie leichter zu identifizieren sind.

Rechnungsstatus überprüfen

Sie können den aktuellen Verarbeitungsstatus einer Rechnung überprüfen durch:

1. Im Dashboard: Öffnen Sie die Rechnungsdetails und prüfen Sie den angezeigten Status.
2. Durch Neuladen: Laden Sie die Seite neu, um den aktuellsten Status zu sehen.
3. Per API: Wenn Sie die API verwenden, können Sie den Rechnungsstatus über den entsprechenden Endpunkt abfragen.

Wann ist professioneller Support erforderlich?

Kontaktieren Sie den Support, wenn:

• Eine Rechnung über Stunden hinweg nicht als PDF verfügbar ist
• Eingangsrechnungen regelmäßig nicht ankommen
• XRechnung-Importe konsistent fehlschlagen
• Anhänge systematisch verloren gehen
• Berechtigungsfehler beim Upload auftreten

Halten Sie in diesen Fällen bereit:

• Die Rechnungs-ID oder Faktoora-ID
• Zeitstempel, wann das Problem aufgetreten ist
• Fehlermeldungen im Wortlaut
• Die problematische Datei (falls relevant)