EN 16931 eenvoudig uitgelegd: de norm voor de e-factuur
EN 16931 is de Europese norm voor elektronische facturen. Ze legt vast welke gegevens een e-factuur bevat, hoe die gegevens heten en in welke XML-syntaxen ze mogen worden overgedragen. XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X en Peppol BIS Billing 3.0 bouwen allemaal voort op deze norm, en de Duitse btw-wet, het Umsatzsteuergesetz, verwijst voor de e-factuur uitdrukkelijk naar haar.
Dit artikel legt de norm zelf uit. Welke landen tegen wanneer een verplichting tot e-facturering invoeren, leest u in het artikel E-factuur EU 2026: ViDA en verplichtingen per land.
Wat is de norm EN 16931?
De EN 16931 is door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) opgesteld in de technische commissie CEN/TC 434. De opdracht daarvoor kwam van EU-richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten. De richtlijn verplicht aanbestedende diensten in de EU om e-facturen volgens deze norm te accepteren: sinds april 2019 op centraal niveau en sinds april 2020 op regionaal en gemeentelijk niveau.
De norm had vanaf het begin één doel: een factuur uit het ene land moet in elke andere lidstaat zonder individuele afspraken machinaal verwerkt kunnen worden. Daarvoor scheidt ze twee niveaus:
- Semantiek: welke informatie een factuur bevat en wat die betekent
- Syntaxis: hoe die informatie technisch in een bestand wordt weergegeven
Uit welke delen bestaat de EN 16931?
De norm is een familie van meerdere documenten. Alleen deel 1 is als Europese norm juridisch bindend; de overige zijn technische specificaties (TS) of technische rapporten (TR):
| Deel | Inhoud |
|---|---|
| EN 16931-1 | Semantisch datamodel van de kernelementen van een e-factuur |
| CEN/TS 16931-2 | Lijst van syntaxen die conform EN 16931 zijn |
| CEN/TS 16931-3-1 t/m 3-4 | Methodiek en syntaxkoppelingen aan UBL 2.1, UN/CEFACT CII en UN/EDIFACT |
| CEN/TR 16931-4 | Richtlijn voor interoperabiliteit op transmissieniveau |
| CEN/TR 16931-5 | Richtlijn voor branche- en landspecifieke uitbreidingen |
| CEN/TR 16931-6 | Resultaten van de praktijktest van de norm |
Voor facturen aan overheidsopdrachtgevers heeft de Europese Commissie twee syntaxen vastgelegd: UBL 2.1 (Universal Business Language) en UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide zijn XML-formaten. Een XRechnung bestaat daarom in beide varianten; ZUGFeRD en Factur-X gebruiken CII, Peppol BIS Billing 3.0 gebruikt UBL.
Het semantische datamodel
Het hart van de norm is het datamodel in deel 1. Het beschrijft elk factuurgegeven als Business Term (BT) en bundelt samenhangende gegevens in Business Groups (BG). Enkele voorbeelden:
| Code | Betekenis |
|---|---|
| BT-1 | Factuurnummer |
| BT-2 | Factuurdatum |
| BT-3 | Factuurtype, bijvoorbeeld 380 voor factuur |
| BT-10 | Kopersreferentie, in Duitsland bij overheidsinstanties de Leitweg-ID |
| BT-31 | Btw-identificatienummer van de verkoper |
| BT-112 | Totaalbedrag van de factuur inclusief btw |
| BG-25 | Factuurregel |
Elk gegeven heeft een vastgelegde kardinaliteit: het is verplicht, optioneel of mag meerdere keren voorkomen. Daarbij komen bedrijfsregels zoals "De som van de regelbedragen moet gelijk zijn aan het nettobedrag". Deze regels kunnen automatisch worden gecontroleerd. Dat is precies wat er gebeurt wanneer software een factuur vóór verzending valideert. Een overzicht van de velden aan de hand van het Duitse voorbeeld biedt het artikel Alle velden van de XRechnung.
CIUS en extensies: hoe nationale formaten ontstaan
De norm dekt de gegevens af die in de meeste facturen nodig zijn. Voor wensen van landen of branches voorziet ze in twee mechanismen:
- CIUS (Core Invoice Usage Specification): een specificatie die de norm beperkt of concretiseert, bijvoorbeeld door optionele velden verplicht te maken. Elke CIUS-conforme factuur is ook normconform. Voorbeelden zijn de XRechnung in Duitsland en Peppol BIS Billing 3.0.
- Extensie: een uitbreiding met extra velden die de norm niet kent. Een factuur met extensie is niet meer automatisch door elke ontvanger te verwerken. Een voorbeeld is het ZUGFeRD-profiel EXTENDED.
Bij ZUGFeRD en Factur-X hangt de normconformiteit af van het profiel. De profielen EN 16931, EXTENDED en XRECHNUNG voldoen aan de eisen voor een e-factuur. De profielen MINIMUM en BASIC WL bevatten daarentegen niet alle verplichte gegevens en gelden volgens het BMF (Duits federaal ministerie van Financiën) niet als e-factuur. Welk formaat bij u past, legt het artikel ZUGFeRD of XRechnung uit.
Welke rol speelt EN 16931 in Duitsland?
Sinds 1 januari 2025 definieert § 14 UStG (Duitse btw-wet) de e-factuur als een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat aan de EN 16931 voldoet. Als alternatief kunnen factuurafzender en ontvanger een ander formaat afspreken, mits de voor de btw vereiste gegevens daaruit juist en volledig in een normconform formaat kunnen worden geëxtraheerd.
In de praktijk betekent dat:
- Sinds 2025 moeten alle bedrijven normconforme e-facturen kunnen ontvangen.
- Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar ze in het B2B-verkeer verzenden, vanaf 1 januari 2028 alle bedrijven.
- Een pdf-factuur is geen e-factuur, ook niet als ze elektronisch wordt verstuurd.
EN 16931-1:2026: wat er is veranderd
De oorspronkelijke norm uit 2017 was vooral gericht op facturen aan overheidsinstanties. Met het oog op de B2B-verplichtingen in veel landen en op ViDA heeft CEN deel 1 herzien. De nieuwe versie is volgens de Europese Commissie in mei 2026 gepubliceerd; de versie uit 2017 is daarmee formeel ingetrokken. Facturen volgens de oude versie blijven gedurende een overgangsperiode toegestaan.
De herziening voegt vooral gegevens toe die in het B2B-verkeer en voor de toekomstige digitale meldplichten nodig zijn. Vanaf 1 juli 2030 moeten grensoverschrijdende B2B-facturen in de EU als e-factuur volgens de Europese norm worden uitgereikt. Nationale formaten zoals XRechnung en ZUGFeRD worden stapsgewijs aan de nieuwe versie aangepast. Let erop dat uw factuursoftware deze updates meemaakt.
Hoe faktoora met EN 16931 werkt
faktoora maakt e-facturen aan als XRechnung, ZUGFeRD en Factur-X en controleert ze vóór verzending aan de hand van de regels van de EN 16931. Voor ontvangers in het buitenland zet faktoora de factuur om in het daar vereiste formaat; meer daarover op de pagina E-facturering in Europa.
Veelgestelde vragen
Wat is EN 16931, eenvoudig uitgelegd?
De EN 16931 is de Europese norm die de inhoud van een e-factuur vastlegt. Ze definieert een gemeenschappelijk datamodel met verplichte en optionele velden en staat overdracht toe in de XML-syntaxen UBL en CII.
Is de XRechnung hetzelfde als EN 16931?
Nee. De XRechnung is een Duitse concretisering (CIUS) van de norm. Elke geldige XRechnung is normconform, maar heeft extra verplichte velden, bijvoorbeeld de kopersreferentie.
Is ZUGFeRD conform EN 16931?
Dat hangt af van het profiel. De profielen EN 16931, EXTENDED en XRECHNUNG voldoen aan de eisen voor een e-factuur, de profielen MINIMUM en BASIC WL niet.
Moet ik vanwege EN 16931-1:2026 nu iets veranderen?
Niet meteen. De huidige versie blijft gedurende een overgangsperiode toegestaan. Belangrijk is dat uw softwareleverancier de aangepaste formaten doorvoert zodra XRechnung, ZUGFeRD en Peppol BIS volgen.
Bronnen
- Europese Commissie: Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing
- § 14 UStG, gesetze-im-internet.de
- Europese Commissie: VAT in the Digital Age (ViDA)