E-factuur EU 2026: ViDA en verplichtingen per land
De e-factuur wordt in de EU in twee stappen de norm: sinds 2025 mogen alle lidstaten een nationale e-factuurplicht invoeren, en vanaf 1 juli 2030 geldt met ViDA voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU een uniforme e-factuur- en meldplicht. Tot die tijd ontstaan in veel landen eigen verplichtingen met verschillende platforms en termijnen. België, Polen, Kroatië en Griekenland zijn in 2026 al overgestapt; Frankrijk is in september 2026 gestart.
Dit artikel zet op een rij wat de EU heeft besloten, welke landen wat eisen en wat dat betekent voor Duitse bedrijven met klanten in het buitenland. Concrete boetes per land vat het artikel E-facturering in de EU: termijnen en sancties per land samen.
ViDA: wat de EU heeft besloten
Het pakket "VAT in the Digital Age" (ViDA) is de grootste hervorming van het Europese btw-stelsel in jaren. De Raad van de EU heeft het op 11 maart 2025 aangenomen, op 25 maart 2025 is het in het Publicatieblad verschenen en op 14 april 2025 is het in werking getreden. De Europese Commissie verwacht dat ViDA btw-fraude met tot 11 miljard euro per jaar vermindert.
ViDA heeft drie pijlers: digitale meldplichten met e-factuur, nieuwe regels voor de platformeconomie en een uniforme btw-registratie. Voor de e-factuur zijn deze data belangrijk:
| Datum | Wat er verandert |
|---|---|
| 14 april 2025 | Lidstaten mogen een binnenlandse e-factuurplicht invoeren zonder eerst een speciale toestemming van de EU te vragen. |
| 1 juli 2028 | Nieuwe regels voor platforms bij kortetermijnverhuur en personenvervoer en uitbreidingen van de uniforme registratie. |
| 1 juli 2030 | Digitale meldplichten (Digital Reporting Requirements) voor grensoverschrijdende B2B-transacties in de EU. De factuur moet daarvoor een e-factuur volgens EN 16931 zijn. |
| 1 januari 2035 | Uiterste datum waarop landen met eigen nationale meldsystemen die aan het EU-model moeten aanpassen. |
Belangrijk voor de duiding: ViDA creëert geen uniforme nationale e-factuurplicht voor binnenlandse transacties. De EU geeft het kader, de lidstaten beslissen over tijdstip, platform en details. Daarom ziet het landschap er tot 2030 zeer verschillend uit.
EN 16931 als gemeenschappelijke noemer
De technische basis blijft de Europese norm EN 16931. Die legt vast welke gegevens een e-factuur bevat en in welke syntaxen ze kan worden uitgewisseld. In mei 2026 is een herziene versie van EN 16931-1 verschenen, die vooral B2B-eisen en de toekomstige meldplichten beter afdekt. De versie uit 2017 is daarmee formeel ingetrokken, maar blijft volgens de Europese Commissie gedurende een overgangsperiode toegestaan. Wat de norm precies regelt, legt het artikel EN 16931 eenvoudig uitgelegd uit.
De belangrijkste verplichtingen per land in één overzicht
Stand: 28 september 2026. Het overzicht richt zich op binnenlandse B2B-verplichtingen die Duitse bedrijven met dochterondernemingen, vestigingen of registraties in deze landen kunnen raken.
| Land | Status | Verzending |
|---|---|---|
| Duitsland | Ontvangst sinds 1-1-2025, verzending vanaf 1-1-2027 (omzet voorgaand jaar boven 800.000 €), vanaf 1-1-2028 voor iedereen | Vrij te kiezen, bijv. e-mail of Peppol |
| België | B2B-plicht sinds 1-1-2026 | Peppol |
| Polen | KSeF-plicht sinds 1-2-2026 resp. 1-4-2026 | Centraal platform KSeF |
| Kroatië | B2B-plicht sinds 1-1-2026 | Erkende aanbieders, daarnaast melding aan de belastingdienst |
| Griekenland | Grote bedrijven sinds 2-3-2026, alle overige sinds 1-10-2026 | Erkende aanbieders, koppeling met myDATA |
| Frankrijk | Ontvangst voor iedereen en verzending voor grote en middelgrote bedrijven sinds 1-9-2026, verzending voor het mkb vanaf 1-9-2027 | Plateformes Agréées (PA) |
| Italië | Verplicht sinds 2019 | Centraal platform SDI |
| Spanje | B2B-plicht aangenomen, start naar verwachting vanaf oktober 2027 | Nog niet definitief, daarnaast VeriFactu |
| Luxemburg | B2G-plicht, B2B vanaf 2028 gepland | Peppol |
België
Sinds 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige bedrijven in België onderling gestructureerde e-facturen gebruiken. Het standaardkanaal is het Peppol-netwerk met het formaat Peppol BIS Billing 3.0. In de eerste drie maanden van 2026 gold een tolerantieperiode, die eind maart is afgelopen. Wie aan Belgische bedrijven factureert, heeft daarmee in de praktijk een Peppol-aansluiting nodig.
Polen
Polen zet in op het centrale platform KSeF (Krajowy System e-Faktur). Elke factuur wordt daar geüpload en pas daarmee juridisch geldig. De plicht geldt sinds 1 februari 2026 voor bedrijven met meer dan 200 miljoen PLN omzet in 2024 en sinds 1 april 2026 voor alle overige. Microbedrijven met lage maandelijkse omzetten hebben tot eind 2026 de tijd. Boetes waren oorspronkelijk vanaf 2027 voorzien. In september 2026 heeft het ministerie van Financiën aangekondigd ze uit te stellen tot 2028. Het wetgevingsproces daarvoor loopt nog.
Frankrijk
Frankrijk is op 1 september 2026 met de hervorming gestart. Sindsdien moeten alle bedrijven e-facturen kunnen ontvangen; grote en middelgrote bedrijven moeten ze ook verzenden. Kleine en microbedrijven volgen op 1 september 2027. Facturen lopen via erkende platforms, de Plateformes Agréées (PA, voorheen PDP genoemd). Daarnaast geldt een e-reporting voor transacties die niet onder de e-factuurplicht vallen, zoals B2C of grensoverschrijdende transacties. Gangbare formaten zijn Factur-X, UBL en CII.
Italië
Italië is sinds 2019 koploper met een alomvattende e-factuurplicht. Alle facturen lopen via het centrale platform Sistema di Interscambio (SDI) in het nationale XML-formaat FatturaPA.
Spanje
In Spanje lopen twee projecten parallel. VeriFactu verplicht factuursoftware tot fraudebestendige registraties en geldt vanaf 1 januari 2027 voor bedrijven die vennootschapsbelasting betalen en vanaf 1 juli 2027 voor alle overige. Details in het artikel VeriFactu in Spanje. Daarnaast heeft Spanje met het Real Decreto 238/2026 in maart 2026 de B2B-e-factuurplicht aangenomen. De termijnen hangen af van een ministeriële regeling die nog niet definitief is gepubliceerd. Volgens het ontwerp begint de plicht op 1 oktober 2027 voor bedrijven met meer dan 8 miljoen euro omzet en op 1 oktober 2028 voor alle overige.
Kroatië en Griekenland
Kroatië eist sinds 1 januari 2026 e-facturen tussen binnenlandse bedrijven en combineert die met een melding aan de belastingdienst (Fiskalizacija 2.0). Griekenland heeft de B2B-plicht voor grote bedrijven met meer dan 1 miljoen euro omzet in 2023 per 2 maart 2026 ingevoerd; alle overige bedrijven volgen sinds 1 oktober 2026.
Luxemburg
Luxemburg eist al enkele jaren e-facturen aan overheidsopdrachtgevers. De plicht is gefaseerd ingevoerd en geldt sinds 18 maart 2023 ook voor kleine en nieuw opgerichte bedrijven. Facturen moeten voldoen aan EN 16931 en worden in UBL of CII verzonden, doorgaans via Peppol.
Voor het B2B-verkeer heeft de regering in juli 2026 wetsontwerp nr. 8815 ingediend. Volgens dat ontwerp moeten vanaf 1 januari 2028 alle bedrijven e-facturen kunnen ontvangen, vanaf 1 juli 2028 grote en middelgrote bedrijven ze verzenden en vanaf 1 januari 2029 alle overige. Technisch bouwt het ontwerp voort op Peppol en EN 16931. Het ontwerp moet nog door het parlement worden aangenomen.
Wat dit betekent voor Duitse bedrijven
Voor facturen aan klanten in Duitsland gelden de Duitse regels. De buitenlandse verplichtingen raken u vooral als u in het betreffende land een dochteronderneming, een vestiging of een btw-registratie heeft, of als uw buitenlandse klanten bepaalde kanalen verwachten, zoals Peppol of een nationaal platform. Uiterlijk vanaf juli 2030 komt daar met ViDA de plicht voor grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU bij.
Vijf stappen ter voorbereiding
- Landenlijst opstellen: zet op een rij naar welke landen u factureert en waar u geregistreerd bent. Noteer per land de verplichting, de ingangsdatum, het formaat en het kanaal.
- Factuurgegevens normconform maken: alle verplichtingen bouwen voort op EN 16931. Stamgegevens zoals btw-identificatienummer, adressen en btw-categorieën moeten volledig in het ERP staan.
- Kanalen bundelen: Peppol dekt België, Luxemburg en veel overheden af. Voor Italië, Polen of Frankrijk heeft u de koppeling met het betreffende platform nodig. Een aanbieder die meerdere kanalen vanuit dezelfde factuurgegevens bedient, bespaart u eigen formaatlogica.
- Vóór verzending valideren: een in Duitsland correcte XRechnung kan in het buitenland stuklopen op nationale verplichte velden. Test elk doelland voordat u live gaat.
- Ontwikkelingen volgen: termijnen schuiven regelmatig op, recent nog in Griekenland, Polen en Spanje. Leg vast wie in het bedrijf de wijzigingen bijhoudt.
faktoora maakt e-facturen aan in de belangrijkste Europese formaten en netwerken en verzendt ze, waaronder XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA, KSeF, VeriFactu en Peppol. Een overzicht biedt de pagina E-facturering in Europa.
Veelgestelde vragen
Is ViDA al aangenomen?
Ja. De Raad van de EU heeft het ViDA-pakket op 11 maart 2025 aangenomen; het is op 14 april 2025 in werking getreden. De verplichtingen voor e-factuur en digitale melding bij grensoverschrijdende B2B-transacties gelden vanaf 1 juli 2030.
Geldt vanaf 2030 een EU-brede e-factuurplicht voor alle facturen?
Nee. ViDA schrijft de e-factuur vanaf juli 2030 voor bij grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Voor binnenlandse transacties beslist nog steeds elke lidstaat zelf.
Welke landen hebben in 2026 een B2B-e-factuurplicht ingevoerd?
België, Kroatië, Polen en Griekenland, en Frankrijk in een eerste stap vanaf september 2026. Italië heeft zijn verplichting al sinds 2019; Duitsland eist sinds 2025 de ontvangst.
Heb ik voor België een Peppol-aansluiting nodig?
Als u in het kader van de Belgische verplichting aan Belgische bedrijven factureert, in de praktijk wel. Peppol is daar het standaardkanaal voor B2B-facturen.
Bronnen
- Europese Commissie: VAT in the Digital Age (ViDA)
- Europese Commissie: Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing
- België, FOD Financiën: E-Facturation
- Spanje, BOE: Real Decreto-ley 15/2025
- KPMG: Greece: Implementation of mandatory e-invoicing postponed
- VATupdate: Luxembourg proposes phased mandatory domestic B2B e-invoicing
Dit artikel dient ter algemene informatie en vervangt geen fiscaal of juridisch advies.