Leitweg-ID: opbouw, voorbeeld en waar u haar vindt
De Leitweg-ID is het elektronische adres van een publieke factuurontvanger in Duitsland. Ze staat in de XRechnung in het veld BT-10 (kopersreferentie) en zorgt ervoor dat de factuur bij de juiste instantie en daar bij de juiste afdeling aankomt. Ze bestaat uit een grove adressering, een optionele fijne adressering en twee controlecijfers, bijvoorbeeld 991-33333TEST-33. De Leitweg-ID krijgt u van de opdrachtgever, doorgaans samen met de opdracht.
Wat is een Leitweg-ID?
De Duitse federale overheid en de deelstaten hebben een uniform formaat afgesproken waarmee elke bestuurseenheid elektronisch kan worden geadresseerd. De Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, coördinatiepunt voor IT-standaarden) beschrijft het in de formaatspecificatie voor de Leitweg-ID, momenteel in versie 2.0.2. De platforms voor inkomende facturen sturen binnenkomende facturen aan de hand van de Leitweg-ID door naar de factuurverwerkingssystemen van de instanties.
In de EN 16931 is de kopersreferentie (BT-10) optioneel. De XRechnung maakt haar verplicht voor facturen aan overheidsopdrachtgevers, en precies daar staat de Leitweg-ID. Sinds 2019 is de Leitweg-ID bovendien internationaal geregistreerd als identificatieschema met de code 0204. Daarom kan ze ook als Peppol-ID worden gebruikt.
Belangrijk voor bedrijven: als factuurafzender heeft u geen eigen Leitweg-ID nodig, ook niet voor de e-factuurplicht tussen bedrijven. De Leitweg-ID adresseert alleen ontvangers bij de overheid.
Opbouw van de Leitweg-ID
De Leitweg-ID bestaat uit drie onderdelen, gescheiden door koppeltekens:
| Onderdeel | Verplicht | Lengte | Inhoud |
|---|---|---|---|
| Grove adressering | ja | 2 tot 12 cijfers | federale overheid of deelstaat, optioneel regio, district, gemeente |
| Fijne adressering | nee | tot 30 tekens | letters A tot Z en cijfers, vrij bepaald door federale overheid of deelstaat |
| Controlecijfers | ja | 2 cijfers | berekend volgens Modulo 97-10 |
In totaal is een Leitweg-ID tussen 5 en 46 tekens lang.
Grove adressering
De grove adressering volgt de officiële Duitse regiocode (amtlicher Regionalschlüssel). De eerste twee cijfers staan voor de deelstaat of de federale overheid:
- 01 Sleeswijk-Holstein, 02 Hamburg, 03 Nedersaksen, 04 Bremen
- 05 Noordrijn-Westfalen, 06 Hessen, 07 Rijnland-Palts, 08 Baden-Württemberg
- 09 Beieren, 10 Saarland, 11 Berlijn, 12 Brandenburg
- 13 Mecklenburg-Voor-Pommeren, 14 Saksen, 15 Saksen-Anhalt, 16 Thüringen
- 99 federale overheid
Daarna kunnen een cijfer voor het regeringsdistrict (bij de federale overheid een ordeningscijfer), twee cijfers voor het district en drie, vier of zeven cijfers voor gemeenteverband en gemeente volgen.
Fijne adressering
De fijne adressering is optioneel en onderscheidt afdelingen binnen een instantie, bijvoorbeeld afdelingen met een eigen factuurverwerking. Ze bestaat uit maximaal 30 letters en cijfers. Hoofdletters en kleine letters maken geen verschil. Hoe ze is opgebouwd, bepaalt de federale overheid of elke deelstaat zelf.
Controlecijfers
De controlecijfers bestaan uit twee cijfers en worden, net als bij de IBAN, volgens ISO/IEC 7064 (Modulo 97-10) berekend uit grove en fijne adressering. Ze sporen tikfouten op voordat een factuur in het niets verdwijnt.
Leitweg-ID: voorbeelden
| Leitweg-ID | Betekenis |
|---|---|
| 04011000-1234512345-06 | Voorbeeld uit de KoSIT-specificatie: Bremen, fijne adressering 1234512345 |
| 991-33333TEST-33 | Voorbeeld van de federale overheid voor een instantie van de directe federale overheid |
| 992-90009-96 | Leitweg-ID van de Deutsche Bahn voor alle DB-vennootschappen |
Zo berekent de KoSIT de controlecijfers voor het eerste voorbeeld:
- Grove adressering overnemen: 04011000
- Fijne adressering zonder koppelteken toevoegen: 1234512345. Letters zouden door getallen worden vervangen, A = 10, B = 11 tot Z = 35.
- Twee nullen toevoegen: 04011000123451234500
- Delen door 97: de rest is 92.
- Rest aftrekken van 98: 98 min 92 geeft controlecijfers 06.
Ter controle rekent u de volledige ID zonder koppeltekens modulo 97. Is de rest 1, dan is de Leitweg-ID syntactisch geldig. Of ze ook bij een platform is geregistreerd, vertellen de controlecijfers niet.
Wat betekenen 991, 992 en 993?
Bij ontvangers van de federale overheid laat de grove adressering zien hoe facturen in ontvangst worden genomen:
- 991: directe federale overheid of constitutioneel orgaan, ontvangst via de OZG-RE
- 992: indirecte federale overheid, ontvangst via de OZG-RE
- 993: indirecte federale overheid met een eigen oplossing buiten de OZG-RE
Er is een bekende uitzondering: de Deutsche Bahn gebruikt 992-90009-96, maar is niet aangesloten op de OZG-RE. Facturen aan de DB gaan per e-mail of via Peppol, zie XRechnung aan de Deutsche Bahn: vereisten. Hoe u naar de OZG-RE verstuurt, legt het artikel ZRE en OZG-RE: XRechnung naar de Duitse federale overheid sturen uit.
Leitweg-ID vinden: zo komt u aan de juiste ID
- Opdracht of bestelling controleren: overheidsopdrachtgevers zijn verplicht u de Leitweg-ID in het inkoop- of aanbestedingsproces mee te delen. Ze staat meestal in de bestelling, het contract of de opdrachtbrief.
- Navragen bij de opdrachtgever: ontbreekt de ID, vraag dan uw contactpersoon of de factuurafdeling van de instantie.
- Het register van de OZG-RE gebruiken: in de webinvoer van de OZG-RE staat een register van de aangesloten Leitweg-ID's. Gebruik toch de ID uit de opdracht, want een instantie kan meerdere Leitweg-ID's voor verschillende onderdelen hebben.
- Bij instanties van de deelstaten: de uitgevende instanties van de deelstaten vermeldt de KoSIT in haar overzicht van de implementatiestand per deelstaat.
Is uw klant een particulier bedrijf? Dan is er doorgaans geen Leitweg-ID. Het veld blijft leeg of bevat een referentie die de klant voorschrijft, bijvoorbeeld een leveranciersnummer.
Waar hoort de Leitweg-ID in de XRechnung?
De Leitweg-ID hoort uitsluitend in BT-10, de kopersreferentie (in de syntaxis BuyerReference). Het bestelnummer hoort in BT-13, een projectnummer in BT-11. Bij verzending via Peppol staat de Leitweg-ID twee keer: als ontvanger-ID met prefix, bijvoorbeeld 0204:991-33333TEST-33, en daarnaast in BT-10 van de factuur. Ontbreekt ze in BT-10, dan weigert de OZG-RE de factuur.
Typische fouten met de Leitweg-ID
- Koppeltekens op de verkeerde plaats of spaties vóór of achter de ID. Volgens de federale overheid is dat een veelvoorkomende oorzaak van de melding "Leitweg-ID ist nicht valide" (Leitweg-ID is niet geldig).
- Bestelnummer in BT-10 in plaats van in BT-13. De factuur kan dan niet worden toegewezen.
- Verkeerde ID van een instantie met meerdere Leitweg-ID's, bijvoorbeeld uit een oude opdracht of van een ander onderdeel.
- Zelf een Leitweg-ID bedacht, hoewel de ontvanger er geen heeft toegekend.
- Tikfout in de controlecijfers. De modulo-97-proef brengt die aan het licht.
- Leitweg-ID alleen in de Peppol-envelop, maar niet in BT-10.
Wordt een correct ingevoerde ID toch geweigerd, overleg dan met de opdrachtgever. Die kan het probleem doorgeven aan de bevoegde instantie, bij de federale overheid aan het Zentrale Finanzwesen des Bundes (centrale financiële dienst van de federale overheid). Andere afwijzingsredenen rond de kopersreferentie beschrijft het artikel XRechnung geweigerd: Leitweg-ID en kopersreferentie.
Afbakening: DUNS-nummer, X.400 en ZUGFeRD
Rond de Leitweg-ID duiken vaak begrippen op die iets anders betekenen.
DUNS-nummer
Het DUNS-nummer is een bedrijfsidentificatie van negen cijfers van Dun & Bradstreet. Het identificeert bedrijven in leveranciersstamgegevens en internationale zakenrelaties. Het is geen fiscaal nummer en geen adres voor e-facturen aan overheidsinstanties. In BT-10 heeft het niets te zoeken.
X.400
X.400 is een oudere standaard voor berichttransport, die vroeger vooral bij overheden en grote organisaties werd gebruikt. Hij beschrijft het transportkanaal, niet het factuurformaat. Voor facturen aan de federale overheid speelt hij geen rol meer: de OZG-RE neemt facturen in ontvangst via webinvoer, upload, e-mail en Peppol.
ZUGFeRD
ZUGFeRD is een hybride factuurformaat uit pdf en ingesloten XML. Voor de federale overheid zijn naast de XRechnung ook andere formaten toegestaan, als ze voldoen aan EN 16931 en de E-Rechnungsverordnung (federaal besluit over e-facturering), bijvoorbeeld ZUGFeRD 2.2.0 in het profiel XRECHNUNG als zuiver XML-bestand. Ook dan hoort de Leitweg-ID in BT-10.
Leitweg-ID in faktoora
Bij het aanmaken van een factuur in faktoora vraagt het invoerscherm om de Leitweg-ID en schrijft die in het daarvoor bestemde referentieveld. Elke factuur wordt vóór verzending gevalideerd tegen EN 16931 en XRechnung. Meer daarover op de pagina E-facturen aanmaken.
Veelgestelde vragen
Wat is een Leitweg-ID?
Het elektronische adres van een publieke factuurontvanger. Ze staat in de XRechnung in het veld BT-10 en leidt de factuur naar de juiste afdeling bij de overheid.
Waar vind ik de Leitweg-ID?
In de opdracht, bestelling of het contract van de overheidsopdrachtgever. Ontbreekt ze, vraag dan uw contactpersoon. Het register in de OZG-RE helpt bij de oriëntatie, maar maatgevend is de ID uit de opdracht.
Heb ik als bedrijf een eigen Leitweg-ID nodig?
Nee. Factuurafzenders hebben geen Leitweg-ID nodig, ook niet voor de e-factuurplicht in het B2B-verkeer.
Wat is een DUNS-nummer?
Een bedrijfsidentificatie van negen cijfers van Dun & Bradstreet voor stamgegevens. Het vervangt noch de Leitweg-ID noch een Peppol-ID.
Is X.400 een e-factuurformaat?
Nee. X.400 is een transportstandaard. Het factuurformaat is bijvoorbeeld XRechnung of ZUGFeRD.