XRechnungen afgewezen: Leitweg-ID en referentie van de koper

Referentie van de koper, Leitweg-ID en orderreferentie onderscheiden

Deze begrippen worden vaak door elkaar gehaald, maar betekenen niet hetzelfde:

• Referentie van de koper (BT-10): een kenmerk dat de ontvanger toekent voor zijn interne verwerking. Bij Duitse publieke opdrachtgevers is dit precies de Leitweg-ID (het routeringsnummer van de overheidsinstantie). In het datamodel is dit het veld buyerReference.buyerReferenceId.
• Orderreferentie (BT-13): het bestel- of ordernummer van de koper, zodat hij de factuur aan zijn bestelling kan koppelen. In het datamodel buyerReference.IssuerAssignedID. Dit is niet de Leitweg-ID.

De Leitweg-ID is dus geen apart veld naast de referentie van de koper, maar de waarde die publieke opdrachtgevers in de referentie van de koper laten invullen.

Wanneer is de Leitweg-ID vereist?

De Leitweg-ID is niet strikt verplicht. faktoora controleert of bij een XRechnung minstens één van de volgende velden aanwezig is:

• Leitweg-ID / referentie van de koper (BT-10)
• E-mailadres van de ontvanger
• Contactpersoon van de ontvanger met e-mailadres
• PEPPOL-ID van de ontvanger

Zolang u een geldig e-mailadres van de ontvanger hebt opgeslagen, is de Leitweg-ID dus niet vereist.

Wat te doen als de ontvanger geen Leitweg-ID heeft?

Als de ontvanger van de factuur geen Leitweg-ID heeft (meestal bij private bedrijven), hoeft u geen Leitweg-ID in te vullen. Het volstaat als u het e-mailadres of de PEPPOL-ID van de ontvanger in de XRechnung vermeldt.

Het veld "Leitweg-ID" of "Referentie van de koper" in faktoora blijft in dat geval leeg.

Welke waarde vul ik waar in?

Vraag bij twijfel aan de ontvanger welk kenmerk hij verwacht en vul het in het juiste veld in:

Een bestelnummer in de referentie van de koper zorgt er bij publieke opdrachtgevers voor dat de factuur niet kan worden toegewezen; daar hoort de Leitweg-ID in.

Veelvoorkomende redenen voor het afwijzen van XRechnungen

Afwijzing bij het aanmaken door faktoora

Als faktoora bij het aanmaken een foutmelding toont, controleer dan:

• Ontbrekende contactgegevens: zorg ervoor dat u minstens één van de volgende gegevens voor de ontvanger hebt ingevuld: e-mailadres, Leitweg-ID, PEPPOL-ID of contactpersoon met e-mailadres
• Ontbrekend of ongeldig btw-identificatienummer: als u het btw-identificatienummer van de ontvanger opgeeft, wordt dit gecontroleerd en moet het aan het verwachte formaat voldoen
• Ongeldige veldformaten: ID's en referenties moeten structureel correct zijn

Afwijzing door het platform van de ontvanger

Als faktoora de XRechnung accepteert, maar het platform van de ontvanger (Peppol-netwerk, EDI-systeem of bedrijfssysteem van de ontvanger) de factuur weigert, ligt de oorzaak buiten faktoora:

• De ontvanger past strengere regels toe dan de EU-norm EN 16931
• De Leitweg-ID of referentie van de koper is in het systeem van de ontvanger niet geregistreerd of niet geldig
• Het systeem weigert de factuur om zakelijke redenen (bijv. authenticatiefout, ontbrekende goedkeuring, record niet gevonden)

Neem in deze gevallen contact op met de ontvanger van de factuur om het volgende te verduidelijken:

• Welke Leitweg-ID of referentie verwacht hij precies?
• Is het account of het leveranciersrecord correct in zijn systemen geregistreerd?
• Welke foutmelding toont zijn systeem precies?

faktoora kan de interne eisen van andere organisaties niet voorzien; elke instelling voert haar eigen controles uit.

KoSIT-controleprotocol

Het KoSIT-controleprotocol (KoSIT-Prüfprotokoll) van de Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, de Duitse coördinatiedienst voor IT-standaarden) is een validatiesysteem voor het controleren van Duitse XRechnungen. Het controleert de naleving van nationale en Europese normen (EN 16931).

Als een ontvanger een factuur weigert met een "KoSIT-fout", betekent dit dat het bestand niet voldoet aan de verwachte structuur, bijvoorbeeld:

• Formaat- of structuurfouten in de XML
• Ontbrekende of verkeerd opgemaakte verplichte velden
• Ongeldige combinaties van waarden (bijv. belastingtarief past niet bij de belastingcategorie)

faktoora controleert XRechnungen al bij het aanmaken aan de hand van deze normen. Als u toch een KoSIT-foutmelding van de ontvanger krijgt:

1. Controleer of alle verplichte velden correct zijn ingevuld
2. Controleer de belastingcategorieën en -tarieven (zie het gedeelte hieronder)
3. Neem contact op met de ontvanger van de factuur en vraag om de exacte foutmelding
4. Neem indien nodig contact op met de support van faktoora

Belastingcategorie en belastingtarief controleren

Een veelvoorkomende foutbron is de combinatie van belastingcategorie en belastingtarief. Volgens EN 16931 gelden regels over welke tarieven bij welke categorieën passen:

• Belastingcategorie "standaard" (S): verwacht doorgaans positieve belastingtarieven (bijv. 19% of 7% in Duitsland)
• Belastingcategorie "verlaagd" (AA, AE enz.): verlaagde of speciale tarieven
• Belastingcategorie "vrijgesteld" (E): het belastingtarief moet 0% zijn

Als u bijvoorbeeld belastingcategorie "standaard" met belastingtarief 0% gebruikt, weigeren veel validators en systemen van ontvangers deze combinatie. Gebruik in plaats daarvan "vrijgesteld (E)" met 0%.

Correcties achteraf

Als u na verzending vaststelt dat gegevens onjuist waren:

• Een al aangemaakte XRechnung kan achteraf niet worden gecorrigeerd
• U moet een annuleringsfactuur (die de onjuiste factuur ongedaan maakt) en een correctiefactuur (met de juiste gegevens) aanmaken
• Beide facturen worden gedocumenteerd en kunnen worden verstuurd

Zie hierover ook: Annulering / creditnota van bestaande facturen.