XRechnungen abgewiesen: Leitweg-ID und Käuferreferenz

Häufige Gründe für Ablehnungen von XRechnungen im Zusammenhang mit Leitweg-ID und Käuferreferenz

Käuferreferenz, Leitweg-ID und Bestellreferenz unterscheiden

Diese drei Begriffe werden häufig verwechselt, meinen aber nicht dasselbe:

Käuferreferenz (BT-10) — eine Kennung, die der Empfänger für seine interne Zuordnung vergibt. Bei öffentlichen Auftraggebern ist genau das die Leitweg-ID. Im Datenmodell ist es das Feld buyerReference.buyerReferenceId.
Bestellreferenz (BT-13) — die Bestell- oder Auftragsnummer des Käufers, damit er die Rechnung seiner Bestellung zuordnen kann. Im Datenmodell buyerReference.IssuerAssignedID. Das ist nicht die Leitweg-ID.

Die Leitweg-ID ist also kein eigenes Feld neben der Käuferreferenz, sondern der Wert, den öffentliche Auftraggeber in die Käuferreferenz eintragen lassen.

Wann ist die Leitweg-ID erforderlich?

Die Leitweg-ID ist nicht zwingend erforderlich. Faktoora prüft, dass bei einer XRechnung mindestens eines der folgenden Felder vorhanden ist:

Leitweg-ID / Käuferreferenz (BT-10)
E-Mail-Adresse des Empfängers
Ansprechpartner des Empfängers mit E-Mail
PEPPOL-ID des Empfängers

Solange Sie also eine gültige E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegt haben, ist die Leitweg-ID nicht erforderlich.

Was tun, wenn der Empfänger keine Leitweg-ID hat?

Wenn der Rechnungsempfänger keine Leitweg-ID besitzt (typischerweise bei Privatunternehmen), müssen Sie keine Leitweg-ID eintragen. Es reicht aus, wenn Sie die E-Mail-Adresse oder PEPPOL-ID des Empfängers in der XRechnung angeben.

Das Feld "Leitweg-ID" oder "Käuferreferenz" in faktoora bleibt in diesem Fall leer.

Welchen Wert trage ich wo ein?

Fragen Sie im Zweifel beim Empfänger nach, welche Kennung er erwartet — und tragen Sie sie in das passende Feld ein:

Der Empfänger nennt Ihnen …	Feld in faktoora	EN 16931
eine Leitweg-ID (öffentliche Auftraggeber)	Käuferreferenz	BT-10
eine Kreditoren- oder Lieferantennummer für die interne Zuordnung	Käuferreferenz	BT-10
eine Bestell- oder Auftragsnummer	Bestellreferenz	BT-13

Eine Bestellnummer in der Käuferreferenz führt bei öffentlichen Auftraggebern dazu, dass die Rechnung nicht zugeordnet werden kann — dort gehört die Leitweg-ID hin.

Häufige Gründe für Ablehnungen von XRechnungen

Ablehnung bei der Erstellung durch faktoora

Wenn faktoora beim Erstellen eine Fehlermeldung zeigt, prüfen Sie:

Fehlende Kontaktdaten: Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine der folgenden Angaben für den Empfänger gemacht haben: E-Mail-Adresse, Leitweg-ID, PEPPOL-ID oder Ansprechpartner mit E-Mail
Fehlende oder ungültige Umsatzsteuer-ID: Wenn Sie die UST-ID des Empfängers angeben, wird diese überprüft und muss dem erwarteten Format entsprechen
Ungültige Feldformate: IDs und Referenzen müssen strukturell korrekt sein

Ablehnung durch die Empfängerplattform

Falls faktoora die XRechnung akzeptiert, aber die Empfängerplattform (Peppol-Netzwerk, EDI-System oder Geschäftssystem des Empfängers) die Rechnung ablehnt, liegt die Ursache außerhalb von faktoora:

Der Empfänger wendet strengere Regeln an als der EU-Standard EN16931
Die Leitweg-ID oder Käuferreferenz ist in dem Empfängersystem nicht registriert oder nicht gültig
Das System lehnt die Rechnung aus geschäftlichen Gründen ab (z. B. Authentifizierungsfehler, fehlende Genehmigung, Datensatz nicht gefunden)

Wenden Sie sich in diesen Fällen an den Rechnungsempfänger, um zu klären:

Welche Leitweg-ID oder Referenz erwartet er genau?
Ist das Konto oder der Lieferantendatensatz in seinen Systemen korrekt registriert?
Welche genaue Fehlermeldung zeigt sein System?

Faktoora kann die internen Anforderungen anderer Organisationen nicht vorhersehen — jede Einrichtung führt ihre eigenen Prüfungen durch.

KoSIT-Prüfprotokoll

Das KoSIT-Prüfprotokoll der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ist ein Validierungssystem zur Überprüfung deutscher XRechnungen. Es prüft die Einhaltung nationaler und europäischer Standards (EN16931).

Wenn ein Empfänger eine Rechnung mit einem "KoSIT-Fehler" ablehnt, bedeutet das, dass die Datei gegen die erwartete Struktur verstößt — zum Beispiel:

Format- oder Strukturfehler im XML
Fehlende oder falsch formatierte Pflichtfelder
Ungültige Wertekombinationen (z. B. Steuersatz passt nicht zur Steuerkategorie)

Faktoora prüft XRechnungen beim Erstellen bereits gegen diese Standards. Falls Sie dennoch eine KoSIT-Fehlermeldung vom Empfänger erhalten:

Überprüfen Sie, dass alle Pflichtfelder korrekt gefüllt sind
Validieren Sie die Steuerkategorien und -sätze (siehe Abschnitt unten)
Kontaktieren Sie den Rechnungsempfänger und bitten um die genaue Fehlermeldung
Bei Bedarf wenden Sie sich an den faktoora-Support

Steuerkategorie und Steuersatz prüfen

Eine häufige Fehlerquelle ist die Kombination von Steuerkategorie und Steuersatz. Nach EN16931 gibt es Regeln, welche Sätze zu welchen Kategorien passen:

Steuerkategorie "Standard" (S): Erwartet typischerweise positive Steuersätze (z. B. 19% oder 7% in Deutschland)
Steuerkategorie "Ermäßigt" (AA, AE, etc.): Ermäßigte oder spezielle Sätze
Steuerkategorie "Befreit" (E): Steuersatz muss 0% sein

Wenn Sie zum Beispiel Steuerkategorie "Standard" mit Steuersatz 0% verwenden, lehnen viele Validatoren und Empfängersysteme diese Kombination ab. Verwenden Sie stattdessen "Befreit (E)" mit 0%.

Nachträgliche Korrektionen

Falls Sie nach dem Versand feststellen, dass Angaben falsch waren:

Eine bereits erstellte XRechnung kann nicht nachträglich korrigiert werden
Sie müssen eine Stornorechnung (hebt die fehlerhafte Rechnung auf) und eine Korrekturrechnung (mit den richtigen Daten) erstellen
Beide Rechnungen werden dokumentiert und können versendet werden

Siehe hierzu auch: Storno und Gutschrift bei vorhandenen Rechnungen.

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