Inkomende facturen bewerken

Kan ik een al geaccepteerde inkomende factuur bewerken?

Ja, in beperkte mate. Wat u kunt bewerken, hangt af van de status van de inkomende factuur.

Status DRAFT (concept)

Zolang een inkomende factuur nog niet is geaccepteerd (status DRAFT), kunt u:

• Alle velden bewerken: bedrag, belastingen, datum, regels enz.
• De klanttoewijzing wijzigen
• Categorisering en notities aanpassen
• De vervaldatum wijzigen
• Betalingsvoorwaarden bewerken

Status ACCEPTED (geaccepteerd) of hoger

Na acceptatie zijn de wijzigingsmogelijkheden sterk beperkt:

• Bedragen en regels: kunnen meestal niet meer worden gewijzigd
• Gegevens: bepaalde gegevens zijn alleen-lezen
• Belastingen: de berekende belasting is gebaseerd op de oorspronkelijke gegevens

Beperkte wijzigingen zijn mogelijk (afhankelijk van de accountinstelling):

• Notities en categorisering
• Betalingsstatus
• Archiveringsstatus
• Projecttoewijzing

Wat te doen bij een fout in een geaccepteerde inkomende factuur?

Als u een fout ontdekt in een al geaccepteerde inkomende factuur:

Optie 1: terug naar DRAFT (indien mogelijk)

1. Open de inkomende factuur
2. Klik op "Status wijzigen" of een vergelijkbare optie
3. Zet de status terug op DRAFT
4. Corrigeer de fouten
5. Accepteer de factuur opnieuw

Voorwaarde: deze functie moet in de accountinstellingen zijn geactiveerd.

Optie 2: nieuwe factuur met gecorrigeerde gegevens

Als u de status niet kunt terugzetten:

1. Maak een nieuwe inkomende factuur aan met de gecorrigeerde gegevens
2. Markeer de oude (onjuiste) factuur als verwijderd of gearchiveerd
3. De boekhouding gebruikt alleen de nieuwe, gecorrigeerde factuur

Dit is transparant en laat een volledige documentatie achter.

Optie 3: verrekeningsfactuur

Als alleen het bedrag of de belasting onjuist was:

1. Maak een inkomende verrekeningsfactuur aan met het verschil (negatief of positief)
2. Annuleer de oorspronkelijke factuur niet, maar documenteer de correctie

Dit is goed voor de audittrail en de transparantie.

Vervaldatum achteraf wijzigen

Bij het bewerken van een geaccepteerde inkomende factuur:

• De vervaldatum kan soms worden gewijzigd (ook na acceptatie)
• Dit heeft invloed op de boekhouding en de betalingsplanning
• Sla de wijziging expliciet op

Belastingen corrigeren

Als de berekende belasting onjuist is:

• Bij status DRAFT: u kunt het belastingtarief en het bedrag direct aanpassen
• Bij status ACCEPTED: de belasting kan vaak niet achteraf worden gewijzigd zonder de factuur terug te zetten naar DRAFT

Dit is een veiligheidsmaatregel om onbedoelde wijzigingen in de boekhouding te voorkomen.

De factuur opnieuw importeren

Als u het oorspronkelijke bestand (pdf, XML, XRechnung) opnieuw wilt laten verwerken:

1. Verwijder of archiveer de onjuiste inkomende factuur
2. Upload het oorspronkelijke bestand opnieuw
3. Het OCR-/importproces maakt een nieuwe inkomende factuur aan

Dit is vooral handig als de eerste import fouten bevatte.

Bevoegdheden voor het bewerken

Om inkomende facturen te bewerken, hebt u de juiste bevoegdheden nodig:

• UPDATE_INVOICES_INCOMING of vergelijkbaar
• Mogelijk verschillende rechten afhankelijk van de status

Vraag het de beheerder van het account als u geen bewerkfunctie ziet.

Audittrail bewaren

Alle wijzigingen aan inkomende facturen worden vastgelegd in de audittrail:

• Wie heeft wat gewijzigd
• Wanneer de wijziging is aangebracht
• Welke waarden er voor en na de wijziging waren

Dit is belangrijk voor compliance en controles van facturen.