Factuurstatussen begrijpen en problemen oplossen
Uitleg over de verschillende factuurstatussen en oplossingen voor veelvoorkomende problemen bij het verwerken van facturen
Factuurstatussen begrijpen
Facturen (zowel uitgaande als inkomende facturen) doorlopen tijdens hun levenscyclus verschillende statussen. Als u deze statussen begrijpt, kunt u problemen sneller herkennen en oplossen.
Hoofdstatussen voor facturen
| Status | Betekenis | Beschrijving |
|---|---|---|
| aangemaakt | De factuur is aangemaakt | De factuur is geregistreerd of aangemaakt, maar is nog niet betaald of afgehandeld. |
| achterstallig | De factuur is achterstallig | De betalingstermijn is verstreken; de factuur is nog niet betaald. |
| betaald | De factuur is betaald | De factuur is volledig betaald. |
Asynchrone verwerking
Een belangrijk punt is dat het genereren van de pdf en andere verwerkingsstappen asynchroon verlopen. Dat betekent:
- Als u een factuur aanmaakt, wordt deze direct in de database opgeslagen.
- Het pdf-bestand wordt niet direct gegenereerd, maar op de achtergrond verwerkt.
- Tijdens deze verwerking is de factuur mogelijk nog niet te downloaden.
- Deze tussentoestand is normaal en geen fout.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
De factuur is niet als pdf beschikbaar
Symptoom: de factuur is aangemaakt, maar het pdf-bestand kan niet worden gedownload.
Oorzaak: de pdf wordt asynchroon op de achtergrond gegenereerd. Afhankelijk van de systeembelasting kan dit enkele seconden tot minuten duren.
Oplossing:
- Wacht enkele seconden en laad de pagina opnieuw.
- Probeer de pdf opnieuw te downloaden.
- Blijft het probleem na enkele minuten bestaan, controleer dan of er fouten zijn opgetreden bij het aanmaken van de factuur (zie het gedeelte "Fouten bij het genereren van de pdf").
Fouten bij het genereren van de pdf
Symptoom: de pdf kan na langere tijd nog steeds niet worden gedownload.
Veelvoorkomende oorzaken:
- Ongeldige of onvolledige factuurgegevens
- Problemen met eigen handtekeningen of afbeeldingen
- Incompatibele bestandsformaten
Stappen om het op te lossen:
- Controleer alle verplichte velden in de factuur (ontvanger, bedrag, belastingtarieven).
- Controleer of alle ingevoegde bestanden of afbeeldingen het juiste formaat hebben.
- Probeer de factuur te bewerken en opnieuw op te slaan.
- Verwijder tijdelijk alle bijlagen en probeer de pdf opnieuw te genereren.
Melding "Bestand kon niet worden geladen" in het pdf-voorbeeld
Deze melding verschijnt in het voorbeeld als er nog geen bestand is om weer te geven of als het laden is mislukt. Het betreft hetzelfde voorbeeldonderdeel dat faktoora gebruikt voor facturen en voor andere documenten (bijv. begeleidende brieven):
Stappen om het op te lossen:
- Wacht even als het document net is aangemaakt; de pdf wordt asynchroon gegenereerd (zie hierboven).
- Laad de pagina opnieuw en open het voorbeeld opnieuw.
- Blijft de melding staan, controleer dan of het document volledig is ingevuld (ontbrekende verplichte gegevens kunnen het genereren verhinderen).
Inkomende facturen verschijnen niet in het systeem
Symptoom: een ontvangen factuur (per e-mail of via upload) wordt niet in het systeem weergegeven.
Veelvoorkomende oorzaken:
- Het importproces loopt nog (asynchroon)
- Validatiefouten bij XRechnung-/ZUGFeRD-bestanden
- Ontbrekende bevoegdheden bij het uploaden
- Het e-mailadres is niet correct geconfigureerd
Stappen om het op te lossen:
- Bij uploaden: wacht tot de import is afgerond. De status wordt op de importpagina weergegeven.
- Per e-mail: controleer of het e-mailadres voor ontvangst correct is ingesteld (zie "Facturen ontvangen via uw eigen mailserver").
- Validatiefouten: als u een XRechnung uploadt en er treedt een validatiefout op, controleer dan of het XML-bestand voldoet aan de XRechnung-standaard.
- Bevoegdheden: zorg ervoor dat u de bevoegdheid hebt om inkomende facturen aan te maken.
Fouten bij het importeren van een XRechnung
Symptoom: "Validatiefout" bij het importeren van een XRechnung- of ZUGFeRD-bestand.
Oorzaken:
- Het XML-bestand voldoet niet aan de XRechnung-specificatie
- Verplichte velden ontbreken of zijn ongeldig
- Het bestand is beschadigd of wordt niet volledig geüpload
Stappen om het op te lossen:
- Controleer of het bestand echt een geldig XRechnung- of ZUGFeRD-bestand is.
- Upload het bestand opnieuw (slepen en neerzetten kan mislukken als de verbinding wordt onderbroken).
- Blijft de fout bestaan, neem dan contact op met de opsteller van de factuur en vraag om een bestand dat aan de standaard voldoet.
- Als alternatief kunt u de factuur handmatig registreren (zie "Inkomende facturen aanmaken/registreren").
Bijlagen kunnen niet worden gedownload
Symptoom: het paperclipsymbool wordt weergegeven, maar de download mislukt of het bestand is niet beschikbaar.
Oorzaken:
- De bijlage wordt nog verwerkt
- De bijlage was te groot om te uploaden (max. 75 MB per bestand)
- Opslagprobleem bij het uploaden
Stappen om het op te lossen:
- Wacht enkele seconden en probeer het opnieuw.
- Controleer de bestandsgrootte (max. 75 MB).
- Upload het bestand opnieuw als de eerste upload mogelijk is mislukt.
De zoekfunctie vindt inkomende facturen niet
Symptoom: bij het zoeken naar inkomende facturen (bijv. op afzender of factuurnummer) worden geen resultaten weergegeven, hoewel de facturen er wel zijn.
Oorzaken:
- De factuur is net geïmporteerd en de zoekindex is nog niet bijgewerkt.
- Typefout in de zoektekst
- De afzender is niet correct geregistreerd
Stappen om het op te lossen:
- Wacht enkele seconden en probeer de zoekopdracht opnieuw.
- Laad de pagina opnieuw om de zoekindex bij te werken.
- Probeer verschillende zoektermen (bijv. alleen de bedrijfsnaam in plaats van het volledige adres).
- Controleer de spelling van de zoektermen.
Een factuur met meerdere bijlagen wordt niet verwerkt
Symptoom: een binnenkomende e-mail met meerdere bijlagen wordt niet correct verwerkt, of het is onduidelijk welke bijlage de factuur is.
Oorzaken:
- Het systeem kan niet automatisch herkennen welke bijlage de eigenlijke factuur is
- Meerdere facturen in één e-mail worden afzonderlijk verwerkt
Stappen om het op te lossen:
- Upload facturen indien mogelijk afzonderlijk.
- Verstuur facturen afzonderlijk per e-mail in plaats van meerdere facturen in één e-mail.
- Geef bijlagen duidelijke namen (bijv. "Factuur_2024_001.pdf"), zodat ze makkelijker te herkennen zijn.
De factuurstatus controleren
U kunt de actuele verwerkingsstatus van een factuur als volgt controleren:
- In het dashboard: open de factuurdetails en controleer de weergegeven status.
- Door de pagina opnieuw te laden: laad de pagina opnieuw om de meest actuele status te zien.
- Via de API: als u de API gebruikt, kunt u de factuurstatus opvragen via het betreffende endpoint.
Wanneer hebt u de support nodig?
Neem contact op met de support als:
- Een factuur urenlang niet als pdf beschikbaar is
- Inkomende facturen regelmatig niet aankomen
- Imports van XRechnungen steeds mislukken
- Bijlagen stelselmatig verloren gaan
- Er fouten met bevoegdheden optreden bij het uploaden
Houd in die gevallen het volgende bij de hand:
- De factuur-ID of faktoora-ID
- Het tijdstip waarop het probleem is opgetreden
- De letterlijke foutmeldingen
- Het problematische bestand (indien relevant)
Was dit nuttig?