Inkomende facturen: import en validatie

Het importproces begrijpen

Het importeren van inkomende facturen is een asynchroon proces in meerdere stappen. Dat betekent:

1. U uploadt een bestand of ontvangt een e-mail met een factuur.
2. Het systeem accepteert het bestand direct en begint de verwerking op de achtergrond.
3. De import doorloopt meerdere verwerkingsstappen (validatie, visualisatie, gegevensextractie).
4. Na een geslaagde import kunt u de factuur bekijken en bewerken.

Dit asynchrone verloop is bewust zo gekozen: het voorkomt dat het systeem blokkeert en maakt het mogelijk grotere bestanden of grote aantallen te verwerken.

Waarden van de importstatus

Bij het importeren van een elektronische factuur worden meerdere statusindicatoren weergegeven:

Validatiestatus

De validatiestatus geeft aan of het bestand aan de standaard voldoet:

• in behandeling: de validatie loopt
• geaccepteerd: het bestand is geldig
• mislukt: het bestand voldoet niet aan de standaard (bijv. XRechnung-fout)

Visualisatiestatus

De visualisatiestatus geeft aan of het bestand naar een leesbaar formaat is geconverteerd:

• in behandeling: de conversie loopt
• geaccepteerd: het bestand is met succes geconverteerd
• mislukt: de conversie is mislukt (komt minder vaak voor; wijst op een beschadigd bestand)

Totaalstatus

De totaalstatus vat alle controles samen:

• in behandeling: minstens één controle loopt nog
• geaccepteerd: alle controles zijn geslaagd
• mislukt: minstens één controle is mislukt

Fouten bij het importeren van XRechnung

Veelvoorkomende foutmeldingen

"Validatiefout: verplichte velden ontbreken"

• In het XML-bestand ontbreken velden die volgens de XRechnung-standaard verplicht zijn
• Oplossing: controleer het bestand met een XML-validator of vraag de afzender om een gecorrigeerd bestand

"Validatiefout: ongeldige factuurdatum"

• De factuurdatum is onjuist of ligt onaannemelijk ver in de toekomst
• Oplossing: vraag de afzender de datum te corrigeren

"Validatiefout: ongeldige belastingtarieven"

• De belastingtarieven in de factuur komen niet overeen met de toegestane tarieven
• Oplossing: controleer de belastingtarieven in het bestand of registreer de factuur handmatig

"Bestand is beschadigd of niet leesbaar"

• Het bestand kon niet worden geparsed
• Oplossing: upload het bestand opnieuw; het oorspronkelijke bestand is mogelijk beschadigd

Verschil tussen een "validatiefout in de interface" en een "geldig validatierapport"

Probleem: de interface toont een validatiefout, maar het apart gedownloade validatierapport geeft aan dat het bestand geldig is.

Oorzaken:

• Dit wijst op een verschil tussen de bestandsvalidatie en de bedrijfslogica
• Het bestand kan structureel geldig zijn, maar velden bevatten die niet geschikt zijn voor de import in faktoora

Oplossing:

1. Bekijk de details van het validatierapport (bijv. waarschuwingen die als fouten worden behandeld)
2. Probeer de factuur handmatig te registreren als de automatische import mislukt
3. Neem contact op met de support en stuur het bestand en het validatierapport mee

Import van inkomende facturen per e-mail

Inkomende facturen per e-mail worden niet verwerkt

Symptoom: u hebt e-mail doorsturen ingesteld, maar er verschijnen geen facturen.

Veelvoorkomende oorzaken:

1. Het e-mailadres van faktoora is niet correct ingesteld
2. De e-mail wordt als spam herkend en verwijderd
3. De e-mail bevat meerdere bijlagen en slechts één daarvan is een factuur
4. Het doorsturen van e-mail is uitgeschakeld of verlopen

Stappen om het op te lossen:

1. Controleer in de instellingen of het doorsturen van e-mail geactiveerd is
2. Test dit door een testmail naar het faktoora-adres te sturen
3. Controleer de spammap van uw e-mailaccount
4. Zorg ervoor dat er maar één bijlage met de factuur wordt meegestuurd

Oudere, per e-mail doorgestuurde facturen worden niet automatisch verwerkt

Symptoom: facturen die lang geleden zijn doorgestuurd, verschijnen niet, of de import wordt niet opnieuw gestart.

Oorzaak: het systeem verwerkt standaard alleen nieuwe e-mails. Oudere e-mails die worden doorgestuurd, kunnen vertraging oplopen of vereisen handmatige verwerking.

Oplossing:

1. Upload oudere facturen handmatig in plaats van ze door te sturen
2. Gebruik de functie "Inkomende factuur registreren" voor de handmatige upload

Fout bij het uploaden van een XRechnung ondanks een correct bestand

Probleem: u uploadt een XRechnung die in andere systemen werkt, maar faktoora toont een fout.

Oorzaken:

• faktoora valideert mogelijk strenger dan andere systemen
• Het bestand bevat mogelijk ongedocumenteerde uitbreidingen
• De browser heeft het bestand mogelijk beschadigd geüpload (bij netwerkproblemen)

Stappen om het op te lossen:

1. Probeer het opnieuw te uploaden (browsercache legen)
2. Upload rechtstreeks, niet via slepen en neerzetten (bij netwerkproblemen)
3. Vraag de afzender om een bestand dat voldoet aan de standaard XRechnung 3.0
4. Registreer de factuur handmatig als de import steeds mislukt

Bijlagen in XRechnung

Geïntegreerde bestanden kunnen niet worden gedownload

Probleem: de XRechnung bevat ingesloten bestanden (bijv. foto's, bonnen), maar deze kunnen niet worden gedownload.

Oorzaken:

• De geïntegreerde bestanden worden mogelijk nog verwerkt
• De bestanden waren te groot en zijn bij de import ingekort
• De bestanden zijn beschadigd

Oplossing:

1. Wacht na de import enkele seconden en probeer het opnieuw
2. Upload de factuur opnieuw als de bestanden niet beschikbaar zijn
3. Vraag de afzender de bestanden apart te sturen als ze te groot zijn

Gevisualiseerde factuur als pdf downloaden

Het tabblad "Visualisatie (PDF)" in de details van een inkomende factuur toont de leesbare weergave van de factuur, ook als het oorspronkelijke bestand een puur XML-bestand (XRechnung) zonder eigen visuele lay-out was. Deze visualisatie is, ongeacht het oorspronkelijke formaat, als pdf te downloaden: open het downloadmenu in de inkomende factuur en kies "PDF". Afhankelijk van de beschikbare bestanden biedt hetzelfde menu daarnaast de XRechnung (XML), het validatierapport en eventueel de door de afzender meegeleverde originele pdf en originele XML afzonderlijk als download aan.

Fouten oplossen: checklist

Als een import mislukt, loop dan de volgende punten na:

• Is het bestand echt een XRechnung of ZUGFeRD? (bestandsextensie controleren: .xml, .ubl, .pdf)
• Zijn alle verplichte velden ingevuld? (factuurnummer, datum, bedrag, afzender, ontvanger)
• Zijn de gegevens correct ingevoerd? (geen typefouten in datumnotaties, valuta enz.)
• Is het bestand beschadigd? (probeer het bestand te openen/valideren)
• Hebt u de juiste bevoegdheid? (fout "ontbrekende bevoegdheid" → gebruikersrechten controleren)
• Is de upload volledig? (probeer het opnieuw zonder netwerkonderbreking)

Als u al deze punten hebt gecontroleerd en de fout blijft bestaan, registreer de factuur dan handmatig of neem contact op met de support.