Documentación justificativa de facturas para DB
En el caso de Deutsche Bahn, la documentación justificativa de la factura, como partes de horas, certificados de prestación o fotografías, debe incrustarse directamente en el XML de la XRechnung. El correo electrónico enviado a Deutsche Bahn solo puede contener un único archivo: la XRechnung. Se admiten hasta 200 anexos incrustados en los formatos PDF, CSV, PNG y JPEG.
Encontrará los demás requisitos de Deutsche Bahn sobre campos obligatorios y envío en el artículo XRechnung para Deutsche Bahn: requisitos.
¿Qué es la documentación justificativa de una factura?
La documentación justificativa acredita que la prestación facturada se ha realizado. Ejemplos típicos son los registros de horas, las mediciones, los albaranes, las actas de recepción o las fotografías de la mercancía. Deutsche Bahn la exige en muchos casos, en función del pedido y de la prestación. Si falta, el departamento correspondiente no puede revisar la factura. Por ello, lo mejor es aclarar ya en el momento del pedido qué justificantes espera su persona de contacto.
Las normas de Deutsche Bahn para los anexos
Según la hoja informativa de DB sobre XRechnung (versión del 13.02.2024), se aplica lo siguiente:
- Todos los anexos se incrustan en el XML de la XRechnung; no se adjuntan al correo electrónico como archivos independientes.
- Se permite exactamente un archivo por correo electrónico: la XRechnung en formato XML.
- Como máximo 200 anexos por XRechnung.
- Formatos admitidos: PDF, CSV, PNG y JPEG.
- No se admiten enlaces a archivos ni otros archivos XML.
- Los archivos incrustados no pueden contener a su vez otros anexos; por ejemplo, no se admite un PDF con archivos adjuntos.
Un correo electrónico con una XRechnung y un parte de horas adicional en PDF no cumple estos requisitos. Lo mismo ocurre con una factura que se envía además por correo postal o como PDF.
Cómo funciona técnicamente la incrustación
Para los anexos, la XRechnung prevé el grupo «documentación justificativa de la factura» (BG-24). Cada anexo recibe un identificador (BT-122) y puede llevar una descripción (BT-123). El propio archivo figura codificado en Base64 en el campo BT-125, junto con el nombre y el tipo de archivo.
Base64 aumenta el tamaño de cada archivo en aproximadamente un tercio. Así, un PDF de 3 MB ocupa unos 4 MB dentro del XML. Con muchas fotografías o justificantes escaneados, la XRechnung crece rápidamente. Esto tiene dos consecuencias:
- Reducir los archivos antes de incrustarlos: comprima las fotografías, guarde los escaneos con una resolución menor y agrupe varias páginas en un solo PDF.
- Comprobar los límites de su propio servidor de correo: muchos servidores de correo limitan el tamaño de los mensajes salientes. Si la XRechnung supera ese límite, ni siquiera llega a su destino.
Preste atención también a su carpeta «Elementos enviados». Quien envía muchas facturas de gran tamaño llena su propio buzón más rápido de lo que cabría pensar.
Diferencias con los portales de la Administración federal
Para las facturas dirigidas a autoridades federales a través de la OZG-RE rigen otras normas. Allí, además de los anexos incrustados de hasta 15 MB, también se admiten los llamados anexos de gran tamaño de hasta 200 MB en total, que se referencian mediante un enlace en BT-124. Además, se aceptan otros tipos de archivo, como XLSX. En Deutsche Bahn, en cambio, no se permiten enlaces. Puede leer más sobre los portales federales en el artículo ZRE y OZG-RE: enviar la XRechnung a la Administración federal.
Incrustar anexos con faktoora
En faktoora, usted selecciona archivos como certificados de prestación o fotografías al crear la factura. Se incrustan directamente en la factura electrónica, no como anexo suelto, tal y como exigen grandes destinatarios como Deutsche Bahn. Más información en la página Crear facturas electrónicas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo adjuntar el parte de horas como segundo archivo al correo electrónico?
No. DB solo permite exactamente un archivo por correo electrónico: la XRechnung. El parte de horas debe ir incrustado en el XML.
¿Qué formatos de archivo acepta Deutsche Bahn como anexo?
PDF, CSV, PNG y JPEG. No se admiten enlaces a archivos externos ni otros archivos XML.
¿Cuántos anexos puede contener una XRechnung dirigida a DB?
Como máximo 200 anexos incrustados por XRechnung.
¿Se aplican estas normas también al envío a través de Peppol?
Los requisitos de DB sobre la incrustación se refieren a la propia XRechnung y, por tanto, se aplican con independencia del canal de envío. También a través de Peppol, los anexos se presentan incrustados en el XML.