Administraciones públicasPor Peter Schenkel,19 de agosto de 2022Volver a todas las entradas

XRechnung para Deutsche Bahn: requisitos

Deutsche Bahn acepta facturas electrónicas como XRechnung, por correo electrónico a e-invoicing@deutschebahn.com o a través de la red Peppol. Además de los campos obligatorios del estándar, DB exige datos propios: el número de pedido en BT-13, exactamente un pedido por factura, el empleado de DB que realizó el encargo, su IBAN y todos los anexos incrustados en el XML. Si falta alguno de ellos, la herramienta de validación de Deutsche Bahn rechaza la factura.

Este artículo reúne los requisitos actuales del portal de proveedores de Deutsche Bahn (hoja informativa sobre XRechnung, versión del 13.02.2024, y la página sobre los requisitos de calidad) y muestra paso a paso cómo conseguir que su factura se acepte al primer intento.

La facturación a DB de un vistazo

En la página sobre los requisitos de calidad, DB indica como formatos admitidos «XRechnung o ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1». La hoja informativa y las indicaciones sobre la validación se refieren siempre a la XRechnung. Quien quiera ir sobre seguro, envía una XRechnung.

Por qué Deutsche Bahn exige XRechnungen

Deutsche Bahn y sus filiales son poderes adjudicadores públicos y, desde el 27.11.2020, están obligados a exigir a sus proveedores facturas electrónicas en formato XRechnung. Una factura en PDF o una factura en papel escaneada no cumple este requisito.

Una particularidad: DB es una entidad adjudicadora de sectores especiales y, por ello, no está conectada a la plataforma de facturación de la Administración federal. Por tanto, las facturas dirigidas a Deutsche Bahn no se cargan en la OZG-RE, aunque la Leitweg-ID de DB empiece por 992. En el artículo ZRE y OZG-RE: enviar la XRechnung a la Administración federal puede leer cómo funcionan los portales federales.

Además, desde el 1.1.2025 todas las empresas de Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. A partir del 1.1.2027, el envío será obligatorio para las empresas con un volumen de negocios del año anterior superior a 800.000 €; a partir del 1.1.2028, para todas. Para los proveedores de Deutsche Bahn esto cambia poco: allí la XRechnung ya es hoy el estándar.

Datos obligatorios de Deutsche Bahn en la XRechnung

Deutsche Bahn valida cada archivo recibido dos veces: con la herramienta de validación de la KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards, el organismo alemán de coordinación de estándares de TI) y, además, con una herramienta propia de DB. La herramienta de DB comprueba los siguientes puntos.

Número de pedido en BT-13

Si dispone de un número de pedido de DB, debe figurar obligatoriamente en el campo BT-13 (referencia del pedido). En este campo no puede incluirse ningún otro dato. Basta con introducir las cifras que siguen a la última barra del número de pedido en el formato xxx/xxx/xxxxxxxx.

Exactamente un pedido por factura

Cada factura se refiere exactamente a un pedido. No se admiten facturas recapitulativas de varios pedidos. Si ha ejecutado tres pedidos, emita tres facturas.

Persona de contacto de DB en BT-56 a BT-58

Introduzca en los campos BT-56 a BT-58 el empleado de DB que realizó el encargo, con su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Así, el departamento correspondiente puede asignar directamente la factura.

IBAN y fecha de la prestación

La fecha de la entrega o de la prestación, o el periodo de facturación, es una mención obligatoria según el § 14 UStG (Ley alemana del IVA). Para las facturas dirigidas a DB, el IBAN también es obligatorio. Si falta alguno de estos datos, Deutsche Bahn no acepta la XRechnung.

Descripción de la prestación a nivel de partida

La prestación debe describirse por completo a nivel de partida en los campos previstos para ello (BT-153 y siguientes). Según DB, en principio no basta con una simple remisión al contrato, al pedido o al albarán. Cada partida debe incluir un número de partida correlativo, la cantidad con su unidad de medida, el precio unitario y el precio total.

Otros datos de los requisitos de calidad

• razón social completa del emisor de la factura, tal como figura inscrita en el Registro Mercantil, con dirección de correo electrónico
• destinatario de la factura y de la prestación con dirección completa
• número(s) de albarán, si existen
• moneda como código ISO, por ejemplo EUR
• condiciones de pago y titular de la cuenta
• condiciones de entrega según INCOTERMS y país de origen de la mercancía, si no es Alemania
• datos de imputación contable, si el solicitante los ha indicado

De forma opcional, puede indicar en BT-29 su número de acreedor en DB.

Número de contrato marco y número de proyecto

Muchos pedidos de Deutsche Bahn se refieren a un contrato marco o a un proyecto. La XRechnung dispone de campos propios para ello:

• Número de contrato (BT-12): el número del contrato marco
• Referencia del proyecto (BT-11): el número de proyecto

Ambos campos son opcionales en la EN 16931. No obstante, cualquier destinatario de facturas puede exigirlos para sus procesos. Si en su pedido o en el contrato figura un número de contrato marco o de proyecto, trasládelo exactamente a estos campos y no a un texto libre. No confunda los campos: el número de pedido va en BT-13, la Leitweg-ID en BT-10 y el número de proyecto en BT-11.

Abonos, anulaciones y descuento por pronto pago

• Abono: tipo de factura 381 en BT-3, con cantidades e importes positivos en las partidas.
• Factura de anulación de una factura errónea: tipo de factura 384 en BT-3, también con cantidades e importes positivos.
• Descuento por pronto pago: no como texto libre, sino con la notación prevista por la XRechnung en el campo BT-20, por ejemplo #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#.

Documentación justificativa de la factura

Los partes de horas, certificados de prestación o fotografías se incrustan directamente en el XML de la XRechnung. El correo electrónico enviado a Deutsche Bahn solo puede contener un único archivo: la XRechnung. Se admiten hasta 200 anexos en los formatos PDF, CSV, PNG y JPEG. No se admiten enlaces a archivos, otros archivos XML ni anexos dentro de anexos. Encontrará detalles y consejos prácticos en el artículo Anexos en las facturas dirigidas a Deutsche Bahn.

Canales de envío: correo electrónico o Peppol

Por correo electrónico

Envíe la XRechnung en un correo electrónico sin cifrar a e-invoicing@deutschebahn.com. No envíe además la factura en PDF ni por correo postal.

A través de Peppol

Desde el 01.02.2024, DB está registrada en la red Peppol con el ID de Peppol 9930:DE811569869. Esto se aplica a todas las sociedades alemanas de DB, con excepción de la división DB Schenker. Para el envío necesita un acceso a Peppol a través de un Access Point. Nuestra página sobre el envío de facturas a través de Peppol explica cómo funciona Peppol.

La Leitweg-ID de DB

Aunque Deutsche Bahn no está conectada a los portales federales, utiliza la Leitweg-ID 992-90009-96 para todas sus sociedades, porque BT-10 es un campo obligatorio de la XRechnung. Algunos programas no admiten una Leitweg-ID sin un portal asociado. Para ese caso, DB indica la grafía DB992-90009-96. Puede leer más sobre su estructura en el artículo Leitweg-ID: estructura, ejemplo y dónde encontrarla.

El generador de XRechnung de DB

Para los proveedores con pocas facturas, Deutsche Bahn ofrece un generador de XRechnung gratuito. No es necesario registrarse. El generador crea XRechnungen con anexos incrustados y las guarda localmente en su ordenador. No transmite nada automáticamente: después, usted mismo envía el archivo por correo electrónico. DB lo concibe sobre todo como una oferta para empresas que, por su reducido volumen de facturas, no utilizan software propio. Una solución interna o un proveedor de servicios son igualmente posibles de forma expresa.

Paso a paso: XRechnung para Deutsche Bahn

1. Revisar el pedido: anote el número de pedido, la persona de contacto y, en su caso, el número de contrato marco y de proyecto.
2. Dirigir correctamente la factura al destinatario: la sociedad de DB que realiza el pedido como comprador, dirección de facturación c/o DB AG SSC Buchhaltung, Leitweg-ID 992-90009-96 en BT-10.
3. Introducir las referencias: número de pedido en BT-13, número de contrato en BT-12, número de proyecto en BT-11, persona de contacto en BT-56 a BT-58.
4. Describir completamente las partidas: numeradas correlativamente, con cantidad, unidad y precios, sin remisiones en lugar de la descripción de la prestación.
5. Completar los datos de pago: IBAN, titular de la cuenta, condiciones de pago, descuento por pronto pago con la notación para BT-20.
6. Incrustar los anexos: certificados de prestación en PDF, CSV, PNG o JPEG dentro del XML.
7. Validar: compruebe el archivo frente a la XRechnung antes del envío.
8. Enviar: por correo electrónico con exactamente un archivo XML o a través de Peppol a 9930:DE811569869.

Motivos de rechazo frecuentes

• falta el número de pedido en BT-13 o el campo contiene texto adicional
• una factura se refiere a varios pedidos
• falta el IBAN o la fecha de la prestación
• los anexos van como archivos independientes en el correo electrónico en lugar de incrustados en el XML
• el correo electrónico contiene un PDF además de la XRechnung
• la prestación solo se describe mediante una remisión al contrato o al albarán
• abono o anulación con cantidades negativas en lugar de con el tipo de factura 381 o 384
• el archivo no supera la validación frente al estándar XRechnung, por ejemplo por categorías fiscales incorrectas

DB se reserva el derecho a rechazar y no pagar las facturas que no cumplan los requisitos legales o técnicos. Además, una factura formalmente errónea puede poner en riesgo la deducción del IVA soportado.

XRechnungen para Deutsche Bahn con faktoora

En faktoora, usted introduce el destinatario, las partidas y los importes en el formulario. faktoora solicita los datos obligatorios, como la Leitweg-ID, y los escribe en los campos de referencia previstos. Los certificados de prestación o las fotografías se incrustan directamente en la factura electrónica, tal y como exige Deutsche Bahn. Cada factura se valida antes del envío conforme a EN 16931 y XRechnung, con informe de validación incluido. El envío se realiza directamente desde faktoora, por correo electrónico o a través de la red Peppol.

Preguntas frecuentes

¿Qué Leitweg-ID tiene Deutsche Bahn?

DB utiliza para todas sus sociedades la Leitweg-ID 992-90009-96 en BT-10. Si su software no la acepta, según DB debe utilizar la grafía DB992-90009-96.

¿Puedo enviar XRechnungen a Deutsche Bahn a través de Peppol?

Sí. Desde el 01.02.2024, DB recibe XRechnungen a través de Peppol con el ID 9930:DE811569869, para todas las sociedades alemanas de DB excepto DB Schenker.

¿Debo cargar mi factura para Deutsche Bahn en la OZG-RE?

No. Como entidad adjudicadora de sectores especiales, DB no está conectada ni a la OZG-RE ni a la antigua ZRE. Usted envía la factura por correo electrónico a e-invoicing@deutschebahn.com o a través de Peppol.

¿Dónde debe figurar el número de pedido de DB?

En el campo BT-13, sin añadidos. Basta con las cifras que siguen a la última barra del número de pedido.

¿Es gratuito el generador de XRechnung de DB?

Sí, es gratuito y puede utilizarse sin registro. Solo guarda la factura localmente; el envío corre de su cuenta.