Editar facturas recibidas

¿Puedo editar una factura recibida que ya se ha aceptado?

Sí, de forma limitada. Lo que se puede editar depende del estado de la factura recibida.

En el estado DRAFT (borrador)

Mientras una factura recibida todavía no se haya aceptado (estado DRAFT), puede:

• Editar todos los campos: importe, impuestos, fecha, líneas, etc.
• Cambiar la asignación de cliente
• Ajustar la categorización y las notas
• Cambiar la fecha de vencimiento
• Editar las condiciones de pago

En el estado ACCEPTED (aceptada) o posterior

Tras la aceptación, las posibilidades de modificación son muy limitadas:

• Importes y líneas: en la mayoría de los casos ya no se pueden modificar
• Datos: determinados datos son de solo lectura
• Impuestos: el impuesto calculado se basa en los datos originales

Se pueden realizar modificaciones limitadas (según la configuración de la cuenta):

• Notas y categorización
• Estado de pago
• Estado de archivo
• Asignación a proyectos

¿Qué hacer si hay un error en una factura recibida aceptada?

Si descubre un error en una factura recibida ya aceptada:

Opción 1: volver a DRAFT (si es posible)

1. Abra la factura recibida
2. Haga clic en "Cambiar estado" o similar
3. Restablezca el estado a DRAFT
4. Corrija los errores
5. Vuelva a aceptar la factura

Requisito: esta función debe estar activada en la configuración de la cuenta.

Opción 2: nueva factura con los datos corregidos

Si no puede restablecer el estado:

1. Cree una nueva factura recibida con los datos corregidos
2. Marque la factura antigua (errónea) como eliminada o archivada
3. La contabilidad utiliza solo la nueva factura corregida

Esto es transparente y deja una documentación completa.

Opción 3: factura de compensación

Si solo el importe o el impuesto eran incorrectos:

1. Cree una factura recibida de compensación por la diferencia (negativa o positiva)
2. No anule la factura original, sino documente la corrección

Esto resulta útil para la pista de auditoría y la transparencia.

Cambiar la fecha de vencimiento posteriormente

Al editar una factura recibida aceptada:

• La fecha de vencimiento a veces se puede modificar (incluso después de la aceptación)
• Esto afecta a la contabilidad y a la planificación de pagos
• Guarde el cambio de forma explícita

Corregir impuestos

Si el impuesto calculado es incorrecto:

• En el estado DRAFT: puede ajustar directamente el tipo impositivo y el importe
• En el estado ACCEPTED: a menudo el impuesto no se puede modificar posteriormente sin restablecer la factura a DRAFT

Se trata de una medida de seguridad para evitar cambios involuntarios en la contabilidad.

Volver a importar la factura

Si desea volver a procesar el archivo original (PDF, XML, XRechnung):

1. Elimine o archive la factura recibida errónea
2. Vuelva a cargar el archivo original
3. El proceso de OCR/importación genera una nueva factura recibida

Esto resulta especialmente útil si la importación inicial contenía errores.

Permisos para editar

Para editar facturas recibidas necesita los permisos correspondientes:

• UPDATE_INVOICES_INCOMING o similar
• Posiblemente derechos distintos según el estado

Consulte al administrador de la cuenta si no ve la función de edición.

Conservar la pista de auditoría

Todos los cambios en las facturas recibidas se documentan en la pista de auditoría:

• Quién ha cambiado qué
• Cuándo se realizó el cambio
• Qué valores había antes y después

Esto es importante para el cumplimiento normativo y las auditorías de facturas.