Eingangsrechnungen bearbeiten

Kann ich eine bereits akzeptierte Eingangsrechnung bearbeiten?

Ja, zu einem begrenzten Umfang. Was bearbeitbar ist, hängt vom Status der Eingangsrechnung ab.

Im Status DRAFT (Entwurf)

Während eine Eingangsrechnung noch nicht akzeptiert ist (Status DRAFT), können Sie:

• Alle Felder bearbeiten: Betrag, Steuern, Datum, Positionen, etc.
• Kunden-Zuordnung ändern
• Kategorisierung und Notizen anpassen
• Fälligkeitsdatum ändern
• Zahlungsbedingungen bearbeiten

Im Status ACCEPTED (Akzeptiert) oder höher

Nach der Akzeptanz sind die Änderungsmöglichkeiten stark begrenzt:

• Beträge und Positionen: Können meist nicht mehr geändert werden
• Daten: Bestimmte Daten sind schreibgeschützt
• Steuern: Die berechnete Steuer basiert auf den Original-Daten

Begrenzte Änderungen sind möglich (je nach Kontoeinstellung):

• Notizen und Kategorisierung
• Zahlungsstatus
• Archivierungsstatus
• Projekt-Zuordnung

Was tun bei einem Fehler in einer akzeptierten Eingangsrechnung?

Falls Sie einen Fehler in einer bereits akzeptierten Eingangsrechnung entdecken:

Option 1: Zurück zu DRAFT (falls möglich)

1. Öffnen Sie die Eingangsrechnung
2. Klicken Sie auf „Status ändern" oder ähnliches
3. Setzen Sie den Status zurück auf DRAFT
4. Bearbeiten Sie die Fehler
5. Akzeptieren Sie die Rechnung erneut

Voraussetzung: Diese Funktion muss in den Kontoeinstellungen aktiviert sein.

Option 2: Neue Rechnung mit korrigierten Daten

Wenn Sie den Status nicht zurücksetzen können:

1. Erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung mit den korrigierten Daten
2. Markieren Sie die alte (fehlerhafte) Rechnung als gelöscht oder archiviert
3. Die Buchhaltung nutzt nur die neue, korrigierte Rechnung

Dies ist transparent und hinterlässt eine komplette Dokumentation.

Option 3: Ausgleichsrechnung

Falls nur der Betrag oder die Steuer falsch war:

1. Erstellen Sie eine Ausgleichs-Eingangsrechnung mit der Differenz (negativ oder positiv)
2. Stornieren Sie nicht die Original-Rechnung, sondern dokumentieren Sie die Korrektur

Dies ist gut für Audit-Trail und Transparenz.

Fälligkeitsdatum nachträglich ändern

Beim Bearbeiten einer akzeptierten Eingangsrechnung:

• Das Fälligkeitsdatum kann manchmal geändert werden (auch nach Akzeptanz)
• Dies beeinflusst die Buchhaltung und Zahlungsplanung
• Speichern Sie die Änderung explizit

Steuern korrigieren

Wenn die berechnete Steuer falsch ist:

• Im Status DRAFT: Sie können den Steuersatz und Betrag direkt anpassen
• Im Status ACCEPTED: Die Steuer kann oft nicht nachträglich geändert werden ohne die Rechnung zu DRAFT zurückzusetzen

Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um versehentliche Änderungen in der Buchhhaltung zu vermeiden.

Reimport der Rechnung

Wenn Sie die Original-Datei (PDF, XML, XRechnung) nochmal verarbeiten möchten:

1. Löschen oder archivieren Sie die fehlerhafte Eingangsrechnung
2. Laden Sie die Original-Datei erneut hoch
3. Der OCR/Import-Prozess erzeugt eine neue Eingangsrechnung

Dies ist besonders hilfreich, wenn der initiale Import Fehler enthielt.

Berechtigungen für das Bearbeiten

Um Eingangsrechnungen zu bearbeiten, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen:

• UPDATE_INVOICES_INCOMING oder ähnlich
• Eventuell unterschiedliche Rechte je nach Status

Fragen Sie den Account-Administrator, falls Sie keine Edit-Funktion sehen.

Audit Trail bewahren

Alle Änderungen an Eingangsrechnungen werden im Audit Trail dokumentiert:

• Wer hat was geändert
• Wann wurde die Änderung vorgenommen
• Welche Werte waren vorher/nachher

Dies ist wichtig für Compliance und Rechnungsprüfungen.