Comprender el estado de las facturas y solucionar problemas

Comprender el estado de las facturas

Las facturas (tanto las facturas emitidas como las facturas recibidas) pasan por distintos estados a lo largo de su ciclo de vida. Comprender estos estados le ayuda a detectar y resolver problemas más rápidamente.

Estados principales de las facturas

Procesamiento asíncrono

Un punto importante es que la generación del PDF y otros pasos del procesamiento de facturas se ejecutan de forma asíncrona. Esto significa:

• Cuando crea una factura, se guarda inmediatamente en la base de datos.
• El archivo PDF no se genera de inmediato, sino que se procesa en segundo plano.
• Durante este procesamiento, es posible que la factura no esté disponible para su descarga.
• Este estado intermedio es normal y no es un error.

Problemas frecuentes y soluciones

La factura no está disponible en PDF

Síntoma: La factura se ha creado, pero el archivo PDF no se puede descargar.

Causa: El PDF se genera de forma asíncrona en segundo plano. Según la carga del sistema, esto puede tardar desde unos segundos hasta varios minutos.

Solución:

1. Espere unos segundos y vuelva a cargar la página.
2. Intente descargar el PDF de nuevo.
3. Si el problema persiste después de varios minutos, compruebe si se produjeron errores al crear la factura (consulte el apartado "Errores en la generación del PDF").

Errores en la generación del PDF

Síntoma: Tras un tiempo prolongado, el PDF sigue sin poder descargarse.

Causas frecuentes:

• Datos de factura no válidos o incompletos
• Problemas con firmas o imágenes personalizadas
• Incompatibilidad del formato de archivo

Pasos para solucionarlo:

1. Revise todos los campos obligatorios de la factura (destinatario, importe, tipos impositivos).
2. Compruebe que todos los archivos o imágenes insertados tengan el formato correcto.
3. Intente editar la factura y guardarla de nuevo.
4. Elimine temporalmente todos los archivos adjuntos e intente generar el PDF de nuevo.

Mensaje "No se ha podido cargar el archivo" en la vista previa del PDF

Este mensaje aparece en la vista previa cuando todavía no hay ningún archivo que mostrar o cuando la carga ha fallado. Afecta al mismo componente de vista previa que faktoora utiliza tanto para facturas como para otros documentos (p. ej., cartas de presentación):

Pasos para solucionarlo:

1. Espere un momento si el documento se acaba de crear: el PDF se genera de forma asíncrona (véase más arriba).
2. Vuelva a cargar la página y abra de nuevo la vista previa.
3. Si el mensaje persiste, compruebe que el documento esté completamente cumplimentado (la falta de datos obligatorios puede impedir la generación).

Las facturas recibidas no aparecen en el sistema

Síntoma: Una factura recibida (por correo electrónico o mediante carga) no se muestra en el sistema.

Causas frecuentes:

• El proceso de importación todavía está en curso (asíncrono)
• Errores de validación en archivos XRechnung/ZUGFeRD
• Falta de permisos al cargar el archivo
• La dirección de correo electrónico no está configurada correctamente

Pasos para solucionarlo:

1. Al cargar un archivo: Espere a que finalice la importación. El estado se muestra en la página de importación.
2. Por correo electrónico: Compruebe que la dirección de correo de recepción esté configurada correctamente (consulte "Recepción de facturas a través de servidores de correo propios").
3. Errores de validación: Si carga una XRechnung y se produce un error de validación, compruebe que el archivo XML cumpla el estándar XRechnung.
4. Permisos: Asegúrese de que dispone de permiso para crear facturas recibidas.

Errores al importar una XRechnung

Síntoma: "Error de validación" al importar un archivo XRechnung o ZUGFeRD.

Causas:

• El archivo XML no cumple la especificación XRechnung
• Faltan campos obligatorios o no son válidos
• El archivo está dañado o no se carga por completo

Pasos para solucionarlo:

1. Compruebe que el archivo sea realmente un archivo XRechnung o ZUGFeRD válido.
2. Vuelva a cargar el archivo (arrastrar y soltar puede fallar si se interrumpe la conexión).
3. Si el error persiste, póngase en contacto con el emisor de la factura y solicite un archivo que cumpla el estándar.
4. Como solución alternativa, puede registrar la factura manualmente (consulte "Crear/registrar facturas recibidas").

Los archivos adjuntos no se pueden descargar

Síntoma: Se muestra el icono del clip, pero la descarga falla o el archivo no está disponible.

Causas:

• El archivo adjunto todavía se está procesando
• El archivo adjunto era demasiado grande para cargarlo (máx. 75 MB por archivo)
• Problema de almacenamiento durante la carga

Pasos para solucionarlo:

1. Espere unos segundos e inténtelo de nuevo.
2. Compruebe el tamaño del archivo (máx. 75 MB).
3. Vuelva a cargar el archivo si la primera carga pudo haber fallado.

La búsqueda no encuentra facturas recibidas

Síntoma: Al buscar facturas recibidas (p. ej., por remitente o número de factura) no se muestra ningún resultado, aunque las facturas existen.

Causas:

• La factura se acaba de importar y el índice de búsqueda aún no se ha actualizado.
• Error ortográfico en el texto de búsqueda
• El remitente no se registró correctamente

Pasos para solucionarlo:

1. Espere unos segundos y repita la búsqueda.
2. Vuelva a cargar la página para actualizar el índice de búsqueda.
3. Pruebe con otros términos de búsqueda (p. ej., solo el nombre de la empresa en lugar de la dirección completa).
4. Compruebe la ortografía de los términos de búsqueda.

Una factura con varios archivos adjuntos no se procesa

Síntoma: Un correo electrónico recibido con varios archivos adjuntos no se procesa correctamente o no está claro cuál de los archivos adjuntos es la factura.

Causas:

• El sistema no puede detectar automáticamente cuál de los archivos adjuntos es la factura propiamente dicha
• Si un correo contiene varias facturas, estas se procesan por separado

Pasos para solucionarlo:

1. Cargue las facturas de una en una, si es posible.
2. Envíe las facturas por correo electrónico de una en una, en lugar de enviar varias facturas en un mismo correo.
3. Asigne nombres claros a los archivos adjuntos (p. ej., "Factura_2024_001.pdf") para que sea más fácil identificarlos.

Comprobar el estado de una factura

Puede comprobar el estado de procesamiento actual de una factura de las siguientes formas:

1. En el panel: Abra los detalles de la factura y compruebe el estado que se muestra.
2. Recargando la página: Vuelva a cargar la página para ver el estado más reciente.
3. Mediante la API: Si utiliza la API, puede consultar el estado de la factura a través del endpoint correspondiente.

¿Cuándo es necesario recurrir al soporte?

Póngase en contacto con el soporte si:

• Una factura no está disponible en PDF durante horas
• Las facturas recibidas no llegan de forma reiterada
• Las importaciones de XRechnung fallan sistemáticamente
• Los archivos adjuntos se pierden sistemáticamente
• Se producen errores de permisos al cargar archivos

En estos casos, tenga a mano:

• El ID de la factura o el ID de faktoora
• La fecha y hora en que se produjo el problema
• Los mensajes de error textuales
• El archivo problemático (si procede)