Envío de facturas: correos devueltos y rebotes

Resumen

Si un correo electrónico con una factura no se puede entregar, el servidor de correo del destinatario lo rechaza como "rebote" o "correo devuelto". Este artículo explica cómo detectar los correos devueltos y cómo actuar ante ellos.

¿Qué es un rebote?

Un rebote es un mensaje de error que devuelve el servidor de correo del destinatario cuando un correo electrónico no se puede entregar. Hay dos tipos:

Rebote permanente (error por parte del destinatario):

• El buzón no existe o se ha eliminado
• La dirección de correo electrónico no es válida (p. ej., error de sintaxis)
• El servidor del destinatario rechaza de forma permanente los correos del remitente

Rebote temporal (error transitorio):

• El buzón del destinatario está lleno
• El servidor de correo del destinatario no está disponible temporalmente
• El servidor de correo rechaza el mensaje por motivos temporales

Detectar correos devueltos

En la interfaz web

1. Abra los detalles de la factura
2. Busque el apartado "Entregas"
3. Preste atención a los mensajes de error o a la información de estado
4. La dirección de correo electrónico puede aparecer marcada con un indicador de error

Notificaciones de rebote

Si ha configurado su propio servidor SMTP, es posible que reciba correos de rebote de su servidor de correo:

• Revise su buzón en busca de informes de no entrega (NDR)
• Estos contienen los errores del servidor del destinatario
• Anote las direcciones de correo electrónico problemáticas

Comprobar mediante la API

Utilice GET /invoices/{faktooraId}/status para consultar el historial de entregas:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "ungueltig@beispiel.de"
    }
  ]
}

Nota: las entregas estándar por correo electrónico no guardan valores de estado de error. Si se ha producido un rebote, es posible que solo lo indiquen los correos de rebote de su servicio de correo.

Cómo actuar ante los correos devueltos

Resolver rebotes permanentes

Paso 1: identificar al destinatario

• Anote la dirección de correo electrónico que figura en el rebote
• Compruebe si ha introducido la dirección correctamente

Paso 2: ponerse en contacto con el destinatario

• Llame al destinatario o contacte con él por otro canal
• Pregúntele cuál es la dirección de correo electrónico correcta
• Compruebe si la persona sigue perteneciendo a la empresa

Paso 3: corregir la dirección

• Actualice la dirección de correo electrónico en faktoora
• Vuelva a enviar la factura

Paso 4: revisar envíos anteriores

• Revise otras facturas dirigidas al mismo destinatario
• Corrija también allí la dirección de correo electrónico cuando sea necesario

Resolver rebotes temporales

En caso de errores transitorios (buzón lleno, servidor no disponible):

Paso 1: esperar

• Los rebotes temporales suelen ser pasajeros
• Normalmente, el servidor del destinatario intenta entregar el correo más tarde

Paso 2: volver a enviar manualmente

• Espere unas horas
• Vuelva a enviar la factura
• Compruebe si esta vez la entrega se realiza correctamente

Paso 3: aclararlo con el destinatario

• Si se producen varios rebotes temporales, póngase en contacto con el destinatario
• Pídale que vacíe su buzón o que revise su sistema

Filtros de spam y bloqueos

Algunos correos devueltos no se deben a errores reales, sino a filtros de spam o a bloqueos del servidor de correo.

Señales:

• Códigos de rebote como 550 Rejected o 554 Service not available
• El servidor del destinatario bloquea los correos de su dominio
• El correo se acepta, pero no se entrega (acaba en la carpeta de spam del destinatario)

Solución:

Por su parte:

• Compruebe si su dominio figura en listas negras
• Configure correctamente los registros SPF y DKIM (si utiliza su propio servidor SMTP)
• Asegúrese de que su dirección IP no figura en listas de spam

Por parte del destinatario:

• El destinatario debe aclararlo con su equipo de TI
• El destinatario debe marcar los correos de faktoora como de confianza
• El destinatario debe configurar la validación SPF o DKIM (si procede)

Sistemas y destinatarios automatizados

En ocasiones, los sistemas automatizados (p. ej., SAP o sistemas ERP) no pueden procesar el correo de la factura.

Problemas frecuentes:

• Formato no válido: el sistema no reconoce el formato de la factura
• Información incompleta: faltan campos obligatorios
• Archivos adjuntos demasiado grandes: el sistema rechaza los adjuntos que superan un límite de tamaño
• Codificación de caracteres no válida: no se admite UTF-8 u otras codificaciones

Solución:

1. Póngase en contacto con el administrador del sistema
2. Pregunte por los requisitos del sistema:
   • ¿Qué formatos de archivo se admiten?
   • ¿Qué codificación se espera?
   • ¿Qué encabezados de correo o metadatos se necesitan?
3. Adapte sus facturas a esos requisitos
4. Envíe un ejemplo de prueba y pida confirmación

Envío con su propio servidor SMTP

Si ha configurado su propio servidor SMTP, puede hacer un seguimiento más detallado de los rebotes:

1. Revise los registros (logs) de su servidor de correo
2. Busque notificaciones de rebote (NDR, mensajes de no entrega)
3. Anote los códigos de error exactos del servidor del destinatario
4. Póngase en contacto con el soporte de faktoora indicando los detalles del error

Véase también: Configurar SMTP y enviar

Buenas prácticas para reducir los correos devueltos

1. Comprobar las direcciones

   • Valide las direcciones de correo electrónico al introducirlas
   • Pida confirmación de las direcciones poco habituales

2. Hacer limpieza periódicamente

   • Revise los contactos antiguos en busca de direcciones no válidas
   • Actualice la información de los destinatarios cuando sea necesario

3. Comunicarse con los destinatarios

   • Informe a los destinatarios de que recibirán correos de factura de faktoora
   • Pídales que añadan la dirección a sus remitentes de confianza

4. Optimizar la configuración SMTP

   • Si utiliza su propio servidor SMTP, asegúrese de que SPF, DKIM y los demás mecanismos de autenticación están configurados correctamente
   • Véase: Configurar SMTP y enviar