Rechnungsversand – Rückläufer und Bounces

Übersicht

Wenn eine Rechnungs-E-Mail nicht zugestellt werden kann, wird sie vom Empfänger-Mailserver als "Bounce" oder "Rückläufer" zurückgewiesen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Rückläufer erkennen und damit umgehen.

Was ist ein Bounce?

Ein Bounce ist eine Fehlermeldung, die vom Empfänger-Mailserver zurückkommt, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann. Es gibt zwei Arten:

Hard Bounce (Fehler auf Seite des Empfängers):

• Mailbox existiert nicht oder wurde gelöscht
• Die E-Mail-Adresse ist ungültig (z. B. Syntaxfehler)
• Der Empfänger-Server lehnt E-Mails vom Absender dauerhaft ab

Soft Bounce (vorübergehender Fehler):

• Empfänger-Mailbox ist voll
• Empfänger-Mailserver ist vorübergehend nicht erreichbar
• Mailserver lehnt die E-Mail aus temporären Gründen ab

Rückläufer erkennen

In der Web-Oberfläche

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetails
2. Suchen Sie nach dem Bereich "Zustellungen" (Delivery)
3. Achten Sie auf Fehlermeldungen oder Statusinformationen
4. Die E-Mail-Adresse kann mit einem Fehlerindikator gekennzeichnet sein

Bounce-Benachrichtigungen

Wenn Sie einen eigenen SMTP-Server konfiguriert haben, erhalten Sie möglicherweise Bounce-E-Mails von Ihrem Mailserver:

• Überprüfen Sie Ihr Postfach auf NDR (Non-Delivery Reports)
• Diese enthalten Fehler vom Empfänger-Server
• Notieren Sie die problematischen E-Mail-Adressen

Per API prüfen

Verwenden Sie GET /invoices/{faktooraId}/status um die Zustellhistorie zu prüfen:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "ungueltig@beispiel.de"
    }
  ]
}

Hinweis: Standard-E-Mail-Zustellungen speichern keine Fehler-Statuswerte. Wenn ein Bounce eingetreten ist, wird dies möglicherweise nur durch Bounce-E-Mails von Ihrem Mail-Service angezeigt.

Mit Rückläufern umgehen

Hard Bounces beheben

Schritt 1: Empfänger identifizieren

• Notieren Sie die E-Mail-Adresse aus dem Bounce
• Überprüfen Sie, ob Sie die Adresse korrekt erfasst haben

Schritt 2: Kontakt mit dem Empfänger aufnehmen

• Rufen Sie den Empfänger an oder kontaktieren Sie ihn per anderen Kanal
• Fragen Sie nach der korrekten E-Mail-Adresse
• Überprüfen Sie, ob die Person noch das Unternehmen angehört

Schritt 3: Adresse korrigieren

• Aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse in faktoora
• Versenden Sie die Rechnung erneut

Schritt 4: Vergangenheit aufräumen

• Überprüfen Sie andere Rechnungen an denselben Empfänger
• Korrigieren Sie die E-Mail-Adresse auch dort, wo nötig

Soft Bounces beheben

Bei vorübergehenden Fehlern (Mailbox voll, Server nicht erreichbar):

Schritt 1: Warten

• Soft Bounces sind normalerweise vorübergehend
• Der Empfänger-Server versucht normalerweise, die E-Mail später zu liefern

Schritt 2: Manuell erneut versenden

• Warten Sie einige Stunden
• Versenden Sie die Rechnung erneut
• Prüfen Sie, ob diesmal eine erfolgreiche Zustellung möglich ist

Schritt 3: Mit Empfänger klären

• Falls mehrere Soft Bounces auftreten, kontaktieren Sie den Empfänger
• Bitten Sie ihn, die Mailbox zu leeren oder sein System zu prüfen

Spamfilter und Blockierungen

Manche Rückläufer sind nicht auf echte Fehler zurückzuführen, sondern auf Spamfilter oder Mail-Server-Blockierungen.

Erkennungszeichen:

• Bounce-Code wie 550 Rejected oder 554 Service not available
• Der Empfänger-Server blockiert E-Mails von Ihrer Domain
• Die E-Mail wird akzeptiert, aber nicht zugestellt (endet im Spam-Ordner des Empfängers)

Behebung:

Auf Ihrer Seite:

• Prüfen Sie, ob Ihre Domain in Blacklisten eingetragen ist
• Konfigurieren Sie SPF- und DKIM-Einträge richtig (falls Sie einen eigenen SMTP-Server verwenden)
• Stellen Sie sicher, dass Ihre IP-Adresse nicht in Spam-Listen ist

Beim Empfänger:

• Der Empfänger sollte mit seinem IT-Team klären
• Der Empfänger sollte faktoora-E-Mails als vertrauenswürdig markieren
• Der Empfänger sollte SPF- oder DKIM-Validierung konfigurieren (falls applicable)

Systeme und automatisierte Empfänger

Manchmal können automatisierte Systeme (z. B. SAP, ERP-Systeme) die Rechnungs-E-Mail nicht verarbeiten.

Häufige Probleme:

• Ungültiges Format: Das System erkennt das Rechnungsformat nicht
• Fehlende Informationen: Erforderliche Felder sind nicht vorhanden
• Zu große Anhänge: Das System lehnt Anhänge über einer Größengrenze ab
• Ungültige Zeichenkodierung: UTF-8 oder andere Kodierungen werden nicht unterstützt

Behebung:

1. Kontaktieren Sie den System-Administrator
2. Fragen Sie nach den Anforderungen des Systems:
   • Welche Dateiformate werden unterstützt?
   • Welche Kodierung wird erwartet?
   • Welche E-Mail-Header oder Metadaten werden benötigt?
3. Passen Sie Ihre Rechnungen an die Anforderungen an
4. Versenden Sie einen Test-Beispiel und bitten um Bestätigung

Versand mit eigenem SMTP-Server

Falls Sie einen eigenen SMTP-Server konfiguriert haben, können Sie Bounces detaillierter verfolgen:

1. Überprüfen Sie die Logs Ihres Mail-Servers
2. Suchen Sie nach Bounce-Benachrichtigungen (NDR, Undeliverable)
3. Notieren Sie die genauen Fehlercodes des Empfänger-Servers
4. Kontaktieren Sie den faktoora-Support mit den Fehlerdetails

Siehe auch: SMTP einstellen und versenden

Best Practices zur Minimierung von Rückläufern

1. Adressen überprüfen

   • Validieren Sie E-Mail-Adressen beim Erfassen
   • Bitten Sie um Bestätigung von ungewöhnlichen Adressen

2. Regelmäßig aufräumen

   • Überprüfen Sie alte Kontakte auf ungültige Adressen
   • Aktualisieren Sie Empfänger-Informationen bei Bedarf

3. Mit Empfängern kommunizieren

   • Informieren Sie Empfänger, dass sie Rechnungs-E-Mails von faktoora erwarten sollten
   • Bitten Sie sie, die Adresse zu ihren vertrauenswürdigen Absendern hinzuzufügen

4. SMTP-Konfiguration optimieren

   • Falls Sie einen eigenen SMTP-Server nutzen, stellen Sie sicher, dass SPF, DKIM und andere Authentifizierungen korrekt konfiguriert sind
   • Siehe: SMTP einstellen und versenden