Adaptar la visualización de facturas: campos, columnas y diseño

La visualización de las facturas en faktoora se puede adaptar a sus necesidades. Este artículo explica qué elementos de presentación puede configurar y cómo personalizar sus plantillas de factura.

Opciones de visualización disponibles en las plantillas de factura

Las plantillas de factura de faktoora determinan cómo se muestra su factura en el PDF generado. En los ajustes de facturación encontrará opciones de configuración para:

1. Columnas de las líneas de factura: puede elegir qué información es visible en la tabla de líneas.
2. Datos de la empresa: empresa, dirección, número de registro mercantil, número fiscal (Steuernummer) y datos de contacto.
3. Información de contacto: teléfono, correo electrónico y otros datos de contacto del vendedor.
4. Condiciones de pago y datos bancarios: presentación de los plazos de pago, el IBAN y el titular de la cuenta.
5. Logotipo y pie de página: logotipo propio y pie de página personalizado.

Selección de columnas en las líneas de factura

El diseño estándar de las facturas incluye una columna de impuestos para mostrar los tipos impositivos. Actualmente, faktoora no admite una selección de columnas alternativa, como una columna de descuento en lugar de la columna de impuestos.

Diseños individualizados bajo petición: si necesita un diseño especializado que se aparte de los valores estándar (por ejemplo, otras columnas o una lógica de cálculo distinta), puede solicitar la adaptación de su diseño de factura. Póngase en contacto con nuestro soporte indicando sus requisitos.

Datos de la empresa en la factura

Los datos de la empresa se toman automáticamente de los ajustes de su perfil:

• Nombre de la empresa: se muestra en la parte superior de la factura
• Dirección: dirección de facturación de su empresa
• Número de registro mercantil: visible de forma opcional si lo ha introducido
• Número fiscal/NIF-IVA (USt-IdNr.): visible de forma opcional

Para modificar estos datos, vaya a Ajustes → Perfil y edite allí los datos de la empresa. Los cambios se mostrarán en las facturas que se creen a partir de ese momento.

Datos del cliente y dirección de entrega

Los datos del cliente proceden de su agenda de contactos. Si crea una factura a partir de una plantilla o de una factura anterior:

• Uso de los datos actuales del cliente: la factura muestra los datos del cliente registrados actualmente (nombre, dirección, etc.).
• Función de instantánea: al crear la factura se guarda una instantánea de los datos del cliente. Esto significa que los cambios posteriores de la dirección no serán visibles en esa factura, pero sí aparecerán en facturas futuras.

Si en una factura aparece una dirección obsoleta o incorrecta:

1. Compruebe que los datos del cliente en los contactos sean correctos.
2. Una factura ya creada muestra los datos vigentes en el momento de su creación; estos no se pueden modificar posteriormente. En su caso, cree una factura rectificativa o una nota de crédito.

Persona de contacto y números de referencia

Persona de contacto, número de contrato y destinatario de la prestación

Puede introducir esta información en los datos de la factura:

• Persona de contacto: se registra de forma opcional en el XML de la factura (en ZUGFeRD/XRechnung). Su visualización en el diseño del PDF depende de su plantilla de factura. La persona de contacto está presente en los datos estructurados aunque no se muestre en el PDF.
• Número de contrato: puede introducirse como referencia en los ajustes de facturación.
• Destinatario de la prestación: si difiere del destinatario de la factura, esta información se registra en los datos de la factura.

Estos campos deben cumplimentarse explícitamente al crear la factura; no se toman automáticamente de los datos estándar del cliente.

Logotipo y pie de página

La alineación del logotipo (a la izquierda o a la derecha) es un ajuste que puede realizar en la plantilla de factura.

En cambio, colocar el logotipo en una posición concreta del pie o adaptar el pie de página es una modificación individualizada del diseño. Se trata de un servicio bajo petición y puede configurarse a través de nuestro soporte.

Número y fecha de factura en el PDF

El número de factura y la fecha de factura deberían mostrarse correctamente en el PDF generado. Si no es así:

• En facturas creadas mediante la API: asegúrese de que la solicitud a la API contenga los valores correctos de invoiceNumber e issueDate.
• En facturas creadas en la interfaz web: el número de factura se incrementa automáticamente; revise la configuración de numeración de facturas en Ajustes → Facturas.

Véase también: Solucionar problemas frecuentes de visualización en los PDF de factura.

Formatos de factura y presentación

La presentación varía según el formato de factura:

• Facturas en PDF: muestran la representación visual completa con todos los elementos de diseño configurados.
• Facturas ZUGFeRD: un formato híbrido de PDF y XML estructurado. El PDF muestra el diseño; los datos XML están disponibles adicionalmente para el procesamiento automatizado.
• XRechnungen: solo datos XML estructurados, sin representación visual en PDF. Aquí el diseño no desempeña ningún papel.

Véase también: Formatos de factura y conversión.

Campo obligatorio "Seleccionar diseño"

Al crear una factura, el campo "Seleccionar diseño" puede ser un campo obligatorio. Esto depende de si la función de plantillas está activada en su cuenta.

• Si es obligatorio: seleccione una plantilla para continuar.
• Si es opcional: puede seleccionar una plantilla o trabajar con el diseño estándar.

Si no puede cumplimentar el campo o recibe mensajes de error, póngase en contacto con nuestro soporte.

Diseños individualizados bajo petición

Si necesita un diseño que vaya más allá de las opciones estándar (por ejemplo, otras columnas, una lógica de cálculo distinta o un diseño totalmente individualizado), puede solicitar que se cree o modifique un diseño de factura propio. Se trata de un servicio bajo petición.

Póngase en contacto con nuestro soporte indicando sus requisitos para que podamos desarrollar un diseño que se ajuste a sus necesidades.

Subtotal (importe neto)

En la factura se muestra automáticamente un "Subtotal neto": aparece en el total de la factura, por encima del IVA y del importe bruto, en cuanto se calcula al menos un tipo impositivo y usted no figura como exento de IVA. No existe un ajuste específico para mostrar u ocultar esta línea.

Notas y textos libres en el PDF

Con el botón "Editar carta de presentación y notas" puede añadir notas de texto libre a una factura (cada una con una categoría y un texto). Cada nota guardada aparece en el PDF; no existe la opción de guardar notas individuales solo de forma interna y ocultarlas del PDF. Para eliminar una nota de la versión impresa, bórrela individualmente en la ventana de edición mediante el icono de la papelera, o utilice "Eliminar todos los textos libres" para quitar todas las notas a la vez.