Rechnungsanzeige anpassen: Felder, Spalten und Layout

Die Rechnungsanzeige in faktoora lässt sich an Ihre Anforderungen anpassen. Dieser Artikel erläutert, welche Darstellungselemente Sie konfigurieren können und wie Sie Ihre Rechnungsvorlagen individualisieren.

Verfügbare Anzeigeoptionen in Rechnungsvorlagen

Rechnungsvorlagen in faktoora bestimmen, wie Ihre Rechnung auf dem generierten PDF angezeigt wird. Unter den Rechnungseinstellungen finden Sie Optionen zur Konfiguration:

1. Spalten bei Rechnungspositionen: Sie können auswählen, welche Informationen in der Positionstabelle sichtbar sind.
2. Firmenangaben: Firma, Adresse, Handelsregisternummer, Steuernummer und Kontaktdaten.
3. Kontaktinformationen: Telefon, E-Mail und weitere Kontaktdaten des Verkäufers.
4. Zahlungsbedingungen und Bankverbindung: Darstellung von Zahlungsfristen, IBAN und Kontoinhaber.
5. Logo und Fußzeile: Eigenes Logo und personalisierte Fußzeile.

Spaltenauswahl bei Rechnungspositionen

Das Standardlayout von Rechnungen enthält eine Steuerspalte zur Anzeige der Steuersätze. Faktoora unterstützt derzeit keine alternative Spaltenauswahl wie etwa eine Rabattspalte statt Steuerspalte.

Individualisierte Layouts auf Anfrage: Wenn Sie ein spezialisiertes Layout benötigen, das von den Standardvorgaben abweicht — etwa andere Spalten oder abweichende Berechnungslogik — können Sie ein Rechnungslayout auf Anfrage anpassen lassen. Kontaktieren Sie unseren Support mit Ihren Anforderungen.

Firmenangaben auf der Rechnung

Die Firmenangaben werden automatisch aus Ihren Profil-Einstellungen übernommen:

• Firmenname: Wird oben auf der Rechnung angezeigt
• Adresse: Rechnungsadresse Ihrer Firma
• Handelsregisternummer: Optional sichtbar, wenn Sie diese hinterlegt haben
• Steuernummer/USt-ID: Optional sichtbar

Um diese Angaben zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen → Profil und bearbeiten Sie die Firmendaten dort. Änderungen werden auf nachfolgend erstellten Rechnungen angezeigt.

Kundendaten und Lieferadresse

Die Kundendaten stammen aus Ihrem Kontaktspeicher. Wenn Sie eine Rechnung basierend auf einer Vorlage oder einer vorherigen Rechnung erstellen:

• Aktuelle Kundendaten verwenden: Die Rechnung zeigt die aktuell hinterlegten Daten des Kunden an (Name, Adresse, etc.).
• Snapshot-Funktionalität: Bei der Rechnungserstellung wird eine Momentaufnahme der Kundendaten erfasst. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen der Adresse auf dieser Rechnung nicht sichtbar sind, aber auf zukünftigen Rechnungen erscheinen.

Falls auf einer Rechnung eine veraltete oder falsche Adresse angezeigt wird:

1. Überprüfen Sie, ob die Kundenangaben in den Kontakten korrekt sind.
2. Eine bereits erstellte Rechnung zeigt die Daten, die zum Erstellungszeitpunkt gültig waren — diese lassen sich nachträglich nicht ändern. Erstellen Sie ggf. eine Korrekturrechnung oder Gutschrift.

Kontaktperson und Referenznummern

Ansprechpartner, Vertragsnummer und Leistungsempfänger

Diese Informationen können Sie in den Rechnungsdaten eintragen:

• Ansprechpartner: Wird optional im Rechnungs-XML (bei ZUGFeRD/XRechnung) erfasst. Die Anzeige im PDF-Layout hängt von Ihrer Rechnungsvorlage ab. Der Ansprechpartner ist in den strukturierten Daten vorhanden, auch wenn er nicht im PDF angezeigt wird.
• Vertragsnummer: Kann unter Rechnungseinstellungen als Referenz eingetragen werden.
• Leistungsempfänger: Wenn dieser vom Rechnungsempfänger abweicht, wird diese Information in den Rechnungsdaten erfasst.

Diese Felder müssen Sie bei der Rechnungserstellung explizit ausfüllen — sie werden nicht automatisch aus den Standardkundendaten übernommen.

Logo und Fußzeile

Das Logo-Alignment (Ausrichtung links oder rechts) ist eine Einstellung, die Sie in der Rechnungsvorlage vornehmen können.

Eine spezifische Platzierung des Logos im Fußbereich oder die Anpassung der Fußzeile ist dagegen eine individualisierte Layout-Änderung. Dies ist eine Dienstleistung auf Anfrage und kann über unseren Support konfiguriert werden.

Rechnungsnummer und Datum auf dem PDF

Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum sollten auf dem generierten PDF korrekt angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist:

• Bei API-erstellten Rechnungen: Stellen Sie sicher, dass die API-Anfrage die korrekten Werte für invoiceNumber und issueDate enthält.
• Bei Web-UI-erstellten Rechnungen: Die Rechnungsnummer wird automatisch inkrementiert; überprüfen Sie Ihre Rechnungsnummerneinstellungen unter Einstellungen → Rechnungen.

Siehe auch: Häufige Anzeigeprobleme bei Rechnungs-PDFs beheben.

Rechnungsformate und Darstellung

Die Darstellung unterscheidet sich je nach Rechnungsformat:

• PDF-Rechnungen: Zeigen die vollständige visuelle Darstellung mit allen konfigurierten Layout-Elementen.
• ZUGFeRD-Rechnungen: Ein Hybrid-Format aus PDF und strukturiertem XML. Die PDF zeigt das Layout an; die XML-Daten sind zusätzlich für die automatisierte Verarbeitung verfügbar.
• XRechnungen: Nur strukturierte XML-Daten, keine visuelle PDF-Darstellung. Das Layout spielt hier keine Rolle.

Siehe auch: Rechnungsformate und Konvertierung.

Eingabeanforderung "Design auswählen"

Beim Erstellen einer Rechnung kann das Feld "Design auswählen" ein erforderliches Feld sein. Dies hängt davon ab, ob in Ihrem Konto die Vorlagenfunktion aktiviert ist.

• Wenn erforderlich: Wählen Sie eine Vorlage aus, um fortzufahren.
• Wenn optional: Sie können eine Vorlage auswählen oder mit dem Standard-Design arbeiten.

Sollten Sie das Feld nicht ausfüllen können oder Fehlermeldungen erhalten, kontaktieren Sie unseren Support.

Individualisierte Layouts auf Anfrage

Wenn Sie ein Layout benötigen, das über die Standardoptionen hinausgeht — etwa andere Spalten, abweichende Berechnungslogik oder ein komplett individualisiertes Design — können Sie ein eigenes Rechnungslayout erstellen oder ändern lassen. Dies ist eine Dienstleistung auf Anfrage.

Kontaktieren Sie unseren Support mit Ihren Anforderungen, damit wir ein Layout entwickeln können, das Ihren Bedürfnissen entspricht.

Zwischensumme (Netto-Betrag)

Eine „Zwischensumme netto" wird auf der Rechnung automatisch angezeigt — sie erscheint in der Rechnungssumme oberhalb der Umsatzsteuer und des Bruttobetrags, sobald mindestens ein Steuersatz berechnet wird und Sie nicht als umsatzsteuerbefreit hinterlegt sind. Eine gesonderte Einstellung, um diese Zeile ein- oder auszublenden, ist nicht vorgesehen.

Notizen und Freitexte im PDF

Über die Schaltfläche „Anschreiben und Notizen bearbeiten" können Sie einer Rechnung Freitext-Notizen hinzufügen (jeweils mit einer Kategorie und einem Inhaltstext). Jede gespeicherte Notiz erscheint auf dem PDF; eine Option, einzelne Notizen nur intern zu speichern und gezielt aus dem PDF auszublenden, gibt es nicht. Um eine Notiz aus dem Ausdruck zu entfernen, löschen Sie sie im Bearbeitungsfenster einzeln über das Papierkorb-Symbol oder verwenden Sie „Alle Freitexte löschen", um sämtliche Notizen auf einmal zu entfernen.