Errores de validación al crear facturas

Los errores de validación se producen cuando una factura o nota de crédito incumple los requisitos de los estándares de facturación (EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD) o cuando los campos obligatorios no se han rellenado correctamente. Esta guía le ayuda a entender y corregir los errores más frecuentes.

Faltan campos obligatorios o están vacíos

La causa más frecuente de los errores de validación es la falta de campos obligatorios.

¿Qué campos son obligatorios?

Al crear una factura, siempre deben rellenarse los siguientes campos:

• Formato de factura (p. ej., ZUGFeRD 2, XRechnung o Peppol)
• Fecha de emisión (en formato YYYYMMDD)
• Número de factura (único por cuenta de facturación)
• Tipo de factura (p. ej., factura comercial, nota de crédito, rectificación)
• Líneas de factura (al menos una línea con nombre del artículo, cantidad, categoría fiscal y precio)
• Dirección del comprador/destinatario con nombre, calle, código postal, ciudad y país
• Dirección del vendedor con nombre, calle, código postal, ciudad y país (si no está registrada en los ajustes de la cuenta)

¿Qué hacer?

Compruebe que todos los campos mencionados estén rellenados antes de guardar o crear la factura. Por lo general, el error de validación indica qué campo está vacío.

Las categorías fiscales y los tipos impositivos están mal combinados

Cada línea de factura necesita una categoría fiscal (el código, como "S", "Z", "E", "AE") y un tipo impositivo (un valor numérico, como 19, 7, 0). Ambos deben corresponderse.

Combinaciones estándar:

• Categoría S (estándar): para tipos de IVA normales, como 19 %, 7 %, etc.
• Categoría Z (cero): para tipos del 0 % (p. ej., libros, revistas). El tipo impositivo debe ser 0.
• Categoría E (exenta): para prestaciones exentas. Aquí no se requiere un tipo impositivo, sino un motivo de exención.
• Categoría AE (inversión del sujeto pasivo): para prestaciones con inversión del sujeto pasivo (p. ej., prestaciones intracomunitarias entre empresarios). El tipo impositivo debería ser 0.

Ejemplo: error frecuente en notas de crédito sin IVA

Si crea una nota de crédito por una entrega intracomunitaria (sin IVA), la categoría fiscal no puede ser "Estándar". En su lugar, elija:

• la categoría "Z" (cero) con tipo impositivo 0, o
• la categoría "AE" (inversión del sujeto pasivo) para prestaciones en condiciones de inversión del sujeto pasivo.

Utilice la categoría "AE" solo si ambas partes (vendedor y comprador) son empresarios (con NIF-IVA, USt-IdNr.).

¿Qué hacer?

1. Compruebe la categoría fiscal de cada línea de factura.
2. Asegúrese de que la categoría fiscal corresponda al tipo impositivo (p. ej., categoría "Z" solo con tipo 0).
3. Si utiliza una exención (categoría "E"), indique el motivo en los ajustes de facturación o directamente en la factura.

Números de factura duplicados

Cada número de factura debe ser único en su cuenta de facturación.

¿Cuándo se produce este error?

• Intenta crear una factura con un número que ya se ha utilizado.
• En el envío por Peppol, una factura se bloquea si el número ya existe, porque Peppol utiliza el número de factura para detectar duplicados.
• En los presupuestos se muestra un error si el número de presupuesto ya está asignado.

¿Qué hacer?

1. Compruebe en las facturas que ya ha creado si ese número ya está asignado.
2. Utilice un número de factura nuevo que aún no se haya utilizado.
3. Si genera los números de factura automáticamente, compruebe en los ajustes de facturación que la numeración esté configurada correctamente.
4. Si desea crear una factura varias veces (p. ej., porque la primera ha superado el plazo), utilice un número de factura nuevo.

Los datos del comprador o del vendedor están incompletos (campos de dirección)

El campo de dirección de una factura debe contener todos los componentes obligatorios.

Componentes de dirección obligatorios:

• Nombre (nombre del comprador o del vendedor)
• Calle y número
• Código postal
• Ciudad/localidad
• País (como código ISO, p. ej., "DE" para Alemania, "AT" para Austria)

Errores frecuentes:

• Falta el código postal o la ciudad.
• El campo de dirección está vacío o solo contiene información parcial.
• El país no se ha introducido como código ISO (p. ej., "Alemania" en lugar de "DE").
• En direcciones extranjeras: no se ha reconocido el país.

¿Qué hacer?

1. Compruebe que todos los campos de dirección estén completos.
2. Utilice el formato correcto para el país (código ISO, p. ej., DE, AT, CH, FR).
3. Si utiliza contactos con direcciones extranjeras, asegúrese de que el país esté registrado correctamente en los datos del contacto.

No se permite el texto introductorio (Introduction)

El texto introductorio (el campo "Introduction") no está permitido en determinados formatos de factura.

¿Cuándo se produce este error?

• Intenta crear una factura Peppol con un texto introductorio.
• El texto introductorio es demasiado largo o contiene caracteres no válidos.

¿Qué hacer?

1. Compruebe si el formato de factura (p. ej., Peppol) admite un texto introductorio.
2. Elimine el texto introductorio o utilice en su lugar las notas estándar de la factura.
3. Si necesita un texto al principio de la factura, utilice el campo de notas o un tipo de factura diferente.

Los campos de referencia (número de pedido, número de contrato) se utilizan varias veces

Si indica el mismo número de pedido o de contrato en varias líneas de factura, en XRechnung esto puede provocar errores de validación.

¿Cuándo se produce este error?

• Utiliza el mismo número de pedido (IssuerAssignedID) en varias líneas.
• Utiliza el mismo número de contrato en varias líneas.

Contexto:

En XRechnung y otros formatos de factura electrónica, los campos de referencia son únicos por línea de factura. Su uso múltiple puede provocar conflictos o el rechazo por parte de los sistemas del destinatario.

¿Qué hacer?

1. Compruebe que cada línea de factura tenga su propio número de pedido o de contrato.
2. Si todas las líneas se refieren al mismo pedido, utilice en su lugar un campo a nivel de cabecera de la factura (Buyerreference, referencia del comprador).
3. Utilice referencias únicas para cada línea.

Falla la vista previa o la exportación a PDF

Si la vista previa de la factura o la exportación a PDF falla con un error de validación, existen errores en la estructura de la factura que el sistema no puede mostrar.

Causas frecuentes:

• Hay campos obligatorios vacíos (los importes neto y bruto no pueden calcularse si faltan impuestos o totales).
• Las categorías fiscales y los tipos impositivos están mal combinados.
• Los importes calculados (importe neto, impuestos, importe bruto) son contradictorios.
• El formato no admite la plantilla de factura.

¿Qué hacer?

1. Compruebe que todas las líneas de factura tengan datos completos (cantidad, precio, impuestos).
2. Compruebe que las categorías fiscales y los tipos impositivos estén combinados correctamente.
3. Intente guardar la factura (sin crearla) y vea qué error se notifica.
4. Si la vista previa no funciona en modo borrador, revise los ajustes de la cuenta y la plantilla de factura.

El recordatorio de pago no muestra vista previa

Si al crear un recordatorio de pago no se muestra ninguna vista previa, es posible que los datos de la factura original vinculada estén dañados o incompletos.

¿Qué hacer?

1. Compruebe la factura original en la que se basa el recordatorio de pago.
2. Asegúrese de que la factura original tenga todos los campos obligatorios.
3. Intente crear el recordatorio de pago con otra factura original.
4. Póngase en contacto con el soporte si la vista previa sigue sin funcionar.

La importación de una XRechnung falla aunque la validación sea correcta

Si importa una XRechnung y recibe un mensaje de error aunque el informe de validación no muestre errores, puede haber varias causas:

Posibles causas:

• El archivo está dañado o tiene problemas de codificación.
• El sistema no ha podido visualizar el archivo en faktoora (aunque la estructura sea correcta).
• Existen problemas de compatibilidad entre la versión de XRechnung y la versión de faktoora.

¿Qué hacer?

1. Compruebe que sube el archivo XML de la XRechnung (no el PDF).
2. Asegúrese de que el archivo esté codificado en UTF-8.
3. Intente subir el archivo de nuevo.
4. Si el problema persiste, póngase en contacto con el soporte.

Errores de validación en formatos de factura de países específicos (FatturaPA, KSeF, Verifactu)

En las facturas para Italia (FatturaPA), Polonia (KSeF) o España (Verifactu) se aplican reglas de validación especiales para los tipos impositivos y los datos del comprador.

FatturaPA (Italia):

• Solo se permiten los tipos impositivos italianos: 22 %, 10 %, 5 %, 4 % y 0 %.
• Si utiliza otro tipo impositivo (p. ej., 19 % o 7 %), la factura se rechaza.
• El comprador debe tener una Partita IVA o un Codice Fiscale italianos.

KSeF (Polonia):

• Solo se permiten los tipos impositivos polacos: 23 %, 8 %, 5 % (con la categoría "S") y 0 % (con la categoría "Z", "K", "G" o "E").
• También se permiten las categorías de inversión del sujeto pasivo ("O", "AE").
• Se rechazan otros tipos impositivos o categorías.

Verifactu (España):

• Se aplican requisitos especiales para los tipos impositivos y las categorías españolas.

¿Qué hacer?

1. Compruebe qué tipos impositivos están permitidos en el país de destino.
2. Utilice solo los tipos impositivos y las categorías permitidos.
3. Consulte la documentación del país correspondiente o póngase en contacto con el soporte.

Consejos generales para evitar errores

1. Comprobar que todo esté completo: antes de guardar o crear una factura, compruebe todos los campos obligatorios.
2. Utilizar formatos estándar: utilice formatos de factura habituales (ZUGFeRD 2, XRechnung, Peppol) con tipos impositivos estándar.
3. Evitar duplicados: asegúrese de que los números de factura, de pedido y de contrato sean únicos.
4. Validar las direcciones: compruebe que todos los componentes de la dirección (nombre, calle, código postal, ciudad, país) estén completos.
5. Revisar los ajustes de la cuenta: asegúrese de que los ajustes de su cuenta (números fiscales, datos bancarios, etc.) sean correctos.
6. Probar con el modo borrador: cree primero la factura en modo borrador (draftOnly) para detectar errores antes de enviarla.