Eingangsrechnungen: Import und Validierung

Import-Prozess verstehen

Der Import von Eingangsrechnungen ist ein mehrstufiger, asynchroner Prozess. Das bedeutet:

1. Sie laden eine Datei hoch oder empfangen eine E-Mail mit einer Rechnung.
2. Das System akzeptiert die Datei sofort und beginnt die Verarbeitung im Hintergrund.
3. Der Import durchläuft mehrere Verarbeitungsschritte (Validierung, Visualization, Datenextraktion).
4. Nach erfolgreichem Import können Sie die Rechnung sehen und bearbeiten.

Dieser asynchrone Ablauf ist absichtlich: Er verhindert, dass das System blockiert wird, und ermöglicht die Verarbeitung größerer Dateien oder bei hohem Aufkommen.

Importstatus-Werte

Beim Import einer elektronischen Rechnung werden mehrere Statusindikatoren angezeigt:

Validierungsstatus

Der Validierungsstatus zeigt, ob die Datei dem Standard entspricht:

• ausstehend: Validierung läuft
• akzeptiert: Datei ist gültig
• fehlgeschlagen: Datei entspricht nicht dem Standard (z. B. XRechnung-Fehler)

Visualisierungsstatus

Der Visualisierungsstatus zeigt, ob die Datei in ein lesbares Format konvertiert wurde:

• ausstehend: Konvertierung läuft
• akzeptiert: Datei wurde erfolgreich konvertiert
• fehlgeschlagen: Konvertierung fehlgeschlagen (seltener; deutet auf Dateibeschädigung hin)

Gesamtstatus

Der Gesamtstatus fasst alle Prüfungen zusammen:

• ausstehend: Mindestens eine Prüfung läuft noch
• akzeptiert: Alle Prüfungen erfolgreich
• fehlgeschlagen: Mindestens eine Prüfung fehlgeschlagen

XRechnung-Import-Fehler

Häufige Fehlermeldungen

"Validierungsfehler: Fehlende erforderliche Felder"

• Die XML-Datei fehlen erforderliche Felder nach XRechnung-Standard
• Lösung: Überprüfen Sie die Datei mit einem XML-Validator oder bitten Sie den Absender um eine korrigierte Datei

"Validierungsfehler: Ungültiges Rechnungsdatum"

• Das Rechnungsdatum liegt in falscher oder unplausibel Zukunft
• Lösung: Bitten Sie den Absender, das Datum zu korrigieren

"Validierungsfehler: Ungültige Steuersätze"

• Die Steuersätze in der Rechnung stimmen nicht mit zulässigen Sätzen überein
• Lösung: Überprüfen Sie die Steuersätze in der Datei oder erfassen Sie die Rechnung manuell

"Datei ist beschädigt oder nicht lesbar"

• Die Datei konnte nicht geparst werden
• Lösung: Laden Sie die Datei erneut hoch; die ursprüngliche Datei könnte beschädigt sein

Unterschied zwischen "Validierungsfehler in der Oberfläche" und "gültigem Validierungsbericht"

Problem: Die Oberfläche zeigt einen Validierungsfehler, aber der separat heruntergeladene Validierungsbericht besagt, dass die Datei gültig ist.

Ursachen:

• Dies deutet auf einen Unterschied zwischen der Datei-Validierung und der Geschäftslogik hin
• Die Datei könnte strukturell gültig sein, aber Felder enthalten, die für den Import in faktoora nicht geeignet sind

Lösung:

1. Überprüfen Sie die Validierungsbericht-Details (z. B. Warnungen, die als Fehler behandelt werden)
2. Versuchen Sie, die Rechnung manuell zu erfassen, wenn der automatische Import fehlschlägt
3. Kontaktieren Sie den Support mit der Datei und dem Validierungsbericht

E-Mail-Import von Eingangsrechnungen

Eingehende Rechnungen per E-Mail werden nicht verarbeitet

Symptom: Sie haben E-Mail-Weiterleitung eingerichtet, aber Rechnungen erscheinen nicht.

Häufige Ursachen:

1. Die faktoora-E-Mail-Adresse ist nicht korrekt eingerichtet
2. Die E-Mail wird als Spam erkannt und gelöscht
3. Die E-Mail enthält mehrere Anhänge und nur einer ist eine Rechnung
4. Die E-Mail-Weiterleitung ist deaktiviert oder abgelaufen

Lösungsschritte:

1. Überprüfen Sie in den Einstellungen, dass die E-Mail-Weiterleitung aktiviert ist
2. Testen Sie durch Versand einer Test-E-Mail an die faktoora-Adresse
3. Überprüfen Sie den Spam-Ordner in Ihrem E-Mail-Konto
4. Stellen Sie sicher, dass nur ein Anhang mit der Rechnung gesendet wird

Ältere, per E-Mail weitergeleitete Rechnungen werden nicht automatisch verarbeitet

Symptom: Rechnungen, die vor längerer Zeit weitergeleitet wurden, erscheinen plötzlich nicht, oder der Import wird nicht neu gestartet.

Ursache: Das System verarbeitet standardmäßig nur neue E-Mails. Ältere E-Mails, die weitergeleitet werden, können Verzögerungen aufweisen oder erfordern manuelle Verarbeitung.

Lösung:

1. Laden Sie ältere Rechnungen manuell hoch, anstatt Sie weiterzuleiten
2. Verwenden Sie die "Eingangsrechnung erfassen" Funktion zum manuellen Upload

Fehler bei XRechnung-Upload trotz korrekter Datei

Problem: Sie laden eine XRechnung hoch, die auf anderen Systemen funktioniert, aber faktoora zeigt einen Fehler.

Ursachen:

• faktoora könnte strenger validieren als andere Systeme
• Die Datei könnte undokumentierte Erweiterungen enthalten
• Der Browser könnte die Datei beschädigt hochladen (bei Netzwerkproblemen)

Lösungsschritte:

1. Versuchen Sie erneut hochzuladen (Browser-Cache leeren)
2. Laden Sie direkt hoch, nicht per Drag-and-Drop (bei Netzwerkproblemen)
3. Bitten Sie den Absender um eine Datei, die dem XRechnung 3.0 Standard entspricht
4. Erfassen Sie die Rechnung manuell, wenn der Import konsistent fehlschlägt

Anhänge in XRechnung

Integrierte Dateien lassen sich nicht herunterladen

Problem: Die XRechnung enthält eingebettete Dateien (z. B. Fotos, Belege), aber diese lassen sich nicht herunterladen.

Ursachen:

• Die integrierten Dateien werden möglicherweise noch verarbeitet
• Die Dateien waren zu groß und wurden beim Import gekürzt
• Die Dateien sind beschädigt

Lösung:

1. Warten Sie einige Sekunden nach dem Import und versuchen Sie erneut
2. Laden Sie die Rechnung erneut hoch, wenn die Dateien nicht verfügbar sind
3. Bitten Sie den Absender, die Dateien separat zu senden, falls zu groß

Visualisierte Rechnung als PDF herunterladen

Der Tab „Visualisierung (PDF)" in den Details einer Eingangsrechnung zeigt die lesbare Darstellung der Rechnung — auch wenn die Originaldatei eine reine XML-Datei (XRechnung) ohne eigenes visuelles Layout war. Diese Visualisierung steht unabhängig vom ursprünglichen Format als PDF zum Download bereit: Öffnen Sie das Download-Menü in der Eingangsrechnung und wählen Sie den Eintrag „PDF". Je nach vorhandenen Dateien bietet dasselbe Menü zusätzlich die XRechnung (XML), den Validierungsbericht sowie ggf. die vom Absender mitgelieferte Original-PDF und Original-XML einzeln zum Download an.

Fehler beheben: Checkliste

Wenn ein Import fehlschlägt, durchgehen Sie folgende Punkte:

• Ist die Datei wirklich eine XRechnung oder ZUGFeRD? (Dateiendung prüfen: .xml, .ubl, .pdf)
• Sind alle erforderlichen Felder ausgefüllt? (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Absender, Empfänger)
• Wurden die Daten korrekt eingegeben? (Keine Tippfehler bei Datumsformaten, Währungen etc.)
• Ist die Datei beschädigt? (Versuchen Sie, die Datei zu öffnen/validieren)
• Haben Sie die richtige Berechtigung? (Fehler "fehlende Berechtigung" → Benutzerrechte prüfen)
• Ist der Upload vollständig? (Versuchen Sie erneut ohne Netzwerkunterbrechung)

Wenn alle diese Punkte überprüft wurden und der Fehler noch besteht, erfassen Sie die Rechnung manuell oder kontaktieren Sie den Support.