Zahlungsstatus und Zahlungen markieren

In faktoora können Sie Zahlungen für Ihre Rechnungen registrieren und damit den Status verwalten. Dies ist wichtig für die Buchhaltung und um einen Überblick über offene Posten zu haben.

Einzelne Rechnung als bezahlt markieren

Wenn Sie einen Zahlungseingang für eine Rechnung registrieren möchten:

1. Öffnen Sie die Rechnung in faktoora.
2. Suchen Sie die Option zum Markieren der Zahlung (üblicherweise im Bereich "Zahlungen" oder über ein Kontextmenü).
3. Tragen Sie ein, dass die Rechnung bezahlt wurde, und speichern Sie die Änderung.

Dadurch wird der Zahlungsstatus der Rechnung aktualisiert. Der ausstehende Betrag (outstanding balance) wird entsprechend angepasst.

Mehrere Rechnungen gleichzeitig als bezahlt markieren

Falls Sie viele Rechnungen auf einmal abgleichen möchten (z. B. aus einem Kontoauszug):

1. Nutzen Sie die Rechnungsübersicht und filtern Sie nach unbezahlten Rechnungen.
2. Wählen Sie mehrere Rechnungen aus der Liste aus.
3. Verwenden Sie die Sammelaktion für Zahlungen oder einen Bulk-Import (falls verfügbar), um mehrere Zahlungen gleichzeitig zu registrieren.

Die Benutzeroberfläche bietet Funktionen, um Zahlungseingänge effizient zu verarbeiten.

Zahlungsdatum und Zahlungshistorie

Jede registrierte Zahlung erhält:

• Ein Zahlungsdatum (wann die Zahlung eingegangen ist)
• Einen Betrag (wie viel bezahlt wurde)
• Einen Status (z. B. manuell zugeordnet, automatisch erkannt)

Sie können mehrere Teilzahlungen auf einer Rechnung registrieren. Beispiel:

• Rechnung über 1.000 EUR
• Zahlung 1: 500 EUR am 10.01.2024
• Zahlung 2: 500 EUR am 15.01.2024
• Status: vollständig bezahlt

Überzahlungen und Fehlzahlungen

Sollte eine Zahlung den Rechnungsbetrag übersteigen oder eine Rechnung zu viel gezahlt sein:

• Der ausstehende Betrag wird negativ angezeigt (z. B. -50 EUR bedeutet Überzahlung).
• Sie können dies als Guthaben verbuchen oder eine Korrektur vornehmen.
• Bei Gutschriften oder Abzügen (z. B. Skonto, Rechtsanwaltsgebühren) sollten Sie eine separate Korrekturrechnung erstellen, um alles revisionssicher zu dokumentieren.

Eingangsrechnungen bezahlen

Für Eingangsrechnungen (Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten) funktioniert das Markieren ähnlich:

1. Öffnen Sie die Eingangsrechnung.
2. Markieren Sie die Zahlung als erfolgt.
3. Das System verfolgt, wann die Rechnung bezahlt wurde und an wen.

Dies hilft bei der Abstimmung mit Ihrem Kontoauszug.

Automatische Zahlungserkennung

Wenn Sie ein Bankkonto in faktoora verbunden haben, können Zahlungen teilweise automatisch erkannt werden:

• Umsätze vom Bankkonto werden abgerufen
• Das System versucht, diese Zahlungen automatisch den Rechnungen zuzuordnen (basierend auf Rechnungsnummer, Betrag, Datum)
• Sie können erkannte Zahlungen bestätigen oder manuell korrigieren

Nicht alle Zahlungen können automatisch zugeordnet werden — dann ist eine manuelle Zuordnung notwendig.

Zahlungsbeweismittel

Zahlungen in faktoora sind für die Buchhaltung dokumentiert, aber als rechtlicher Nachweis gilt:

• Der Kontoauszug Ihrer Bank
• Der Überweisungsbeleg
• ggf. Bestätigungen des Zahlungsempfängers

Bewahren Sie diese Belege auf, falls eine Behörde oder ein Geschäftspartner Zahlungsnachweise verlangt.

Zahlungsbedingungen und Mahnungen

Neben der Registrierung einer Zahlung gibt es auch die Verwaltung von:

• Zahlungsbedingungen — wie lange der Empfänger Zeit zur Zahlung hat (z. B. „Netto 14 Tage")
• Mahnungen — Erinnerungen an ausstehende Zahlungen

Diese werden getrennt verwaltet und helfen, Übersicht über fällige Rechnungen zu behalten. Informationen dazu finden Sie unter Mahnungen.

Status der Rechnung

Der Zahlungsstatus einer Rechnung kann verschiedene Zustände haben:

Der ausstehende Betrag wird automatisch berechnet aus: Rechnungsbetrag – eingegangene Zahlungen.

Fehlerhafte Zahlungszuordnung korrigieren

Falls Sie eine Zahlung irrtümlich einer falschen Rechnung zugeordnet haben:

1. Öffnen Sie die fehlerhafte Zuordnung.
2. Löschen oder korrigieren Sie die Zahlungseintrag.
3. Weisen Sie den Betrag der richtigen Rechnung zu.

Dies ist wichtig, damit der ausstehende Betrag korrekt berechnet wird und Mahnungen nicht an den falschen Kunden gehen.