Umsatzsteuer-Berechnung und Rundung

Die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ist für die Buchhaltung entscheidend. faktoora berechnet die Steuer automatisch, und es gibt Verfahren, um Rundungsdifferenzen auszugleichen.

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

faktoora berechnet die Umsatzsteuer nach den deutschen Vorschriften:

Für jede Rechnungsposition:

1. Nettobetrag = Menge × Einzelpreis
2. Steuerbetrag = Nettobetrag × Steuersatz
3. Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag

Für die Gesamtrechnung:

1. Summe aller Nettopositionen
2. Summe aller Steuern pro Steuersatz
3. Gesamtbetrag = Gesamtnetto + Gesamtsteuer

Beispiel

• Position 1: 100 EUR netto × 19 % = 19 EUR Steuer
• Position 2: 200 EUR netto × 7 % = 14 EUR Steuer
• Gesamtnetto: 300 EUR
• Gesamtsteuer: 33 EUR
• Gesamtbrutto: 333 EUR

Rundungsregeln

Nach deutschem Rechnungsrecht wird die Umsatzsteuer auf den nächsten ganzen Cent gerundet:

• Werden 19,456 EUR berechnet → gerundet auf 19,46 EUR
• Werden 19,454 EUR berechnet → gerundet auf 19,45 EUR

Jede Position wird einzeln gerundet, dann werden die Summen addiert.

Rundungsdifferenzen: Warum sie entstehen

Rundungsdifferenzen entstehen, wenn:

• Der Nettobetrag Dezimalstellen hat, die nach Multiplikation mit dem Steuersatz und Rundung zu Abweichungen führen
• Mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen kombiniert werden
• Der Rechnungsaussteller ein anderes System nutzt und dort andere Rundungsregeln gelten

Beispiel:

• System A: 99,99 EUR netto, 19 % Steuer = 18,9981 EUR gerundet auf 18,99 EUR
• System B: gleiche Eingabe, aber andere Rundungslogik = 19,00 EUR
• Differenz: 1 Cent

Diese Differenz ist gering, aber revisionssichtig dokumentiert werden, wenn Behörden Rechnungen prüfen.

Rundungsdifferenzen in Entwürfen

Wenn Sie eine Rechnung als Entwurf speichern:

• Die Berechnung kann sich bei erneutem Öffnen leicht ändern
• Das liegt daran, dass Zwischenrechnungen im Entwurfsmodus möglicherweise anders gerundet werden
• Dies ist kein Problem — der Entwurf wird noch nicht versendet

Lösung: Überprüfen Sie die Beträge vor dem Versand, wenn Sie einen Entwurf länger liegen lassen. Falls die Rundung sich geändert hat, korrigieren Sie manuell (siehe unten).

Warum die Umsatzsteuer in zwei Zeilen ausgewiesen wird

In der PDF-Ausgabe oder in der Rechnungsansicht sehen Sie manchmal die Umsatzsteuer in mehreren Zeilen:

19% Umsatzsteuer:  190,00 EUR
 7% Umsatzsteuer:   35,00 EUR
─────────────────
Gesamt Steuer:     225,00 EUR

Das ist normal und wird so gemacht, weil:

• Unterschiedliche Steuersätze (19 %, 7 %, 0 %, etc.) müssen getrennt ausgewiesen werden
• Behörden und das Finanzamt benötigen diese Aufteilung pro Steuersatz
• Die Buchungssysteme des Empfängers müssen jede Steuerart einzeln verbuchen können

Nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) ist diese Aufteilung Pflicht.

Rundungsdifferenzen korrigieren: Das Feld „roundingAmount"

Falls Ihr Rechnungssystem eine Rundungsdifferenz ausweist, die Sie ausgleichen müssen (z. B. 1 Cent mehr oder weniger):

faktoora bietet das Feld roundingAmount, um solche Differenzen zu reconciliieren (nach EN 16931, Feld BT-114).

So funktioniert es:

1. Berechnen Sie die Differenz zwischen Ihrem System und faktoora.
2. Geben Sie den Ausgleichsbetrag im Feld roundingAmount ein.
3. Dieser Betrag wird zur Summe der Steuern addiert (nicht vom Netto abgezogen).

Beispiel:

• Ihr System sagt: Gesamtsteuer sollte 225,01 EUR sein
• faktoora zeigt: 225,00 EUR
• Differenz: +0,01 EUR
• Eintrag: roundingAmount: 0.01
• Ergebnis: Gesamtsteuer wird zu 225,01 EUR

Das ist revisionssicher und wird in der XRechnung und ZUGFeRD korrekt ausgegeben.

Bei der API: roundingAmount nutzen

Wenn Sie über die API Rechnungen erstellen, können Sie den Parameter roundingAmount übergeben:

{
  "issueDate": "20240101",
  "dueDate": "20240115",
  "invoiceItems": [ ... ],
  "roundingAmount": 0.01
}

Das löst Rundungsdifferenzen zwischen Ihrem Quellsystem und faktoora auf.

Unterschiede zwischen Systemen ausgleichen

Falls Ihre alte Buchhaltungssoftware oder ein anderes System andere Rundungsbeträge berechnet hat:

1. Exportieren Sie die Rechnung aus Ihrer alten Software und notieren Sie die Summen.
2. Erstellen Sie in faktoora die gleiche Rechnung und vergleichen Sie die Totale.
3. Falls Differenzen bestehen: Nutzen Sie roundingAmount, um diese auszugleichen.
4. Dokumentieren Sie die Korrektur in den Rechnungsnotizen, damit die Buchhaltung das Nachher versteht.

Dies ist besonders wichtig bei Rechnungsmigration oder beim Umstieg auf faktoora.

Steuerkategorien und -sätze

Sie können in faktoora verschiedene Umsatzsteuersätze pro Position definieren:

• Normalsatz (19 %)
• Ermäßigter Satz (7 %)
• Sätze für Intra-Community-Lieferungen (0 % / reverse charge)
• Sätze für Auslandsvermittlungen

Jeder Position wird ein Steuersatz zugewiesen, faktoora berechnet dann die Steuer separat und weist sie separat aus.

Mehr Informationen finden Sie unter Umsatzsteuer-Einstellungen.

Validierung bei elektronischen Rechnungen

Wenn Sie eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD versenden, validiert faktoora die Berechnung:

• Alle Steuerbeiträge werden überprüft
• Die Gesamtsummen werden kontrolliert
• Falls Fehler erkannt werden, schlägt die Validierung fehl

Sie können die Validierung beim Erstellen der Rechnung über den Parameter validate: true erzwingen.

Dies stellt sicher, dass die Rechnung beim Empfänger nicht wegen Rechenfehler abgelehnt wird.