Validierungsfehler beim Rechnungserstellen

Häufige Validierungsfehler beim Erstellen von Rechnungen und Gutschriften

Validierungsfehler treten auf, wenn eine Rechnung oder Gutschrift gegen die Anforderungen der Rechnungsstandards (EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD) verstößt oder erforderliche Felder nicht korrekt ausgefüllt sind. Diese Anleitung hilft Ihnen, die häufigsten Fehler zu verstehen und zu beheben.

Erforderliche Felder sind leer oder fehlen

Die häufigste Ursache für Validierungsfehler ist das Fehlen von Pflichtfeldern.

Welche Felder sind erforderlich?

Bei der Rechnungserstellung müssen folgende Felder immer ausgefüllt werden:

Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD 2, XRechnung oder Peppol)
Ausstellungsdatum (im Format YYYYMMDD)
Rechnungsnummer (eindeutig pro Rechnungskonto)
Rechnungstyp (z. B. Handelsrechnung, Gutschrift, Korrektur)
Rechnungspositionen (mindestens eine Position mit Artikelname, Menge, Steuerkategorie und Preis)
Käufer-/Empfängeranschrift mit Name, Straße, PLZ, Stadt und Land
Verkäuferanschrift mit Name, Straße, PLZ, Stadt und Land (falls nicht in den Kontoeinstellungen hinterlegt)

Was tun?

Überprüfen Sie, dass alle oben genannten Felder vor dem Speichern oder Erstellen ausgefüllt sind. Ein Validierungsfehler zeigt typically an, welches Feld leer ist.

Steuerkategorien und Steuersätze sind falsch kombiniert

Jede Rechnungsposition benötigt eine Steuerkategorie (den Code wie „S", „Z", „E", „AE") und einen Steuersatz (einen Zahlenwert wie 19, 7, 0). Diese müssen zusammenpassen.

Standard-Kombinationen:

Kategorie S (Standard): für normale VAT-Sätze wie 19 %, 7 %, etc.
Kategorie Z (Null): für 0-%-Sätze (z. B. Bücher, Zeitschriften). Steuersatz muss 0 sein.
Kategorie E (Steuerbefreit): für steuerbefreite Leistungen. Hier ist kein Steuersatz erforderlich, sondern ein Grund für die Befreiung.
Kategorie AE (Reverse Charge): für Reverse-Charge-Leistungen (z. B. innergemeinschaftliche Leistungen zwischen Unternehmern). Der Steuersatz sollte 0 sein.

Beispiel: Häufiger Fehler bei Gutschriften ohne Umsatzsteuer

Wenn Sie eine Gutschrift für eine innergemeinschaftliche Lieferung (ohne Umsatzsteuer) erstellen, darf die Steuerkategorie nicht „Standard" sein. Wählen Sie stattdessen:

Kategorie „Z" (Null) mit Steuersatz 0, oder
Kategorie „AE" (Reverse Charge) für Leistungen unter Reverse-Charge-Bedingungen.

Verwenden Sie die Kategorie „AE" nur, wenn beide Parteien (Verkäufer und Käufer) Unternehmer (mit VAT-ID) sind.

Was tun?

Überprüfen Sie die Steuerkategorie jeder Rechnungsposition.
Stellen Sie sicher, dass die Steuerkategorie dem Steuersatz entspricht (z. B. Kategorie „Z" nur mit Rate 0).
Wenn Sie eine Befreiung (Kategorie „E") verwenden, hinterlegen Sie den Grund in den Rechnungseinstellungen oder direkt in der Rechnung.

Rechnungsnummern sind doppelt vergeben

Jede Rechnungsnummer muss in Ihrem Rechnungskonto eindeutig sein.

Wann tritt dieser Fehler auf?

Sie versuchen, eine Rechnung mit einer Nummer zu erstellen, die bereits verwendet wurde.
Bei der Peppol-Delivery wird eine Rechnung blockiert, wenn die Nummer bereits existiert, weil Peppol die Rechnungsnummer zur Deduplication nutzt.
Bei Angeboten wird ein Fehler angezeigt, wenn die Angebotsnummer bereits vergeben ist.

Was tun?

Überprüfen Sie in Ihren bereits erstellten Rechnungen, ob diese Nummer bereits vergeben ist.
Verwenden Sie eine neue, noch nicht verwendete Rechnungsnummer.
Wenn Sie Rechnungsnummern automatisch generieren: Überprüfen Sie in den Rechnungseinstellungen, dass die Nummernvergabe korrekt konfiguriert ist.
Wenn Sie eine Rechnung mehrmals erstellen möchten (z. B. weil die erste zeitlich überschritten wurde): Verwenden Sie eine neue Rechnungsnummer.

Käufer-/Verkäuferdaten sind unvollständig (Adressfelder)

Das Adressfeld einer Rechnung muss alle erforderlichen Komponenten enthalten.

Erforderliche Adresskomponenten:

Name (Name des Käufers oder Verkäufers)
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Stadt/Ort
Land (als ISO-Code, z. B. „DE" für Deutschland, „AT" für Österreich)

Häufige Fehler:

Postleitzahl oder Stadt fehlen.
Das Adressfeld ist leer oder enthält nur eine Teilinformation.
Das Land ist nicht als ISO-Code eingetragen (z. B. „Deutschland" statt „DE").
Für Auslandsadressen: Das Land ist nicht erkannt worden.

Was tun?

Überprüfen Sie, dass alle Adressfelder vollständig ausgefüllt sind.
Verwenden Sie das richtige Format für das Land (ISO-Code, z. B. DE, AT, CH, FR).
Wenn Sie Kontakte mit Auslandsadressen verwenden: Stellen Sie sicher, dass das Land in den Kontaktdaten korrekt hinterlegt ist.

Einführungstext (Introduction) ist nicht erlaubt

Der Einführungstext (das Feld „Introduction") ist bei bestimmten Rechnungsformaten nicht zulässig.

Wann tritt dieser Fehler auf?

Sie versuchen, eine Peppol-Rechnung mit einem Einführungstext zu erstellen.
Der Einführungstext ist zu lang oder enthält ungültige Zeichen.

Was tun?

Überprüfen Sie, ob das Rechnungsformat (z. B. Peppol) einen Einführungstext zulässt.
Entfernen Sie den Einführungstext oder verwenden Sie stattdessen die Standardnoten der Rechnung.
Wenn Sie einen Text am Anfang der Rechnung benötigen, verwenden Sie das Notizfeld oder verwenden Sie einen anderen Rechnungstyp.

Referenzfelder (Bestellnummer, Vertragsnummer) werden mehrfach verwendet

Wenn Sie die gleiche Bestellnummer oder Vertragsnummer in mehreren Rechnungspositionen angeben, kann dies bei XRechnung zu Validierungsfehlern führen.

Wann tritt dieser Fehler auf?

Sie verwenden die gleiche Bestellnummer (IssuerAssignedID) in mehreren Positionen.
Sie verwenden die gleiche Vertragsnummer in mehreren Positionen.

Hintergrund:

Bei XRechnung und anderen elektronischen Rechnungsformaten sind Referenzfelder eindeutig pro Rechnungsposition. Mehrfachverwendung kann zu Konflikten oder Ablehnung durch Empfängersysteme führen.

Was tun?

Überprüfen Sie, dass jede Rechnungsposition eine eigene Bestellnummer oder Vertragsnummer hat.
Wenn alle Positionen sich auf die gleiche Bestellung beziehen, verwenden Sie stattdessen ein Feld auf Kopfebene der Rechnung (Buyerreference).
Verwenden Sie eindeutige Referenzen für jede Position.

Vorschau- oder PDF-Export schlägt fehl

Wenn eine Rechnungsvorschau oder der PDF-Export mit einem Validierungsfehler fehlschlägt, liegen Fehler in der Rechnungsstruktur vor, die das System nicht anzeigen kann.

Häufige Ursachen:

Pflichtfelder sind leer (Netto- und Bruttobetrag können nicht berechnet werden, wenn Steuern oder Summen fehlen).
Steuerkategorien und Steuersätze sind falsch kombiniert.
Berechnete Beträge (Nettobetrag, Steuern, Bruttobetrag) sind widersprüchlich.
Das Format erlaubt die Rechnungsvorlage nicht.

Was tun?

Überprüfen Sie alle Rechnungspositionen auf vollständige Daten (Menge, Preis, Steuern).
Prüfen Sie, dass Steuerkategorien und Steuersätze korrekt kombiniert sind.
Versuchen Sie, die Rechnung zu speichern (ohne zu erstellen) und sehen Sie, welcher Fehler gemeldet wird.
Wenn die Vorschau im Entwurfsmodus nicht funktioniert, überprüfen Sie die Kontoeinstellungen und die Rechnungsvorlage.

Mahnung zeigt keine Vorschau an

Wenn beim Erstellen einer Mahnung keine Vorschau angezeigt wird, sind möglicherweise Daten in der verknüpften ursprünglichen Rechnung beschädigt oder unvollständig.

Was tun?

Überprüfen Sie die ursprüngliche Rechnung, auf der die Mahnung basiert.
Stellen Sie sicher, dass die Originalrechnung alle erforderlichen Felder hat.
Versuchen Sie, die Mahnung mit einer anderen Originalrechnung zu erstellen.
Kontaktieren Sie den Support, wenn die Vorschau weiterhin nicht funktioniert.

Import einer XRechnung schlägt fehl, obwohl die Validierung erfolgreich ist

Wenn Sie eine XRechnung importieren und eine Fehlermeldung erhalten, obwohl der Validierungsbericht keine Fehler zeigt, kann dies mehrere Ursachen haben:

Mögliche Ursachen:

Die Datei ist beschädigt oder hat Encoding-Probleme.
Das System konnte die Datei in Faktoora nicht visualisieren (obwohl die Struktur korrekt ist).
Es gibt Kompatibilitätsprobleme zwischen der XRechnung-Version und der Faktoora-Version.

Was tun?

Überprüfen Sie, dass Sie die XML-Datei der XRechnung hochladen (nicht die PDF).
Stellen Sie sicher, dass die Datei mit UTF-8 kodiert ist.
Versuchen Sie, die Datei erneut hochzuladen.
Wenn das Problem weiterhin auftritt, wenden Sie sich an den Support.

Validierungsfehler bei Rechnungsformat für spezifische Länder (FatturaPA, KSeF, Verifactu)

Bei Rechnungen für Italien (FatturaPA), Polen (KSeF) oder Spanien (Verifactu) gelten spezielle Validierungsregeln für Steuersätze und Käuferdaten.

FatturaPA (Italien):

Nur italienische Steuersätze sind erlaubt: 22 %, 10 %, 5 %, 4 % und 0 %.
Wenn Sie einen anderen Steuersatz verwenden (z. B. 19 % oder 7 %), wird die Rechnung abgelehnt.
Der Käufer muss eine italienische Partita IVA oder einen Codice Fiscale haben.

KSeF (Polen):

Nur polnische Steuersätze sind erlaubt: 23 %, 8 %, 5 % (mit Kategorie „S") und 0 % (mit Kategorie „Z", „K", „G" oder „E").
Reverse-Charge-Kategorien („O", „AE") sind ebenfalls erlaubt.
Andere Steuersätze oder Kategorien werden abgelehnt.

Verifactu (Spanien):

Es gelten spezielle Anforderungen für spanische Steuersätze und Kategorien.

Was tun?

Überprüfen Sie, welche Steuersätze für das Zielland erlaubt sind.
Verwenden Sie nur die zulässigen Steuersätze und Kategorien.
Konsultieren Sie die Dokumentation des jeweiligen Landes oder kontaktieren Sie den Support.

Allgemeine Tipps zur Fehlervermeidung

Vollständigkeit prüfen: Bevor Sie eine Rechnung speichern oder erstellen, überprüfen Sie alle erforderlichen Felder.
Standardformate verwenden: Verwenden Sie gängige Rechnungsformate (ZUGFeRD 2, XRechnung, Peppol) mit Standardsteuersätzen.
Duplikate vermeiden: Stellen Sie sicher, dass Rechnungsnummern, Bestellnummern und Vertragsnummern eindeutig sind.
Adressen validieren: Überprüfen Sie, dass alle Adresskomponenten (Name, Straße, PLZ, Stadt, Land) vollständig sind.
Kontoeinstellungen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontoeinstellungen (Steuernummern, Bankdaten, etc.) korrekt sind.
Test mit Entwurfsmodus: Erstellen Sie eine Rechnung zunächst im Entwurfsmodus (draftOnly), um Fehler zu erkennen, bevor Sie sie versenden.

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