Envoi des factures : retours et bounces

Vue d'ensemble

Lorsqu'un e-mail de facture ne peut pas être distribué, il est refusé par le serveur de messagerie du destinataire sous forme de « bounce » ou de « retour ». Cet article explique comment détecter les retours et comment les traiter.

Qu'est-ce qu'un bounce ?

Un bounce est un message d'erreur renvoyé par le serveur de messagerie du destinataire lorsqu'un e-mail ne peut pas être distribué. Il en existe deux types :

Hard bounce (erreur du côté du destinataire) :

• La boîte de réception n'existe pas ou a été supprimée
• L'adresse e-mail est invalide (par ex. erreur de syntaxe)
• Le serveur du destinataire refuse durablement les e-mails de l'expéditeur

Soft bounce (erreur temporaire) :

• La boîte de réception du destinataire est pleine
• Le serveur de messagerie du destinataire est temporairement injoignable
• Le serveur de messagerie refuse l'e-mail pour des raisons temporaires

Détecter les retours

Dans l'interface web

1. Ouvrez les détails de la facture
2. Cherchez la section « Livraisons » (Delivery)
3. Repérez les messages d'erreur ou les informations de statut
4. L'adresse e-mail peut être signalée par un indicateur d'erreur

Notifications de bounce

Si vous avez configuré votre propre serveur SMTP, vous recevez éventuellement des e-mails de bounce de votre serveur de messagerie :

• Vérifiez votre boîte de réception pour repérer les NDR (Non-Delivery Reports, avis de non-remise)
• Ils contiennent les erreurs du serveur du destinataire
• Notez les adresses e-mail problématiques

Vérifier via l'API

Utilisez GET /invoices/{faktooraId}/status pour consulter l'historique de livraison :

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "ungueltig@beispiel.de"
    }
  ]
}

Remarque : les livraisons par e-mail standard n'enregistrent pas de valeurs de statut d'erreur. Si un bounce s'est produit, il n'est éventuellement signalé que par des e-mails de bounce de votre service de messagerie.

Traiter les retours

Résoudre les hard bounces

Étape 1 : identifier le destinataire

• Notez l'adresse e-mail figurant dans le bounce
• Vérifiez que vous avez correctement saisi l'adresse

Étape 2 : contacter le destinataire

• Appelez le destinataire ou contactez-le par un autre canal
• Demandez-lui l'adresse e-mail correcte
• Vérifiez si la personne fait toujours partie de l'entreprise

Étape 3 : corriger l'adresse

• Mettez à jour l'adresse e-mail dans faktoora
• Renvoyez la facture

Étape 4 : faire le ménage dans l'historique

• Vérifiez les autres factures adressées au même destinataire
• Corrigez l'adresse e-mail là aussi, si nécessaire

Résoudre les soft bounces

En cas d'erreur temporaire (boîte pleine, serveur injoignable) :

Étape 1 : attendre

• Les soft bounces sont généralement temporaires
• Le serveur du destinataire tente généralement de distribuer l'e-mail plus tard

Étape 2 : renvoyer manuellement

• Attendez quelques heures
• Renvoyez la facture
• Vérifiez si la livraison réussit cette fois

Étape 3 : clarifier avec le destinataire

• Si plusieurs soft bounces se produisent, contactez le destinataire
• Demandez-lui de vider sa boîte de réception ou de vérifier son système

Filtres anti-spam et blocages

Certains retours ne sont pas dus à de véritables erreurs, mais à des filtres anti-spam ou à des blocages du serveur de messagerie.

Signes distinctifs :

• Code de bounce tel que 550 Rejected ou 554 Service not available
• Le serveur du destinataire bloque les e-mails provenant de votre domaine
• L'e-mail est accepté mais n'est pas distribué (il finit dans le dossier de spam du destinataire)

Résolution :

De votre côté :

• Vérifiez si votre domaine figure sur des listes noires
• Configurez correctement les enregistrements SPF et DKIM (si vous utilisez votre propre serveur SMTP)
• Assurez-vous que votre adresse IP ne figure pas sur des listes de spam

Du côté du destinataire :

• Le destinataire doit clarifier la situation avec son équipe informatique
• Le destinataire doit marquer les e-mails de faktoora comme fiables
• Le destinataire doit configurer la validation SPF ou DKIM (le cas échéant)

Systèmes et destinataires automatisés

Il arrive que des systèmes automatisés (par ex. SAP, systèmes ERP) ne puissent pas traiter l'e-mail de facture.

Problèmes fréquents :

• Format invalide : le système ne reconnaît pas le format de facture
• Informations manquantes : des champs obligatoires sont absents
• Pièces jointes trop volumineuses : le système refuse les pièces jointes au-delà d'une certaine taille
• Encodage de caractères invalide : l'UTF-8 ou d'autres encodages ne sont pas pris en charge

Résolution :

1. Contactez l'administrateur du système
2. Demandez-lui quelles sont les exigences du système :
   • Quels formats de fichier sont pris en charge ?
   • Quel encodage est attendu ?
   • Quels en-têtes d'e-mail ou métadonnées sont nécessaires ?
3. Adaptez vos factures à ces exigences
4. Envoyez un exemple de test et demandez une confirmation

Envoi avec votre propre serveur SMTP

Si vous avez configuré votre propre serveur SMTP, vous pouvez suivre les bounces plus en détail :

1. Consultez les journaux de votre serveur de messagerie
2. Recherchez les notifications de bounce (NDR, Undeliverable)
3. Notez les codes d'erreur exacts du serveur du destinataire
4. Contactez le support faktoora en fournissant les détails de l'erreur

Voir aussi : Configurer le SMTP et envoyer

Bonnes pratiques pour limiter les retours

1. Vérifier les adresses

   • Validez les adresses e-mail lors de leur saisie
   • Demandez une confirmation pour les adresses inhabituelles

2. Faire le ménage régulièrement

   • Vérifiez les anciens contacts pour repérer les adresses invalides
   • Mettez à jour les informations des destinataires si nécessaire

3. Communiquer avec les destinataires

   • Informez les destinataires qu'ils vont recevoir des e-mails de facture de faktoora
   • Demandez-leur d'ajouter l'adresse à leurs expéditeurs de confiance

4. Optimiser la configuration SMTP

   • Si vous utilisez votre propre serveur SMTP, assurez-vous que SPF, DKIM et les autres mécanismes d'authentification sont correctement configurés
   • Voir : Configurer le SMTP et envoyer