Personnaliser l'affichage des factures : champs, colonnes et mise en page

L'affichage des factures dans faktoora peut être adapté à vos besoins. Cet article explique quels éléments de présentation vous pouvez configurer et comment personnaliser vos modèles de facture.

Options d'affichage disponibles dans les modèles de facture

Les modèles de facture de faktoora déterminent la façon dont votre facture est affichée dans le PDF généré. Les paramètres de facturation proposent des options de configuration :

1. Colonnes des lignes de facture : vous pouvez choisir les informations visibles dans le tableau des lignes.
2. Informations sur l'entreprise : raison sociale, adresse, numéro d'inscription au registre du commerce, numéro fiscal et coordonnées.
3. Coordonnées : téléphone, e-mail et autres coordonnées du vendeur.
4. Conditions de paiement et coordonnées bancaires : affichage des délais de paiement, de l'IBAN et du titulaire du compte.
5. Logo et pied de page : votre propre logo et un pied de page personnalisé.

Choix des colonnes pour les lignes de facture

La mise en page standard des factures contient une colonne de TVA indiquant les taux de TVA. faktoora ne prend actuellement pas en charge d'autre choix de colonnes, comme une colonne de remise à la place de la colonne de TVA.

Mises en page personnalisées sur demande : si vous avez besoin d'une mise en page spécifique qui s'écarte des options standard (par exemple d'autres colonnes ou une logique de calcul différente), vous pouvez faire adapter une mise en page de facture sur demande. Contactez notre support en précisant vos exigences.

Informations sur l'entreprise figurant sur la facture

Les informations sur l'entreprise sont reprises automatiquement de vos paramètres de profil :

• Raison sociale : affichée en haut de la facture
• Adresse : adresse de facturation de votre entreprise
• Numéro d'inscription au registre du commerce : visible en option, si vous l'avez renseigné
• Numéro fiscal/numéro de TVA intracommunautaire : visible en option

Pour modifier ces informations, allez dans Paramètres → Profil et modifiez-y les données de l'entreprise. Les modifications apparaissent sur les factures créées ultérieurement.

Données client et adresse de livraison

Les données client proviennent de vos contacts. Lorsque vous créez une facture à partir d'un modèle ou d'une facture précédente :

• Utiliser les données client actuelles : la facture affiche les données actuellement enregistrées pour le client (nom, adresse, etc.).
• Fonction d'instantané : lors de la création de la facture, un instantané des données client est enregistré. Cela signifie que les modifications ultérieures de l'adresse ne sont pas visibles sur cette facture, mais apparaissent sur les factures futures.

Si une adresse obsolète ou erronée s'affiche sur une facture :

1. Vérifiez que les informations du client dans les contacts sont correctes.
2. Une facture déjà créée affiche les données valables au moment de sa création ; elles ne peuvent pas être modifiées a posteriori. Créez si nécessaire une facture rectificative ou un avoir.

Personne de contact et numéros de référence

Interlocuteur, numéro de contrat et bénéficiaire de la prestation

Vous pouvez saisir ces informations dans les données de la facture :

• Interlocuteur : enregistré en option dans le XML de la facture (pour ZUGFeRD/XRechnung). L'affichage dans la mise en page PDF dépend de votre modèle de facture. L'interlocuteur figure dans les données structurées, même s'il n'est pas affiché dans le PDF.
• Numéro de contrat : peut être saisi comme référence dans les paramètres de facturation.
• Bénéficiaire de la prestation : s'il diffère du destinataire de la facture, cette information est enregistrée dans les données de la facture.

Vous devez renseigner explicitement ces champs lors de la création de la facture : ils ne sont pas repris automatiquement des données client standard.

Logo et pied de page

L'alignement du logo (à gauche ou à droite) est un paramètre que vous pouvez définir dans le modèle de facture.

Un placement spécifique du logo dans le pied de page ou l'adaptation du pied de page relève en revanche d'une modification personnalisée de la mise en page. Il s'agit d'une prestation sur demande, qui peut être configurée par notre support.

Numéro et date de facture dans le PDF

Le numéro et la date de facture doivent s'afficher correctement dans le PDF généré. Si ce n'est pas le cas :

• Pour les factures créées via l'API : assurez-vous que la requête API contient les bonnes valeurs pour invoiceNumber et issueDate.
• Pour les factures créées dans l'interface web : le numéro de facture est incrémenté automatiquement ; vérifiez vos paramètres de numérotation sous Paramètres → Factures.

Voir aussi : Résoudre les problèmes d'affichage fréquents des factures PDF.

Formats de facture et présentation

La présentation varie selon le format de facture :

• Factures PDF : affichent la présentation visuelle complète avec tous les éléments de mise en page configurés.
• Factures ZUGFeRD : un format hybride composé d'un PDF et d'un XML structuré. Le PDF affiche la mise en page ; les données XML sont en outre disponibles pour le traitement automatisé.
• XRechnung : uniquement des données XML structurées, sans présentation PDF visuelle. La mise en page ne joue ici aucun rôle.

Voir aussi : Formats de facture et conversion.

Saisie obligatoire « Choisir un design »

Lors de la création d'une facture, le champ « Choisir un design » peut être obligatoire. Cela dépend de l'activation de la fonction de modèles dans votre compte.

• S'il est obligatoire : choisissez un modèle pour continuer.
• S'il est facultatif : vous pouvez choisir un modèle ou utiliser le design standard.

Si vous ne parvenez pas à renseigner ce champ ou recevez des messages d'erreur, contactez notre support.

Mises en page personnalisées sur demande

Si vous avez besoin d'une mise en page qui va au-delà des options standard (par exemple d'autres colonnes, une logique de calcul différente ou un design entièrement personnalisé), vous pouvez faire créer ou modifier votre propre mise en page de facture. Il s'agit d'une prestation sur demande.

Contactez notre support en précisant vos exigences, afin que nous puissions développer une mise en page adaptée à vos besoins.

Sous-total (montant HT)

Un « Sous-total HT » s'affiche automatiquement sur la facture : il apparaît dans le total de la facture au-dessus de la TVA et du montant TTC, dès qu'au moins un taux de TVA est calculé et que vous n'êtes pas enregistré comme exonéré de TVA. Aucun paramètre distinct ne permet d'afficher ou de masquer cette ligne.

Notes et textes libres dans le PDF

Le bouton « Modifier la lettre d'accompagnement et les notes » vous permet d'ajouter des notes en texte libre à une facture (chacune avec une catégorie et un texte). Chaque note enregistrée apparaît dans le PDF ; il n'existe pas d'option permettant d'enregistrer certaines notes uniquement en interne et de les masquer dans le PDF. Pour retirer une note de l'impression, supprimez-la individuellement dans la fenêtre de modification à l'aide de l'icône de corbeille, ou utilisez « Supprimer tous les textes libres » pour supprimer toutes les notes en une seule fois.