Erreurs de validation lors de la création de factures

Erreurs de validation fréquentes lors de la création de factures et d'avoirs

Des erreurs de validation surviennent lorsqu'une facture ou un avoir ne respecte pas les exigences des normes de facturation (EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD) ou que des champs obligatoires ne sont pas correctement renseignés. Ce guide vous aide à comprendre et à corriger les erreurs les plus fréquentes.

Des champs obligatoires sont vides ou manquants

La cause la plus fréquente d'erreurs de validation est l'absence de champs obligatoires.

Quels champs sont obligatoires ?

Lors de la création d'une facture, les champs suivants doivent toujours être renseignés :

Format de facture (par ex. ZUGFeRD 2, XRechnung ou Peppol)
Date d'émission (au format YYYYMMDD)
Numéro de facture (unique par compte de facturation)
Type de facture (par ex. facture commerciale, avoir, correction)
Lignes de facture (au moins une ligne avec désignation de l'article, quantité, catégorie de taxe et prix)
Adresse de l'acheteur/du destinataire avec nom, rue, code postal, ville et pays
Adresse du vendeur avec nom, rue, code postal, ville et pays (si elle n'est pas enregistrée dans les paramètres du compte)

Que faire ?

Vérifiez que tous les champs ci-dessus sont renseignés avant d'enregistrer ou de créer la facture. Une erreur de validation indique généralement quel champ est vide.

Les catégories et taux de TVA sont mal combinés

Chaque ligne de facture nécessite une catégorie de taxe (un code comme « S », « Z », « E », « AE ») et un taux de TVA (une valeur numérique comme 19, 7, 0). Ceux-ci doivent concorder.

Combinaisons standard :

Catégorie S (Standard) : pour les taux de TVA normaux comme 19 %, 7 %, etc.
Catégorie Z (zéro) : pour les taux de 0 % (par ex. livres, revues). Le taux de TVA doit être 0.
Catégorie E (exonération) : pour les prestations exonérées. Aucun taux de TVA n'est requis ici, mais un motif d'exonération.
Catégorie AE (autoliquidation) : pour les prestations en autoliquidation (par ex. prestations intracommunautaires entre entreprises). Le taux de TVA doit être 0.

Exemple : erreur fréquente pour les avoirs sans TVA

Si vous créez un avoir pour une livraison intracommunautaire (sans TVA), la catégorie de taxe ne doit pas être « Standard ». Choisissez plutôt :

la catégorie « Z » (zéro) avec un taux de TVA de 0, ou
la catégorie « AE » (autoliquidation) pour les prestations soumises à l'autoliquidation.

N'utilisez la catégorie « AE » que si les deux parties (vendeur et acheteur) sont des entreprises (avec un numéro de TVA intracommunautaire).

Que faire ?

Vérifiez la catégorie de taxe de chaque ligne de facture.
Assurez-vous que la catégorie de taxe correspond au taux de TVA (par ex. catégorie « Z » uniquement avec un taux de 0).
Si vous utilisez une exonération (catégorie « E »), indiquez le motif dans les paramètres de facturation ou directement dans la facture.

Des numéros de facture sont attribués en double

Chaque numéro de facture doit être unique dans votre compte de facturation.

Quand cette erreur survient-elle ?

Vous tentez de créer une facture avec un numéro déjà utilisé.
Lors de la livraison Peppol, une facture est bloquée si son numéro existe déjà, car Peppol utilise le numéro de facture pour la déduplication.
Pour les devis, une erreur s'affiche si le numéro de devis est déjà attribué.

Que faire ?

Vérifiez dans vos factures déjà créées si ce numéro est déjà attribué.
Utilisez un nouveau numéro de facture encore inutilisé.
Si vous générez automatiquement les numéros de facture : vérifiez dans les paramètres de facturation que l'attribution des numéros est correctement configurée.
Si vous souhaitez créer une facture plusieurs fois (par ex. parce que le délai de la première a été dépassé) : utilisez un nouveau numéro de facture.

Les données de l'acheteur/du vendeur sont incomplètes (champs d'adresse)

Le champ d'adresse d'une facture doit contenir tous les éléments requis.

Éléments d'adresse requis :

Nom (nom de l'acheteur ou du vendeur)
Rue et numéro
Code postal
Ville/localité
Pays (sous forme de code ISO, par ex. « DE » pour l'Allemagne, « AT » pour l'Autriche)

Erreurs fréquentes :

Le code postal ou la ville manque.
Le champ d'adresse est vide ou ne contient qu'une information partielle.
Le pays n'est pas saisi sous forme de code ISO (par ex. « Allemagne » au lieu de « DE »).
Pour les adresses à l'étranger : le pays n'a pas été reconnu.

Que faire ?

Vérifiez que tous les champs d'adresse sont entièrement renseignés.
Utilisez le bon format pour le pays (code ISO, par ex. DE, AT, CH, FR).
Si vous utilisez des contacts avec des adresses à l'étranger : assurez-vous que le pays est correctement enregistré dans les données du contact.

Le texte d'introduction (Introduction) n'est pas autorisé

Le texte d'introduction (le champ « Introduction ») n'est pas admis dans certains formats de facture.

Quand cette erreur survient-elle ?

Vous tentez de créer une facture Peppol avec un texte d'introduction.
Le texte d'introduction est trop long ou contient des caractères invalides.

Que faire ?

Vérifiez si le format de facture (par ex. Peppol) admet un texte d'introduction.
Supprimez le texte d'introduction ou utilisez plutôt les notes standard de la facture.
Si vous avez besoin d'un texte au début de la facture, utilisez le champ de notes ou un autre type de facture.

Des champs de référence (numéro de commande, numéro de contrat) sont utilisés plusieurs fois

Si vous indiquez le même numéro de commande ou de contrat dans plusieurs lignes de facture, cela peut entraîner des erreurs de validation avec XRechnung.

Quand cette erreur survient-elle ?

Vous utilisez le même numéro de commande (IssuerAssignedID) dans plusieurs lignes.
Vous utilisez le même numéro de contrat dans plusieurs lignes.

Contexte :

Dans XRechnung et les autres formats de facture électronique, les champs de référence sont uniques par ligne de facture. Une utilisation multiple peut entraîner des conflits ou un refus par les systèmes des destinataires.

Que faire ?

Vérifiez que chaque ligne de facture a son propre numéro de commande ou de contrat.
Si toutes les lignes se rapportent à la même commande, utilisez plutôt un champ au niveau de l'en-tête de la facture (Buyerreference).
Utilisez des références uniques pour chaque ligne.

L'aperçu ou l'export PDF échoue

Si l'aperçu d'une facture ou l'export PDF échoue avec une erreur de validation, la structure de la facture comporte des erreurs que le système ne peut pas afficher.

Causes fréquentes :

Des champs obligatoires sont vides (les montants HT et TTC ne peuvent pas être calculés si des taxes ou des totaux manquent).
Les catégories et taux de TVA sont mal combinés.
Les montants calculés (HT, taxes, TTC) sont contradictoires.
Le format n'admet pas le modèle de facture.

Que faire ?

Vérifiez que toutes les lignes de facture contiennent des données complètes (quantité, prix, taxes).
Vérifiez que les catégories et taux de TVA sont correctement combinés.
Essayez d'enregistrer la facture (sans la créer) et observez quelle erreur est signalée.
Si l'aperçu ne fonctionne pas en mode brouillon, vérifiez les paramètres du compte et le modèle de facture.

La relance n'affiche pas d'aperçu

Si aucun aperçu ne s'affiche lors de la création d'une relance, des données de la facture d'origine associée sont peut-être endommagées ou incomplètes.

Que faire ?

Vérifiez la facture d'origine sur laquelle repose la relance.
Assurez-vous que la facture d'origine comporte tous les champs obligatoires.
Essayez de créer la relance avec une autre facture d'origine.
Contactez le support si l'aperçu ne fonctionne toujours pas.

L'import d'une XRechnung échoue alors que la validation a réussi

Si vous importez une XRechnung et recevez un message d'erreur alors que le rapport de validation n'indique aucune erreur, plusieurs causes sont possibles :

Causes possibles :

Le fichier est endommagé ou présente des problèmes d'encodage.
Le système n'a pas pu visualiser le fichier dans faktoora (bien que la structure soit correcte).
Il existe des problèmes de compatibilité entre la version XRechnung et la version de faktoora.

Que faire ?

Vérifiez que vous téléversez le fichier XML de la XRechnung (et non le PDF).
Assurez-vous que le fichier est encodé en UTF-8.
Essayez de téléverser à nouveau le fichier.
Si le problème persiste, contactez le support.

Erreurs de validation des formats de facture propres à certains pays (FatturaPA, KSeF, Verifactu)

Pour les factures destinées à l'Italie (FatturaPA), à la Pologne (KSeF) ou à l'Espagne (Verifactu), des règles de validation spécifiques s'appliquent aux taux de TVA et aux données de l'acheteur.

FatturaPA (Italie) :

Seuls les taux de TVA italiens sont autorisés : 22 %, 10 %, 5 %, 4 % et 0 %.
Si vous utilisez un autre taux (par ex. 19 % ou 7 %), la facture est refusée.
L'acheteur doit disposer d'une Partita IVA ou d'un Codice Fiscale italien.

KSeF (Pologne) :

Seuls les taux de TVA polonais sont autorisés : 23 %, 8 %, 5 % (avec la catégorie « S ») et 0 % (avec la catégorie « Z », « K », « G » ou « E »).
Les catégories d'autoliquidation (« O », « AE ») sont également autorisées.
Les autres taux ou catégories sont refusés.

Verifactu (Espagne) :

Des exigences spécifiques s'appliquent aux taux et catégories de TVA espagnols.

Que faire ?

Vérifiez quels taux de TVA sont autorisés pour le pays de destination.
Utilisez uniquement les taux et catégories de TVA autorisés.
Consultez la documentation du pays concerné ou contactez le support.

Conseils généraux pour éviter les erreurs

Vérifier l'exhaustivité : avant d'enregistrer ou de créer une facture, vérifiez tous les champs obligatoires.
Utiliser des formats standard : utilisez des formats de facture courants (ZUGFeRD 2, XRechnung, Peppol) avec des taux de TVA standard.
Éviter les doublons : assurez-vous que les numéros de facture, de commande et de contrat sont uniques.
Valider les adresses : vérifiez que tous les éléments d'adresse (nom, rue, code postal, ville, pays) sont complets.
Vérifier les paramètres du compte : assurez-vous que les paramètres de votre compte (numéros fiscaux, coordonnées bancaires, etc.) sont corrects.
Tester en mode brouillon : créez d'abord une facture en mode brouillon (draftOnly) pour détecter les erreurs avant de l'envoyer.

Cela vous a-t-il été utile ?