Factuurverzending: mislukte aflevering

Overzicht

Als een factuur niet bij de ontvanger aankomt, kan dat verschillende oorzaken hebben. Dit artikel helpt u veelvoorkomende afleverproblemen te herkennen en op te lossen.

Facturen komen niet aan bij de ontvanger

Veelvoorkomende oorzaken

1. Ongeldig of onjuist e-mailadres

• Controleer het e-mailadres van de ontvanger op typefouten
• Zorg ervoor dat het e-mailadres actief en bereikbaar is
• Vraag de ontvanger te bevestigen dat hij de e-mail ontvangt

2. Spamfilter De ontvanger heeft mogelijk een spamfilter ingeschakeld dat de factuur ten onrechte als spam classificeert:

• De ontvanger moet zijn spammap controleren
• De ontvanger kan e-mails van faktoora markeren als "geen spam" om het filter te trainen
• Vraag de ontvanger het e-mailadres van faktoora aan zijn contacten toe te voegen

3. Configuratie van de mailserver van de ontvanger Sommige mailservers, firewalls of mailfilters kunnen legitieme e-mails blokkeren:

• De ontvanger moet met zijn IT-team of mailbeheerder nagaan of e-mails van faktoora worden geblokkeerd
• Dit komt vooral vaak voor bij bedrijven met strenge beveiligingsrichtlijnen

4. Bounce of onbestelbare e-mail De e-mail wordt door de mailserver van de ontvanger geweigerd:

• Mailbox vol: de mailbox van de ontvanger is overvol
• Gebruiker bestaat niet: het e-mailadres bestaat niet of is verwijderd
• Serverfout: de mailserver van de ontvanger weigert de e-mail

Oplossing

1. Bevestiging door de ontvanger

   • Neem op een andere manier contact op met de ontvanger (telefoon, chat)
   • Vraag hem te bevestigen of hij de e-mail heeft ontvangen
   • Zo niet, vraag hem dan zijn spam- en ongewenste-e-mailmappen te controleren

2. E-mailadres corrigeren

   • Controleer het opgeslagen e-mailadres van de ontvanger in faktoora
   • Corrigeer het indien nodig en verstuur de factuur opnieuw

3. Opnieuw versturen

   • Open de factuurdetails
   • Gebruik de optie "Opnieuw versturen"
   • Controleer het e-mailadres van de ontvanger voordat u verstuurt

Verzending naar een onjuist e-factuuradres

Bij elektronische facturen (XRechnungen, Peppol) kan de aflevering mislukken als u het adres van de ontvanger verkeerd invoert.

Peppol-adressen

Peppol-ID's hebben een specifiek formaat, afhankelijk van het land:

• Duitse bedrijven gebruiken meestal: 9930:DE<Umsatzsteuer-ID> (Duits btw-identificatienummer)
  • Voorbeeld: 9930:DE123456789
• Andere landen hebben andere prefixen (bijv. 9946 voor België)

Veelvoorkomende fouten:

• Onjuist landprefix (bijv. 9931 in plaats van 9930)
• Ongeldig of onvolledig btw-identificatienummer
• Spaties of speciale tekens in de ID

Oplossing

1. Controleer de juiste Peppol-ID van de ontvanger

   • Vraag het de ontvanger rechtstreeks
   • Raadpleeg het openbare Peppol-register (indien beschikbaar)

2. Corrigeer de ontvangergegevens in de factuur

3. Is de aflevering via Peppol mislukt, gebruik dan de API om de verzending te herhalen:

   POST /invoices/{faktooraId}/dispatch/peppol/resend
   

Meerdere ontvangers en BCC

Probleem: BCC-adressen werken niet

Als u via BCC naar meerdere e-mailadressen wilt versturen, kan dat met beperkingen gepaard gaan.

Gebruik via de API: Het veld delivery in de API ondersteunt BCC-adressen als lijst gescheiden door komma's:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "rechnung@kunden.de",
      "blindCarbonCopy": "archiv@intern.de, backup@intern.de"
    }
  ]
}

Als dit mislukt:

• Controleer het formaat (gescheiden door komma's, geen puntkomma's)
• Zorg ervoor dat alle adressen geldig zijn
• Test eerst met één enkel BCC-adres

Meerdere hoofdontvangers

Als u een factuur naar meerdere hoofdontvangers wilt versturen:

• Maak meerdere delivery-items in de array aan:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "rechnung@kunden.de"
    },
    {
      "type": "email",
      "recipient": "backup@kunden.de"
    }
  ]
}

Foutmeldingen begrijpen

"Introduction is not allowed"

Deze foutmelding verschijnt als u een offerte of orderbevestiging probeert te versturen met een inleiding (introduction) die bij verzending niet is toegestaan.

Oplossing:

• Controleer de tekst van het document in de instellingen
• Verwijder overbodige inleidende teksten of preambules
• Gebruik de standaard documenttekst

Time-out bij de aflevering

Als de verzending lang duurt of wordt afgebroken:

• Dit gebeurt meestal bij grote bestanden of trage verbindingen
• Probeer het later opnieuw
• Controleer uw internetverbinding

Afleverbevestigingen activeren

faktoora biedt beperkte afleverbevestigingen voor verzending per e-mail:

1. Afhandeling van bounces: als een e-mail door de server van de ontvanger wordt geweigerd, krijgt u een melding
2. Peppol-status: bij aflevering via Peppol ontvangt u volledige statusupdates
3. Handmatig volgen: u kunt afleveringen controleren in de webinterface of via de API

Als u hulp nodig hebt

Als het probleem blijft bestaan:

1. Controleer de aflevergeschiedenis in de factuurdetails
2. Controleer de delivery-array in de API-status
3. Neem contact op met de support van faktoora en vermeld:
   • het factuurnummer (faktoora-ID)
   • het e-mailadres of de Peppol-ID van de ontvanger
   • het tijdstip van de verzendpoging
   • alle zichtbare foutmeldingen