Rechnungsversand – Fehlerhafte Zustellung

Übersicht

Wenn eine Rechnung nicht beim Empfänger ankommt, kann dies mehrere Ursachen haben. Dieser Artikel hilft Ihnen, häufige Zustellungsprobleme zu identifizieren und zu beheben.

Rechnungen kommen beim Empfänger nicht an

Häufige Ursachen

1. Ungültige oder falsche E-Mail-Adresse

• Überprüfen Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse auf Tippfehler
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse aktiv und erreichbar ist
• Bitten Sie den Empfänger, zu bestätigen, dass er die E-Mail erhält

2. Spam-Filter Der Empfänger hat möglicherweise Spam-Filter aktiviert, der die Rechnung fälschlicherweise als Spam klassifiziert:

• Der Empfänger sollte seinen Spam-Ordner prüfen
• Der Empfänger kann faktoora-E-Mails als "nicht Spam" markieren, um Filter zu trainieren
• Fragen Sie den Empfänger, die E-Mail-Adresse von faktoora zu seinen Kontakten hinzuzufügen

3. E-Mail-Server-Konfiguration des Empfängers Einige E-Mail-Server, Firewalls oder Mail-Filter können legitime E-Mails blockieren:

• Der Empfänger sollte mit seinem IT-Team oder Mail-Administrator klären, ob E-Mails von faktoora blockiert werden
• Dies ist besonders häufig in Unternehmen mit restriktiven Sicherheitsrichtlinien

4. Bounce oder Rückläufer Die E-Mail wird vom Empfänger-Mailserver zurückgewiesen:

• Mailbox voll: Der Empfänger hat sein Postfach übervoll
• Benutzer existiert nicht: Die E-Mail-Adresse existiert nicht oder wurde gelöscht
• Server-Fehler: Der Empfänger-Mailserver lehnt die E-Mail ab

Behebung

1. Bestätigung mit dem Empfänger

   • Kontaktieren Sie den Empfänger auf alternativem Wege (Telefon, Chat)
   • Bitten Sie ihn zu bestätigen, ob er die E-Mail erhalten hat
   • Falls nicht, bitten Sie ihn, seine Spam- und Junk-Ordner zu prüfen

2. E-Mail-Adresse korrigieren

   • Überprüfen Sie die gespeicherte E-Mail-Adresse des Empfängers in faktoora
   • Korrigieren Sie sie bei Bedarf und versenden Sie die Rechnung erneut

3. Erneutes Versenden

   • Öffnen Sie die Rechnungsdetails
   • Verwenden Sie die Option "Erneut versenden" oder "Resend"
   • Bestätigen Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse vor dem Versand

Versand an falsche E-Invoice-Adresse

Bei elektronischen Rechnungen (X-Rechnungen, Peppol) kann die Zustellung fehlschlagen, wenn Sie die Empfänger-Adresse falsch eingeben.

Peppol-Adressen

Peppol-IDs haben ein spezifisches Format, abhängig vom Land:

• Deutsche Unternehmen verwenden meist: 9930:DE<Umsatzsteuer-ID>
  • Beispiel: 9930:DE123456789
• Andere Länder haben andere Präfixe (z. B. 9946 für Belgien)

Häufige Fehler:

• Falsches Länderkennung-Präfix (z. B. 9931 statt 9930)
• Ungültige oder unvollständige Umsatzsteuer-ID
• Leerzeichen oder Sonderzeichen in der ID

Behebung

1. Überprüfen Sie die korrekte Peppol-ID des Empfängers

   • Fragen Sie den Empfänger direkt
   • Prüfen Sie die öffentliche Peppol-Verzeichnis (sofern verfügbar)

2. Korrigieren Sie die Empfänger-Information in der Rechnung

3. Falls die Peppol-Zustellung fehlgeschlagen ist, verwenden Sie die API um den Versand zu wiederholen:

   POST /invoices/{faktooraId}/dispatch/peppol/resend
   

Mehrere Empfänger und BCC

Problem: BCC-Adressen funktionieren nicht

Wenn Sie versuchen, mehrere E-Mail-Adressen via BCC zu versenden, kann dies mit Einschränkungen verbunden sein.

API-Nutzung: Das delivery-Feld in der API unterstützt BCC-Adressen als komma-getrennte Liste:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "rechnung@kunden.de",
      "blindCarbonCopy": "archiv@intern.de, backup@intern.de"
    }
  ]
}

Falls die Angabe fehlschlägt:

• Überprüfen Sie das Format (komma-getrennt, keine Semikolons)
• Stellen Sie sicher, dass alle Adressen gültig sind
• Testen Sie mit einer einzelnen BCC-Adresse zuerst

Mehrere Hauptempfänger

Falls Sie eine Rechnung an mehrere Hauptempfänger versenden möchten:

• Erstellen Sie mehrere delivery-Einträge im Array:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "rechnung@kunden.de"
    },
    {
      "type": "email",
      "recipient": "backup@kunden.de"
    }
  ]
}

Fehlermeldungen verstehen

"Introduction is not allowed"

Diese Fehlermeldung tritt auf, wenn Sie versuchen, ein Angebots- oder Auftragsbestätigungsdokument zu versenden, das eine "Einleitung" (Introduction) enthält, die aber beim Versand nicht erlaubt ist.

Behebung:

• Überprüfen Sie den Text des Dokuments in den Einstellungen
• Entfernen Sie unnötige Einleitungstexte oder Präambeln
• Verwenden Sie den Standard-Dokumenttext

Timeout bei der Zustellung

Wenn der Versand lange dauert oder abbricht:

• Dies geschieht normalerweise bei großen Dateien oder langsamen Verbindungen
• Versuchen Sie es später erneut
• Prüfen Sie Ihre Internetverbindung

Zustellbestätigungen aktivieren

Faktoora bietet begrenzte Zustellbestätigungen für E-Mail-Zustellungen an:

1. Bounce-Handling: Wenn eine E-Mail vom Empfänger-Server abgelehnt wird, werden Sie benachrichtigt
2. Peppol-Status: Bei Peppol-Zustellungen erhalten Sie vollständige Statusaktualisierungen
3. Manuelle Verfolgung: Sie können Zustellungen in der Web-Oberfläche oder per API überprüfen

Wennn Sie Hilfe benötigen

Falls das Problem bestehen bleibt:

1. Überprüfen Sie die Zustellungshistorie in den Rechnungsdetails
2. Prüfen Sie die delivery-Array im API-Status
3. Kontaktieren Sie den faktoora-Support mit folgenden Informationen:
   • Rechnungsnummer (Faktoora-ID)
   • Empfänger-E-Mail-Adresse oder Peppol-ID
   • Zeitstempel des Versandversuchs
   • Alle sichtbaren Fehlermeldungen