Validatiefouten bij het aanmaken van facturen

Veelvoorkomende validatiefouten bij het aanmaken van facturen en creditnota's

Validatiefouten treden op als een factuur of creditnota niet voldoet aan de eisen van de factuurstandaarden (EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD) of als verplichte velden niet correct zijn ingevuld. Deze handleiding helpt u de meest voorkomende fouten te begrijpen en op te lossen.

Verplichte velden zijn leeg of ontbreken

De meest voorkomende oorzaak van validatiefouten zijn ontbrekende verplichte velden.

Welke velden zijn verplicht?

Bij het aanmaken van een factuur moeten de volgende velden altijd worden ingevuld:

Factuurformaat (bijv. ZUGFeRD 2, XRechnung of Peppol)
Factuurdatum (in het formaat YYYYMMDD)
Factuurnummer (uniek per factuuraccount)
Factuurtype (bijv. handelsfactuur, creditnota, correctie)
Factuurregels (minstens één regel met artikelnaam, hoeveelheid, belastingcategorie en prijs)
Adres van de koper/ontvanger met naam, straat, postcode, plaats en land
Adres van de verkoper met naam, straat, postcode, plaats en land (als dit niet in de accountinstellingen is opgeslagen)

Wat te doen?

Controleer of alle bovengenoemde velden zijn ingevuld voordat u opslaat of aanmaakt. Een validatiefout geeft doorgaans aan welk veld leeg is.

Belastingcategorieën en belastingtarieven zijn verkeerd gecombineerd

Elke factuurregel heeft een belastingcategorie (de code zoals "S", "Z", "E", "AE") en een belastingtarief (een getal zoals 19, 7, 0) nodig. Deze moeten bij elkaar passen.

Standaardcombinaties:

Categorie S (standaard): voor normale btw-tarieven zoals 19 %, 7 % enz.
Categorie Z (nul): voor 0%-tarieven (bijv. boeken, tijdschriften). Het belastingtarief moet 0 zijn.
Categorie E (vrijgesteld): voor vrijgestelde prestaties. Hier is geen belastingtarief nodig, maar wel een reden voor de vrijstelling.
Categorie AE (verlegging): voor prestaties met verlegging van de btw (bijv. intracommunautaire prestaties tussen ondernemers). Het belastingtarief moet 0 zijn.

Voorbeeld: veelgemaakte fout bij creditnota's zonder btw

Als u een creditnota aanmaakt voor een intracommunautaire levering (zonder btw), mag de belastingcategorie niet "standaard" zijn. Kies in plaats daarvan:

categorie "Z" (nul) met belastingtarief 0, of
categorie "AE" (verlegging) voor prestaties waarop de verleggingsregeling van toepassing is.

Gebruik categorie "AE" alleen als beide partijen (verkoper en koper) ondernemers zijn (met een btw-identificatienummer).

Wat te doen?

Controleer de belastingcategorie van elke factuurregel.
Zorg ervoor dat de belastingcategorie bij het belastingtarief past (bijv. categorie "Z" alleen met tarief 0).
Als u een vrijstelling (categorie "E") gebruikt, vul dan de reden in de factuurinstellingen of direct in de factuur in.

Factuurnummers zijn dubbel toegekend

Elk factuurnummer moet binnen uw factuuraccount uniek zijn.

Wanneer treedt deze fout op?

U probeert een factuur aan te maken met een nummer dat al is gebruikt.
Bij levering via Peppol wordt een factuur geblokkeerd als het nummer al bestaat, omdat Peppol het factuurnummer gebruikt om duplicaten te herkennen.
Bij offertes wordt een fout getoond als het offertenummer al is toegekend.

Wat te doen?

Controleer in uw al aangemaakte facturen of dit nummer al is toegekend.
Gebruik een nieuw, nog niet gebruikt factuurnummer.
Als u factuurnummers automatisch laat genereren: controleer in de factuurinstellingen of de nummering correct is geconfigureerd.
Als u een factuur meerdere keren wilt aanmaken (bijv. omdat de termijn van de eerste is verstreken): gebruik een nieuw factuurnummer.

Gegevens van koper/verkoper zijn onvolledig (adresvelden)

Het adresveld van een factuur moet alle vereiste onderdelen bevatten.

Vereiste adresonderdelen:

Naam (naam van de koper of verkoper)
Straat en huisnummer
Postcode
Plaats
Land (als ISO-code, bijv. "DE" voor Duitsland, "AT" voor Oostenrijk)

Veelvoorkomende fouten:

Postcode of plaats ontbreekt.
Het adresveld is leeg of bevat maar een deel van de gegevens.
Het land is niet als ISO-code ingevuld (bijv. "Duitsland" in plaats van "DE").
Bij buitenlandse adressen: het land is niet herkend.

Wat te doen?

Controleer of alle adresvelden volledig zijn ingevuld.
Gebruik het juiste formaat voor het land (ISO-code, bijv. DE, AT, CH, FR).
Als u contacten met buitenlandse adressen gebruikt: zorg ervoor dat het land correct in de contactgegevens is opgeslagen.

Inleidende tekst (introduction) is niet toegestaan

De inleidende tekst (het veld "Introduction") is bij bepaalde factuurformaten niet toegestaan.

Wanneer treedt deze fout op?

U probeert een Peppol-factuur met een inleidende tekst aan te maken.
De inleidende tekst is te lang of bevat ongeldige tekens.

Wat te doen?

Controleer of het factuurformaat (bijv. Peppol) een inleidende tekst toestaat.
Verwijder de inleidende tekst of gebruik in plaats daarvan de standaardnotities van de factuur.
Als u een tekst aan het begin van de factuur nodig hebt, gebruik dan het notitieveld of een ander factuurtype.

Referentievelden (bestelnummer, contractnummer) worden meerdere keren gebruikt

Als u hetzelfde bestelnummer of contractnummer in meerdere factuurregels opgeeft, kan dat bij XRechnung tot validatiefouten leiden.

Wanneer treedt deze fout op?

U gebruikt hetzelfde bestelnummer (IssuerAssignedID) in meerdere regels.
U gebruikt hetzelfde contractnummer in meerdere regels.

Achtergrond:

Bij XRechnung en andere elektronische factuurformaten zijn referentievelden uniek per factuurregel. Meervoudig gebruik kan leiden tot conflicten of weigering door de systemen van de ontvanger.

Wat te doen?

Controleer of elke factuurregel een eigen bestelnummer of contractnummer heeft.
Als alle regels betrekking hebben op dezelfde bestelling, gebruik dan in plaats daarvan een veld op kopniveau van de factuur (buyer reference).
Gebruik unieke referenties voor elke regel.

Voorbeeld of pdf-export mislukt

Als een factuurvoorbeeld of de pdf-export mislukt met een validatiefout, zitten er fouten in de factuurstructuur die het systeem niet kan weergeven.

Veelvoorkomende oorzaken:

Verplichte velden zijn leeg (netto- en brutobedrag kunnen niet worden berekend als belastingen of totalen ontbreken).
Belastingcategorieën en belastingtarieven zijn verkeerd gecombineerd.
Berekende bedragen (nettobedrag, belastingen, brutobedrag) zijn tegenstrijdig.
Het formaat staat het factuursjabloon niet toe.

Wat te doen?

Controleer alle factuurregels op volledige gegevens (hoeveelheid, prijs, belastingen).
Controleer of belastingcategorieën en belastingtarieven correct zijn gecombineerd.
Probeer de factuur op te slaan (zonder aan te maken) en kijk welke fout wordt gemeld.
Werkt het voorbeeld in de conceptmodus niet, controleer dan de accountinstellingen en het factuursjabloon.

Betalingsherinnering toont geen voorbeeld

Als bij het aanmaken van een betalingsherinnering geen voorbeeld wordt getoond, zijn mogelijk gegevens in de gekoppelde oorspronkelijke factuur beschadigd of onvolledig.

Wat te doen?

Controleer de oorspronkelijke factuur waarop de betalingsherinnering is gebaseerd.
Zorg ervoor dat de oorspronkelijke factuur alle verplichte velden heeft.
Probeer de betalingsherinnering aan te maken met een andere oorspronkelijke factuur.
Neem contact op met de support als het voorbeeld nog steeds niet werkt.

Import van een XRechnung mislukt, hoewel de validatie is geslaagd

Als u een XRechnung importeert en een foutmelding krijgt, hoewel het validatierapport geen fouten toont, kan dat verschillende oorzaken hebben:

Mogelijke oorzaken:

Het bestand is beschadigd of heeft coderingsproblemen.
Het systeem kon het bestand in faktoora niet visualiseren (hoewel de structuur correct is).
Er zijn compatibiliteitsproblemen tussen de XRechnung-versie en de versie van faktoora.

Wat te doen?

Controleer of u het XML-bestand van de XRechnung uploadt (niet de pdf).
Zorg ervoor dat het bestand in UTF-8 is gecodeerd.
Probeer het bestand opnieuw te uploaden.
Blijft het probleem bestaan, neem dan contact op met de support.

Validatiefouten bij factuurformaten voor specifieke landen (FatturaPA, KSeF, Verifactu)

Voor facturen voor Italië (FatturaPA), Polen (KSeF) of Spanje (Verifactu) gelden speciale validatieregels voor belastingtarieven en gegevens van de koper.

FatturaPA (Italië):

Alleen Italiaanse belastingtarieven zijn toegestaan: 22 %, 10 %, 5 %, 4 % en 0 %.
Als u een ander belastingtarief gebruikt (bijv. 19 % of 7 %), wordt de factuur geweigerd.
De koper moet een Italiaanse Partita IVA of Codice Fiscale hebben.

KSeF (Polen):

Alleen Poolse belastingtarieven zijn toegestaan: 23 %, 8 %, 5 % (met categorie "S") en 0 % (met categorie "Z", "K", "G" of "E").
Categorieën voor verlegging ("O", "AE") zijn ook toegestaan.
Andere belastingtarieven of categorieën worden geweigerd.

Verifactu (Spanje):

Er gelden speciale eisen voor Spaanse belastingtarieven en categorieën.

Wat te doen?

Controleer welke belastingtarieven voor het land van bestemming zijn toegestaan.
Gebruik alleen de toegestane belastingtarieven en categorieën.
Raadpleeg de documentatie van het betreffende land of neem contact op met de support.

Algemene tips om fouten te voorkomen

Volledigheid controleren: controleer alle verplichte velden voordat u een factuur opslaat of aanmaakt.
Standaardformaten gebruiken: gebruik gangbare factuurformaten (ZUGFeRD 2, XRechnung, Peppol) met standaardbelastingtarieven.
Duplicaten vermijden: zorg ervoor dat factuurnummers, bestelnummers en contractnummers uniek zijn.
Adressen valideren: controleer of alle adresonderdelen (naam, straat, postcode, plaats, land) volledig zijn.
Accountinstellingen controleren: zorg ervoor dat uw accountinstellingen (fiscale nummers, bankgegevens enz.) correct zijn.
Testen in de conceptmodus: maak een factuur eerst aan in de conceptmodus (draftOnly) om fouten op te sporen voordat u de factuur verstuurt.

Was dit nuttig?