Factuurweergave aanpassen: velden, kolommen en lay-out

De factuurweergave in faktoora kunt u aanpassen aan uw wensen. Dit artikel legt uit welke weergave-elementen u kunt configureren en hoe u uw factuursjablonen personaliseert.

Beschikbare weergaveopties in factuursjablonen

Factuursjablonen in faktoora bepalen hoe uw factuur in de gegenereerde pdf wordt weergegeven. In de factuurinstellingen vindt u opties om het volgende te configureren:

1. Kolommen bij factuurregels: u kunt kiezen welke gegevens zichtbaar zijn in de tabel met regels.
2. Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, handelsregisternummer, fiscaal nummer en contactgegevens.
3. Contactgegevens: telefoon, e-mail en andere contactgegevens van de verkoper.
4. Betalingsvoorwaarden en bankgegevens: weergave van betalingstermijnen, IBAN en rekeninghouder.
5. Logo en voettekst: eigen logo en gepersonaliseerde voettekst.

Kolomkeuze bij factuurregels

De standaardlay-out van facturen bevat een belastingkolom die de belastingtarieven toont. faktoora ondersteunt momenteel geen alternatieve kolomkeuze, zoals een kortingskolom in plaats van de belastingkolom.

Gepersonaliseerde lay-outs op aanvraag: als u een speciale lay-out nodig hebt die afwijkt van de standaard, bijvoorbeeld andere kolommen of een afwijkende berekeningslogica, kunt u op aanvraag een factuurlay-out laten aanpassen. Neem contact op met onze support en beschrijf uw wensen.

Bedrijfsgegevens op de factuur

De bedrijfsgegevens worden automatisch overgenomen uit uw profielinstellingen:

• Bedrijfsnaam: wordt bovenaan de factuur weergegeven
• Adres: factuuradres van uw bedrijf
• Handelsregisternummer: optioneel zichtbaar als u dit hebt opgeslagen
• Fiscaal nummer/btw-identificatienummer: optioneel zichtbaar

Om deze gegevens te wijzigen, gaat u naar Instellingen → Profiel en bewerkt u daar de bedrijfsgegevens. Wijzigingen worden weergegeven op facturen die u daarna aanmaakt.

Klantgegevens en afleveradres

De klantgegevens komen uit uw contactenbestand. Als u een factuur aanmaakt op basis van een sjabloon of een eerdere factuur:

• Actuele klantgegevens gebruiken: de factuur toont de actueel opgeslagen gegevens van de klant (naam, adres enz.).
• Momentopname: bij het aanmaken van de factuur wordt een momentopname van de klantgegevens vastgelegd. Dit betekent dat latere adreswijzigingen niet zichtbaar zijn op deze factuur, maar wel op toekomstige facturen.

Als er op een factuur een verouderd of onjuist adres wordt weergegeven:

1. Controleer of de klantgegevens in de contacten correct zijn.
2. Een al aangemaakte factuur toont de gegevens die op het moment van aanmaken geldig waren; deze kunnen achteraf niet worden gewijzigd. Maak indien nodig een correctiefactuur of creditnota aan.

Contactpersoon en referentienummers

Contactpersoon, contractnummer en afnemer van de prestatie

Deze gegevens kunt u in de factuurgegevens invullen:

• Contactpersoon: wordt optioneel vastgelegd in de factuur-XML (bij ZUGFeRD/XRechnung). Of deze in de pdf-lay-out wordt weergegeven, hangt af van uw factuursjabloon. De contactpersoon is aanwezig in de gestructureerde gegevens, ook als hij niet in de pdf wordt weergegeven.
• Contractnummer: kan onder de factuurinstellingen als referentie worden ingevuld.
• Afnemer van de prestatie: als deze afwijkt van de ontvanger van de factuur, wordt dit gegeven vastgelegd in de factuurgegevens.

Deze velden moet u bij het aanmaken van de factuur expliciet invullen; ze worden niet automatisch overgenomen uit de standaardklantgegevens.

Logo en voettekst

De uitlijning van het logo (links of rechts) is een instelling die u in het factuursjabloon kunt aanpassen.

Een specifieke plaatsing van het logo in de voettekst of het aanpassen van de voettekst is daarentegen een gepersonaliseerde lay-outwijziging. Dit is een dienst op aanvraag en kan via onze support worden ingesteld.

Factuurnummer en datum in de pdf

Het factuurnummer en de factuurdatum moeten correct in de gegenereerde pdf worden weergegeven. Als dat niet het geval is:

• Bij facturen die via de API zijn aangemaakt: zorg ervoor dat het API-verzoek de juiste waarden voor invoiceNumber en issueDate bevat.
• Bij facturen die in de webinterface zijn aangemaakt: het factuurnummer wordt automatisch opgehoogd; controleer uw instellingen voor factuurnummers onder Instellingen → Facturen.

Zie ook: Veelvoorkomende weergaveproblemen in factuur-pdf's oplossen.

Factuurformaten en weergave

De weergave verschilt per factuurformaat:

• Pdf-facturen: tonen de volledige visuele weergave met alle geconfigureerde lay-outelementen.
• ZUGFeRD-facturen: een hybride formaat van pdf en gestructureerde XML. De pdf toont de lay-out; de XML-gegevens zijn daarnaast beschikbaar voor geautomatiseerde verwerking.
• XRechnungen: alleen gestructureerde XML-gegevens, geen visuele pdf-weergave. De lay-out speelt hier geen rol.

Zie ook: Factuurformaten en conversie.

Invoerveld "Ontwerp selecteren"

Bij het aanmaken van een factuur kan het veld "Ontwerp selecteren" een verplicht veld zijn. Dit hangt ervan af of de sjabloonfunctie in uw account is geactiveerd.

• Als het verplicht is: selecteer een sjabloon om verder te gaan.
• Als het optioneel is: u kunt een sjabloon selecteren of met het standaardontwerp werken.

Kunt u het veld niet invullen of krijgt u foutmeldingen, neem dan contact op met onze support.

Gepersonaliseerde lay-outs op aanvraag

Als u een lay-out nodig hebt die verder gaat dan de standaardopties, bijvoorbeeld andere kolommen, een afwijkende berekeningslogica of een volledig gepersonaliseerd ontwerp, kunt u een eigen factuurlay-out laten maken of wijzigen. Dit is een dienst op aanvraag.

Neem contact op met onze support en beschrijf uw wensen, zodat wij een lay-out kunnen ontwikkelen die aansluit bij uw behoeften.

Subtotaal (nettobedrag)

Een "Subtotaal netto" wordt automatisch op de factuur weergegeven: het verschijnt in het factuurtotaal boven de btw en het brutobedrag, zodra er minstens één belastingtarief wordt berekend en u niet als vrijgesteld van btw bent geregistreerd. Er is geen aparte instelling om deze regel te tonen of te verbergen.

Notities en vrije teksten in de pdf

Via de knop "Begeleidend schrijven en notities bewerken" kunt u vrije-tekstnotities aan een factuur toevoegen (elk met een categorie en een tekst). Elke opgeslagen notitie verschijnt in de pdf; een optie om afzonderlijke notities alleen intern op te slaan en gericht uit de pdf weg te laten, is er niet. Om een notitie uit de afdruk te verwijderen, verwijdert u deze in het bewerkingsvenster afzonderlijk via het prullenbakpictogram, of gebruikt u "Alle vrije teksten verwijderen" om alle notities in één keer te verwijderen.