Envoi des factures : échec de livraison

Vue d'ensemble

Si une facture n'arrive pas chez le destinataire, plusieurs causes sont possibles. Cet article vous aide à identifier et à résoudre les problèmes de livraison fréquents.

Les factures n'arrivent pas chez le destinataire

Causes fréquentes

1. Adresse e-mail invalide ou erronée

• Vérifiez que l'adresse e-mail du destinataire ne contient pas de faute de frappe
• Assurez-vous que l'adresse e-mail est active et joignable
• Demandez au destinataire de confirmer qu'il reçoit l'e-mail

2. Filtre anti-spam Le destinataire a peut-être activé un filtre anti-spam qui classe la facture à tort comme spam :

• Le destinataire doit vérifier son dossier de spam
• Le destinataire peut marquer les e-mails de faktoora comme « non spam » pour entraîner le filtre
• Demandez au destinataire d'ajouter l'adresse e-mail de faktoora à ses contacts

3. Configuration du serveur de messagerie du destinataire Certains serveurs de messagerie, pare-feu ou filtres de messagerie peuvent bloquer des e-mails légitimes :

• Le destinataire doit vérifier avec son équipe informatique ou son administrateur de messagerie si les e-mails de faktoora sont bloqués
• C'est particulièrement fréquent dans les entreprises appliquant des politiques de sécurité restrictives

4. Rejet ou retour (bounce) L'e-mail est refusé par le serveur de messagerie du destinataire :

• Boîte pleine : la boîte de réception du destinataire est saturée
• Utilisateur inexistant : l'adresse e-mail n'existe pas ou a été supprimée
• Erreur serveur : le serveur de messagerie du destinataire refuse l'e-mail

Résolution

1. Confirmation auprès du destinataire

   • Contactez le destinataire par un autre moyen (téléphone, chat)
   • Demandez-lui de confirmer s'il a reçu l'e-mail
   • Si ce n'est pas le cas, demandez-lui de vérifier ses dossiers de spam et de courrier indésirable

2. Corriger l'adresse e-mail

   • Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire enregistrée dans faktoora
   • Corrigez-la si nécessaire et renvoyez la facture

3. Renvoi

   • Ouvrez les détails de la facture
   • Utilisez l'option « Renvoyer » (« Resend »)
   • Confirmez l'adresse e-mail du destinataire avant l'envoi

Envoi à une adresse de facturation électronique erronée

Pour les factures électroniques (XRechnung, Peppol), la livraison peut échouer si vous saisissez une adresse de destinataire erronée.

Adresses Peppol

Les identifiants Peppol ont un format spécifique, qui dépend du pays :

• Les entreprises allemandes utilisent généralement : 9930:DE<Umsatzsteuer-ID> (numéro de TVA intracommunautaire)
  • Exemple : 9930:DE123456789
• D'autres pays ont d'autres préfixes (par ex. 9946 pour la Belgique)

Erreurs fréquentes :

• Préfixe d'identification du pays erroné (par ex. 9931 au lieu de 9930)
• Numéro de TVA intracommunautaire invalide ou incomplet
• Espaces ou caractères spéciaux dans l'identifiant

Résolution

1. Vérifiez l'identifiant Peppol correct du destinataire

   • Demandez-le directement au destinataire
   • Consultez l'annuaire Peppol public (s'il est disponible)

2. Corrigez les informations du destinataire dans la facture

3. Si la livraison Peppol a échoué, utilisez l'API pour relancer l'envoi :

   POST /invoices/{faktooraId}/dispatch/peppol/resend
   

Plusieurs destinataires et Cci

Problème : les adresses en Cci ne fonctionnent pas

Si vous essayez d'envoyer à plusieurs adresses e-mail en Cci (BCC), cela peut être soumis à des restrictions.

Utilisation de l'API : Le champ delivery de l'API prend en charge les adresses en Cci sous forme de liste séparée par des virgules :

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "rechnung@kunden.de",
      "blindCarbonCopy": "archiv@intern.de, backup@intern.de"
    }
  ]
}

Si la saisie échoue :

• Vérifiez le format (séparation par des virgules, pas de points-virgules)
• Assurez-vous que toutes les adresses sont valides
• Testez d'abord avec une seule adresse en Cci

Plusieurs destinataires principaux

Si vous souhaitez envoyer une facture à plusieurs destinataires principaux :

• Créez plusieurs entrées delivery dans le tableau :

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "rechnung@kunden.de"
    },
    {
      "type": "email",
      "recipient": "backup@kunden.de"
    }
  ]
}

Comprendre les messages d'erreur

"Introduction is not allowed"

Ce message d'erreur apparaît lorsque vous tentez d'envoyer un devis ou une confirmation de commande contenant une « introduction » (Introduction) qui n'est pas autorisée lors de l'envoi.

Résolution :

• Vérifiez le texte du document dans les paramètres
• Supprimez les textes d'introduction ou préambules superflus
• Utilisez le texte de document standard

Délai dépassé lors de la livraison

Si l'envoi prend beaucoup de temps ou s'interrompt :

• Cela se produit généralement avec des fichiers volumineux ou des connexions lentes
• Réessayez plus tard
• Vérifiez votre connexion Internet

Activer les confirmations de livraison

faktoora propose des confirmations de livraison limitées pour les envois par e-mail :

1. Gestion des rejets (bounces) : si un e-mail est refusé par le serveur du destinataire, vous êtes averti
2. Statut Peppol : pour les livraisons Peppol, vous recevez des mises à jour de statut complètes
3. Suivi manuel : vous pouvez vérifier les livraisons dans l'interface web ou via l'API

Si vous avez besoin d'aide

Si le problème persiste :

1. Consultez l'historique de livraison dans les détails de la facture
2. Vérifiez le tableau delivery dans le statut API
3. Contactez le support faktoora en fournissant les informations suivantes :
   • Numéro de facture (ID faktoora)
   • Adresse e-mail ou identifiant Peppol du destinataire
   • Horodatage de la tentative d'envoi
   • Tous les messages d'erreur visibles