Factuurverzending: onbestelbare e-mails en bounces

Overzicht

Als een factuurmail niet kan worden afgeleverd, wordt deze door de mailserver van de ontvanger als "bounce" of onbestelbare e-mail teruggestuurd. Dit artikel legt uit hoe u bounces herkent en hoe u ermee omgaat.

Wat is een bounce?

Een bounce is een foutmelding die van de mailserver van de ontvanger terugkomt als een e-mail niet kan worden afgeleverd. Er zijn twee soorten:

Hard bounce (fout aan de kant van de ontvanger):

• De mailbox bestaat niet of is verwijderd
• Het e-mailadres is ongeldig (bijv. syntaxfout)
• De server van de ontvanger weigert e-mails van de afzender blijvend

Soft bounce (tijdelijke fout):

• De mailbox van de ontvanger is vol
• De mailserver van de ontvanger is tijdelijk niet bereikbaar
• De mailserver weigert de e-mail om tijdelijke redenen

Bounces herkennen

In de webinterface

1. Open de factuurdetails
2. Zoek het onderdeel "Afleveringen" (Delivery)
3. Let op foutmeldingen of statusinformatie
4. Het e-mailadres kan met een foutindicator zijn gemarkeerd

Bouncemeldingen

Als u een eigen SMTP-server hebt geconfigureerd, ontvangt u mogelijk bouncemails van uw mailserver:

• Controleer uw mailbox op NDR's (Non-Delivery Reports, meldingen van niet-aflevering)
• Deze bevatten fouten van de server van de ontvanger
• Noteer de problematische e-mailadressen

Controleren via de API

Gebruik GET /invoices/{faktooraId}/status om de aflevergeschiedenis te controleren:

{
  "delivery": [
    {
      "type": "email",
      "recipient": "ungueltig@beispiel.de"
    }
  ]
}

Let op: bij standaardverzending per e-mail worden geen foutstatussen opgeslagen. Als er een bounce is opgetreden, blijkt dat mogelijk alleen uit bouncemails van uw maildienst.

Omgaan met bounces

Hard bounces oplossen

Stap 1: ontvanger identificeren

• Noteer het e-mailadres uit de bounce
• Controleer of u het adres correct hebt ingevoerd

Stap 2: contact opnemen met de ontvanger

• Bel de ontvanger of neem via een ander kanaal contact op
• Vraag naar het juiste e-mailadres
• Ga na of de persoon nog bij het bedrijf werkt

Stap 3: adres corrigeren

• Werk het e-mailadres bij in faktoora
• Verstuur de factuur opnieuw

Stap 4: oude gegevens opschonen

• Controleer andere facturen aan dezelfde ontvanger
• Corrigeer het e-mailadres ook daar waar nodig

Soft bounces oplossen

Bij tijdelijke fouten (mailbox vol, server niet bereikbaar):

Stap 1: wachten

• Soft bounces zijn meestal tijdelijk
• De server van de ontvanger probeert de e-mail meestal later af te leveren

Stap 2: handmatig opnieuw versturen

• Wacht enkele uren
• Verstuur de factuur opnieuw
• Controleer of de aflevering deze keer lukt

Stap 3: overleggen met de ontvanger

• Treden er meerdere soft bounces op, neem dan contact op met de ontvanger
• Vraag hem zijn mailbox te legen of zijn systeem te controleren

Spamfilters en blokkades

Sommige bounces zijn niet het gevolg van echte fouten, maar van spamfilters of blokkades door mailservers.

Herkenningstekens:

• Bouncecode zoals 550 Rejected of 554 Service not available
• De server van de ontvanger blokkeert e-mails van uw domein
• De e-mail wordt geaccepteerd, maar niet afgeleverd (komt terecht in de spammap van de ontvanger)

Oplossing:

Aan uw kant:

• Controleer of uw domein op blacklists staat
• Configureer SPF- en DKIM-records correct (als u een eigen SMTP-server gebruikt)
• Zorg ervoor dat uw IP-adres niet op spamlijsten staat

Bij de ontvanger:

• De ontvanger moet dit met zijn IT-team bespreken
• De ontvanger moet e-mails van faktoora als betrouwbaar markeren
• De ontvanger moet SPF- of DKIM-validatie configureren (indien van toepassing)

Systemen en geautomatiseerde ontvangers

Soms kunnen geautomatiseerde systemen (bijv. SAP, ERP-systemen) de factuurmail niet verwerken.

Veelvoorkomende problemen:

• Ongeldig formaat: het systeem herkent het factuurformaat niet
• Ontbrekende informatie: verplichte velden zijn niet aanwezig
• Te grote bijlagen: het systeem weigert bijlagen boven een bepaalde grootte
• Ongeldige tekencodering: UTF-8 of andere coderingen worden niet ondersteund

Oplossing:

1. Neem contact op met de systeembeheerder
2. Vraag naar de eisen van het systeem:
   • Welke bestandsformaten worden ondersteund?
   • Welke codering wordt verwacht?
   • Welke e-mailheaders of metadata zijn nodig?
3. Pas uw facturen aan deze eisen aan
4. Verstuur een testvoorbeeld en vraag om bevestiging

Verzending via een eigen SMTP-server

Als u een eigen SMTP-server hebt geconfigureerd, kunt u bounces gedetailleerder volgen:

1. Controleer de logs van uw mailserver
2. Zoek naar bouncemeldingen (NDR, Undeliverable)
3. Noteer de exacte foutcodes van de server van de ontvanger
4. Neem contact op met de support van faktoora en stuur de foutdetails mee

Zie ook: SMTP instellen en verzenden

Best practices om bounces te beperken

1. Adressen controleren

   • Valideer e-mailadressen bij het invoeren
   • Vraag om bevestiging van ongebruikelijke adressen

2. Regelmatig opschonen

   • Controleer oude contacten op ongeldige adressen
   • Werk ontvangergegevens indien nodig bij

3. Communiceren met ontvangers

   • Laat ontvangers weten dat ze factuurmails van faktoora kunnen verwachten
   • Vraag hen het adres toe te voegen aan hun vertrouwde afzenders

4. SMTP-configuratie optimaliseren

   • Als u een eigen SMTP-server gebruikt, zorg er dan voor dat SPF, DKIM en andere authenticaties correct zijn geconfigureerd
   • Zie: SMTP instellen en verzenden