Pagos a cuenta, facturas parciales y facturas finales

En proyectos de larga duración o con importes totales elevados, es habitual cobrar pagos parciales mediante varias facturas de pago a cuenta y emitir una factura final al terminar. Esto es especialmente habitual en la construcción, la ingeniería de instalaciones y los servicios de planificación. faktoora admite este flujo de trabajo por completo.

Diferencia entre factura de pago a cuenta, factura parcial y factura final

Factura de pago a cuenta

Una factura de pago a cuenta es una factura de anticipo por una parte de una prestación total. Se emite antes de la liquidación definitiva y sirve para la financiación intermedia. Ejemplos típicos:

• Un proyecto de construcción: primera factura de pago a cuenta tras completar el 25 % de la prestación
• Un gran proyecto: facturas de pago a cuenta mensuales por las prestaciones realizadas
• Un proyecto de planificación: factura de pago a cuenta tras finalizar el anteproyecto

En el intercambio electrónico de facturas, una factura de pago a cuenta se identifica con el tipo de factura 384 (EN 16931).

Factura parcial

El término factura parcial se utiliza a menudo como sinónimo de factura de pago a cuenta. Es una factura por una parte de una prestación más amplia. Las facturas parciales también reciben el tipo de factura 384 en los formatos electrónicos.

Factura final

La factura final es la factura de cierre. Compensa todos los pagos a cuenta anteriores con el importe total adeudado. Se identifica con el tipo de factura 385.

Ejemplo:

• Factura de pago a cuenta 1: 1.000 EUR
• Factura de pago a cuenta 2: 1.200 EUR
• Factura final: 500 EUR (diferencia entre el importe total de 2.700 EUR y los pagos anteriores)

Indicar varios periodos de prestación

Si emite varias facturas de pago a cuenta, cada una tiene su propio periodo de prestación. En faktoora, este se define mediante los campos billingPeriod con startDate y endDate (formato: YYYYMMDD).

Ejemplo: un proyecto trimestral

• Factura 1 (pago a cuenta): periodo de prestación 01.01.2024 - 31.03.2024
• Factura 2 (pago a cuenta): periodo de prestación 01.04.2024 - 30.06.2024
• Factura 3 (pago a cuenta): periodo de prestación 01.07.2024 - 30.09.2024
• Factura 4 (final): periodo de prestación 01.10.2024 - 31.12.2024

En la interfaz de usuario, introduzca estos datos en "Periodo de prestación" al crear la factura.

Facturar prestaciones porcentuales

Según la EN 16931, las prestaciones porcentuales no pueden introducirse directamente como porcentaje (p. ej., "80 % de una línea"). En su lugar, el porcentaje se representa mediante la cantidad.

Ejemplo: línea "Planificación" con la unidad "Unidad"

• Prestación total: 1 unidad a 1.000 EUR
• Pago a cuenta del 80 %: cantidad 0,8 a 1.000 EUR = 800 EUR

El sistema calcula automáticamente el importe correcto y la factura sigue cumpliendo la norma.

Retención de garantía en facturas de pago a cuenta

Una retención de garantía (p. ej., del 5 %) suele acordarse por contrato y debe reflejarse de forma estructurada en la factura de pago a cuenta, en lugar de restarse sin más del valor total o mencionarse solo como texto libre.

La representación correcta: la retención de garantía como línea de factura propia con cantidad negativa y precio unitario positivo.

Ejemplo:

Esta forma de modelarlo es:

• Legible por máquina y validable
• Conforme a la norma EN 16931
• Aceptada por entidades públicas (p. ej., Deutsche Bahn)

La retención de garantía no se vuelve a incluir en la factura final. El importe retenido pasa entonces a ser exigible en su totalidad.

Crear la factura final con compensación

La factura final tiene en cuenta automáticamente todos los pagos a cuenta anteriores. Proceda de la siguiente manera:

1. Abra una nueva factura. Es una factura independiente con su propio número de factura, no una "corrección" del pago a cuenta.

2. Introduzca todas las líneas de la factura final. Son las prestaciones que aún no se han facturado.

3. Establezca el periodo de prestación para el periodo restante (p. ej., 01.10. - 31.12.2024).

4. Haga referencia, si lo desea, a los pagos a cuenta. En el campo "Referencias" puede introducir los números de las facturas de pago a cuenta anteriores para que el destinatario vea la relación.

5. El importe a pagar de la factura final resulta de:

   • Prestación total
   • menos todas las facturas de pago a cuenta anteriores
   • más/menos recargos y deducciones, retenciones de garantía y diferencias de IVA

Ejemplo:

• Prestación total: 3.000 EUR (neto)
• Pago a cuenta 1: 1.000 EUR (pagado)
• Pago a cuenta 2: 1.200 EUR (pagado)
• Factura final: 3.000 - 1.000 - 1.200 = 800 EUR

Fecha de vencimiento en las facturas finales

Cada factura (de pago a cuenta y final) tiene su propia fecha de vencimiento, que usted establece en el campo "Fecha de vencimiento" o mediante las condiciones de pago (p. ej., "Neto 14").

Una factura final puede tener, por ejemplo, una fecha de vencimiento distinta de la de las facturas de pago a cuenta si así se ha acordado por contrato.

Referencias entre facturas

Si más adelante desea ver qué facturas de pago a cuenta pertenecen a una factura final, conviene documentar esta referencia. Muchos sistemas contables pueden entonces realizar la asignación automáticamente.

En faktoora puede:

• Indicar los números de los pagos a cuenta en el campo de texto libre o en las notas
• En la API, establecer la referencia de forma explícita con el campo invoiceReferencedDocument

Importante: cada factura recibe su propio número

Una regla fundamental: las facturas de pago a cuenta y las facturas finales reciben cada una su propio número de factura, que no se repite. Un número ya asignado no se vuelve a utilizar.

El sistema le ayuda en ello:

• En las facturas Peppol, el número de factura es una clave de idempotencia: si se intenta crear una segunda factura con el mismo número, el sistema lo rechaza
• En otros formatos se recomienda un sistema de numeración correlativo (p. ej., RE-2024-0001, RE-2024-0002, …)

Anulación de una factura de pago a cuenta

Si una factura de pago a cuenta contiene errores, anúlela mediante una factura de anulación con el tipo de factura 381. La anulación es conforme a las exigencias de auditoría y documenta la corrección del error sin lagunas.

A continuación, cree una nueva factura de pago a cuenta con el contenido correcto y su propio número de factura.