Abschlagszahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen

Bei Projekten mit längeren Laufzeiten oder hohen Gesamtsummen ist es üblich, Teilzahlungen über mehrere Abschlagsrechnungen einzuziehen und am Ende eine Schlussrechnung zu stellen. Dies ist insbesondere im Bauwesen, Anlagenbau und bei Planungsleistungen Standard. faktoora unterstützt diesen Workflow vollständig.

Unterschied zwischen Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung

Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine Anzahlungsrechnung für einen Teil einer Gesamtleistung. Sie wird vor der endgültigen Abrechnung ausgestellt und dient zur Zwischenfinanzierung. Typische Beispiele:

• Ein Bauprojekt: erste Abschlagsrechnung nach 25 % der Leistung
• Ein Großprojekt: monatliche Abschlagsrechnungen für erbrachte Leistungen
• Ein Planungsprojekt: Abschlagsrechnung nach Entwurfsfertigstellung

Im elektronischen Rechnungsaustausch wird eine Abschlagsrechnung mit dem Rechnungstyp 384 gekennzeichnet (EN 16931).

Teilrechnung

Der Begriff Teilrechnung wird oft synonym mit Abschlagsrechnung verwendet. Es ist eine Rechnung für einen Teil einer umfassenderen Leistung. Auch Teilrechnungen erhalten den Rechnungstyp 384 in elektronischen Formaten.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung. Sie verrechnet alle bisherigen Abschlagszahlungen mit der Gesamtforderung. Sie wird mit dem Rechnungstyp 385 gekennzeichnet.

Beispiel:

• Abschlagsrechnung 1: 1.000 EUR
• Abschlagsrechnung 2: 1.200 EUR
• Schlussrechnung: 500 EUR (Differenz aus Gesamtbetrag 2.700 EUR minus bisherigen Zahlungen)

Mehrere Leistungszeiträume angeben

Wenn Sie mehrere Abschlagsrechnungen ausstellen, hat jede einen eigenen Leistungszeitraum. Dieser wird in faktoora über die Felder billingPeriod mit startDate und endDate definiert (Format: YYYYMMDD).

Beispiel: Ein vierteljährliches Projekt

• Rechnung 1 (Abschlag): Leistungszeitraum 01.01.2024 – 31.03.2024
• Rechnung 2 (Abschlag): Leistungszeitraum 01.04.2024 – 30.06.2024
• Rechnung 3 (Abschlag): Leistungszeitraum 01.07.2024 – 30.09.2024
• Rechnung 4 (Schluss): Leistungszeitraum 01.10.2024 – 31.12.2024

In der Benutzeroberfläche tragen Sie diese unter "Leistungszeitraum" ein, wenn Sie die Rechnung erstellen.

Prozentuale Leistungen abrechnen

Nach EN 16931 können prozentuale Leistungen nicht direkt als Prozentsatz eingegeben werden (z. B. „80 % einer Position"). Stattdessen wird der Prozentsatz über die Menge dargestellt.

Beispiel: Position „Planung" mit Einheit „Stück"

• Gesamtleistung: 1 Stück à 1.000 EUR
• Abschlag für 80 %: Menge 0,8 à 1.000 EUR = 800 EUR

Das System berechnet automatisch den korrekten Betrag und die Rechnung bleibt normkonform.

Sicherheitseinbehalt bei Abschlagsrechnungen

Ein Sicherheitseinbehalt (z. B. 5 %) wird oft vertraglich vereinbart und muss in der Abschlagsrechnung strukturiert nachgewiesen werden — nicht einfach vom Gesamtwert abgezogen oder nur als Freitext erwähnt.

Die korrekte Darstellung: Sicherheitseinbehalt als eigene Rechnungsposition mit negativer Menge und positivem Einzelpreis.

Beispiel:

Diese Modellierung ist:

• Maschinenlesbar und validierungsfähig
• Normkonform nach EN 16931
• Akzeptiert von öffentlichen Auftraggebern (z. B. Deutsche Bahn)

Der Sicherheitseinbehalt wird in der Schlussrechnung nicht erneut aufgeführt. Der zurückgehaltene Betrag wird dann vollständig fällig.

Schlussrechnung mit Verrechnung erstellen

Die Schlussrechnung berücksichtigt automatisch alle bisherigen Abschlagszahlungen. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie eine neue Rechnung. Es ist eine eigenständige Rechnung mit eigener Rechnungsnummer, nicht eine „Korrektur" der Abschlagszahlung.

2. Tragen Sie alle Positionen der Schlussrechnung ein. Das sind die noch nicht abgerechneten Leistungen.

3. Setzen Sie den Leistungszeitraum für den verbleibenden Zeitraum (z. B. 01.10. – 31.12.2024).

4. Verweisen Sie optional auf die Abschlagszahlungen. Im Feld "Referenzen" können Sie die Nummern der vorherigen Abschlagsrechnungen eintragen, damit der Empfänger den Zusammenhang sieht.

5. Der Zahlbetrag der Schlussrechnung ergibt sich aus:

   • Gesamtleistung
   • minus alle bisherigen Abschlagsrechnungen
   • plus/minus Zu- und Abschläge, Sicherheitseinbehalte, USt-Differenzen

Beispiel:

• Gesamtleistung: 3.000 EUR (netto)
• Abschlag 1: 1.000 EUR (bezahlt)
• Abschlag 2: 1.200 EUR (bezahlt)
• Schlussrechnung: 3.000 – 1.000 – 1.200 = 800 EUR

Fälligkeitsdatum in Schlussrechnungen

Jede Rechnung (Abschlag und Schluss) erhält ihr eigenes Fälligkeitsdatum, das Sie im Feld "Fälligkeitsdatum" oder über Zahlungsbedingungen (z. B. „Netto 14") festlegen.

Eine Schlussrechnung kann z. B. ein anderes Fälligkeitsdatum haben als die Abschlagsrechnungen, wenn dies vertraglich vereinbart ist.

Referenzen zwischen Rechnungen

Wenn Sie später sehen möchten, welche Abschlagsrechnungen zu einer Schlussrechnung gehören, ist es hilfreich, diese Referenz zu dokumentieren. Viele Buchhaltungssysteme können dann die Zuordnung automatisch vornehmen.

In faktoora können Sie:

• Im Freitextfeld oder in Notizen auf die Abschlagszahlungsnummern hinweisen
• Bei der API die Referenz explizit mit dem Feld invoiceReferencedDocument setzen

Wichtig: Jede Rechnung erhält eine eigene Nummer

Eine kritische Regel: Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen erhalten jeweils eigene, nicht wiederholte Rechnungsnummern. Eine bereits vergebene Nummer wird nicht erneut verwendet.

Das System unterstützt Sie dabei:

• Bei Peppol-Rechnungen ist die Rechnungsnummer ein Idempotenzschlüssel: wird versucht, eine zweite Rechnung mit der gleichen Nummer zu erstellen, lehnt das System dies ab
• Bei anderen Formaten empfiehlt sich ein kontinuierliches Nummernsystem (z. B. RE-2024-0001, RE-2024-0002, …)

Storno einer Abschlagsrechnung

Falls eine Abschlagsrechnung fehlerhaft ist, stornieren Sie sie über eine Stornorechnung mit Rechnungstyp 381. Die Storno ist revisionssicher und dokumentiert die Fehlerkorrektur lückenlos.

Erstellen Sie anschließend eine neue Abschlagsrechnung mit korrektem Inhalt und eigener Rechnungsnummer.