Condiciones de pago y fecha de vencimiento

Las condiciones de pago determinan cuánto tiempo tiene el destinatario para pagar. faktoora admite diferentes variantes, desde el cálculo automático hasta la introducción manual.

Fecha de vencimiento frente a condiciones de pago

Ambos términos se confunden con frecuencia:

Fecha de vencimiento: la fecha concreta en la que la factura debe estar pagada.

• Ejemplo: 15 de febrero de 2024

Condiciones de pago: la regla con la que se calcula la fecha de vencimiento.

• Ejemplo: "Neto 14 días" significa: 14 días después de la fecha de factura

En las facturas electrónicas (XRechnung, ZUGFeRD) se transmiten ambos datos, de modo que el destinatario conoce tanto la regla como la fecha concreta.

Configuración: introducir la fecha de vencimiento directamente

En faktoora puede introducir la fecha de vencimiento de dos maneras:

Opción 1: seleccionar condiciones de pago

1. Abra la factura en borrador.
2. Busque el campo "Condiciones de pago" o "Payment Terms".
3. Seleccione un valor predefinido, p. ej.:
   • Neto 0 (pago inmediato)
   • Neto 7
   • Neto 14
   • Neto 30
   • Neto 60
4. El sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento a partir de la fecha de emisión.

Opción 2: introducir la fecha de vencimiento directamente

1. Abra la factura.
2. Rellene directamente el campo "Fecha de vencimiento" (formato: YYYYMMDD o DD.MM.YYYY, según la vista).
3. El sistema adopta la fecha introducida.

¿Por qué no puedo introducir una fecha de vencimiento en el campo "Condiciones de pago"?

Es posible que haya notado que en versiones anteriores de faktoora se podía introducir la fecha de vencimiento directamente en el campo "Condiciones de pago". Esto ya no es posible.

Motivo: en los formatos de factura electrónica (EN 16931), las condiciones de pago son reglas, no fechas fijas. La fecha de vencimiento se calcula a partir de ellas. Esto es:

• Más fácil de leer automáticamente
• Estandarizado
• Menos propenso a errores

Nuevo procedimiento:

1. Utilice el campo "Fecha de vencimiento" para una fecha concreta, O
2. Utilice "Condiciones de pago" para una regla (neto X días)

El sistema calcula entonces automáticamente qué fecha de vencimiento resulta de la regla.

Condiciones de pago en las facturas electrónicas

En un formato XML como XRechnung o ZUGFeRD, las condiciones de pago se transmiten así:

• Condición: p. ej., "Neto 14 días"
• Fecha de vencimiento: la fecha calculada o introducida

Un ejemplo de una XRechnung:

Condición de pago: "Pago neto en un plazo de 14 días desde la fecha de factura"
Fecha de vencimiento: 2024-02-15

El destinatario sabe entonces que el pago vence el 15 de febrero de 2024 y que esto corresponde a una regla de neto 14 días.

Casos especiales: plazos de pago distintos de las reglas estándar

Si tiene casos especiales (p. ej., "pago en un plazo de 30 días desde la recepción de la mercancía"), puede:

1. Seleccionar una condición de pago general similar a esa regla (p. ej., Neto 30).
2. Introducir manualmente la fecha de vencimiento concreta si difiere de la regla estándar.
3. Añadir otras condiciones en el campo de texto libre "Observaciones" o en las notas, p. ej., "Pagadero tras la entrega y la confirmación".

Los textos libres se incluyen en el XML de las facturas electrónicas y se muestran al destinatario.

Fecha de vencimiento en facturas de pago a cuenta y facturas finales

Cada factura (pago a cuenta, factura parcial, factura final) recibe su propia fecha de vencimiento:

Esto es especialmente importante para la contabilidad del destinatario: cada factura vence por separado, no solo después de la última factura final.

Encontrará más información en Pagos a cuenta y facturas finales.

Fecha de vencimiento en sistemas conectados (MOCO, etc.)

Si ha conectado faktoora con otro software (p. ej., MOCO) que sincroniza facturas:

Problema: es posible que la fecha de vencimiento del software conectado no se traslade automáticamente a la XRechnung.

Motivo: el software conectado y faktoora pueden utilizar formatos de datos o lógicas de sincronización diferentes. El sistema externo podría, por ejemplo, utilizar un código de condiciones de pago que faktoora no reconoce.

Solución:

1. Compruebe en faktoora que la fecha de vencimiento esté guardada correctamente.
2. Compruebe en "Ajustes de facturación" o en la configuración de la integración cómo se asignan los datos externos.
3. Si es necesario, corrija la fecha manualmente en faktoora antes de enviar la factura.

La fecha de vencimiento que introduzca o calcule en faktoora es la que se aplica a la XRechnung y a los demás formatos, con independencia de dónde proceda originalmente la factura.

Buenas prácticas: condiciones de pago claras

• Utilice condiciones estándar como "Neto 14" o "Neto 30" para que puedan leerse automáticamente en las facturas electrónicas.
• Introduzca la fecha de vencimiento de forma explícita si difiere de la regla estándar.
• Documente los casos especiales en las observaciones para que el destinatario vea todas las condiciones.
• En proyectos: cada factura de pago a cuenta y cada factura final reciben su propia fecha de vencimiento.

Así se evitan malentendidos y retrasos en el pago.