Categorías fiscales y NIF-IVA

Cuando faktoora genera una factura como archivo XRechnung o ZUGFeRD, las categorías fiscales y los tipos impositivos deben validarse conforme a EN 16931. Este artículo explica qué categorías existen, cuándo es necesario el NIF-IVA (USt-IdNr.) y qué combinaciones están permitidas.

Categorías fiscales: los siete códigos estándar

Cada línea de una factura debe llevar una categoría fiscal. faktoora admite los siguientes códigos:

S: Estándar (tipo general)

• Tipo impositivo: > 0 % (p. ej., 19 %, 7 %, 16 %, 5 %)
• Uso: para la mayoría de bienes y servicios con el tipo de IVA ordinario
• Ejemplo: asesoramiento con un 19 % de IVA, libro con un 7 % de IVA
• Regla: la categoría S requiere un tipo impositivo mayor que cero

Z: Tipo cero

• Tipo impositivo: 0 %
• Uso: para líneas con tipo cero, p. ej., determinados alimentos, medicamentos o libros (en muchos países de la UE)
• Ejemplo: pan con un 0 % de IVA
• Regla: la categoría Z requiere un tipo impositivo de exactamente el 0 %

E: Exención

• Tipo impositivo: 0 %
• Uso: para prestaciones exentas del IVA (p. ej., servicios médicos, seguros, servicios financieros)
• Ejemplo: servicio odontológico (exención según § 4 Nr. 14 UStG, ley alemana del IVA)
• Regla: la categoría E requiere un tipo impositivo de exactamente el 0 %
• Importante: si al menos una línea tiene la categoría E, la factura debe incluir un campo de motivo de exención que indique la base legal (p. ej., "Exención según § 4 Nr. 14 UStG"). Sin este campo, la factura se rechaza con errores de validación.

AE: Inversión del sujeto pasivo

• Tipo impositivo: 0 %
• Uso: para prestaciones intracomunitarias o servicios internacionales en los que, conforme al mecanismo de inversión del sujeto pasivo, el comprador adeuda el IVA
• Ejemplo: servicio de asesoramiento a una empresa francesa con inversión del sujeto pasivo (§ 3c UStG)
• Regla: la categoría AE requiere un tipo impositivo de exactamente el 0 %
• Nota: con esta categoría no se repercute IVA en la factura. El sujeto pasivo del impuesto es el destinatario.

K: Intrastat / entrega intracomunitaria

• Tipo impositivo: 0 %
• Uso: para entregas entre países de la UE sin IVA (p. ej., venta de mercancías con el NIF-IVA del comprador)
• Ejemplo: venta de mercancías desde Alemania a una empresa austriaca con su NIF-IVA
• Regla: la categoría K requiere un tipo impositivo de exactamente el 0 %
• Nota: esto suele equivaler a § 13b UStG y a la inversión del sujeto pasivo hacia el comprador

G: Exportación

• Tipo impositivo: 0 %
• Uso: para la exportación de mercancías fuera de la UE
• Ejemplo: entrega de mercancías desde Alemania a EE. UU.
• Regla: la categoría G requiere un tipo impositivo de exactamente el 0 %

O: Ninguna / otras (sin tipo impositivo)

• Tipo impositivo: ningún tipo impositivo (el sistema lo convierte internamente en 0 %)
• Uso: para líneas no sujetas a impuesto que no encajan en ninguna otra categoría
• Regla: solo se permite el tipo 0 o ningún valor

NIF-IVA: ¿cuándo es obligatorio?

El NIF-IVA es la identificación oficial de una empresa a efectos fiscales. En faktoora existen dos campos:

Vendedor (su empresa)

• Campo: seller.vatId (en la API) o "NIF-IVA" en los ajustes del vendedor
• Formato: código de país + número, p. ej., DE123456789 para Alemania, AT123456789 para Austria
• Obligatorio en:
  • formato XRechnung (en general, si actúa como empresa)
  • formato Verifactu (España)
  • entregas intracomunitarias
  • facturas con inversión del sujeto pasivo (categoría AE)
• No obligatorio en: facturas solo PDF (formato SIMPLE)

Comprador (cliente empresarial)

• Campo: buyer.vatId (en la API) o "NIF-IVA del comprador" en los ajustes del cliente
• Formato: código de país + número, p. ej., DE987654321
• Obligatorio en:
  • entregas intracomunitarias (línea con categoría K o Z)
  • facturas con inversión del sujeto pasivo (línea con categoría AE)
  • formato Verifactu (España): el comprador debe tener un NIF-IVA o un "Codice Fiscale" italiano
• No obligatorio en: facturas con tipo impositivo ordinario (categoría S) a particulares o a empresas sin NIF-IVA

Combinaciones de categoría fiscal y tipo impositivo

faktoora valida de forma estricta que cada categoría fiscal se combine con el tipo impositivo correcto (regla EN 16931, apartados BR-S-05, BR-Z-05, etc.). Las combinaciones no válidas se rechazan con un mensaje de error de validación:

Ejemplo de error de validación: Si en una línea combina la categoría S (estándar) con un 0 %, faktoora rechaza la factura con el mensaje:

taxCategoryCode "S" requires a rate > 0 (EN 16931 BR-S-05)

Exención (categoría E): motivo de exención obligatorio

Si crea al menos una línea con la categoría E (exención), debe indicar un motivo de exención en la factura. faktoora rechaza las facturas con categoría E si este campo queda vacío.

Dónde introducir el motivo de exención:

• Aplicación web: en los detalles de la factura, campo "Motivo de exención" (o similar, según el idioma de la interfaz)
• API: en el campo taxExemptionReasonMessage de la factura

Qué debe introducir:

Indique la base legal, p. ej.:

• "Exención según § 4 Nr. 14 UStG (servicio médico)"
• "Servicio financiero, exento según § 4 Nr. 8 UStG"
• "Servicio de seguros, exento según § 4 Nr. 4 UStG"
• "Entrega de exportación según § 4 Nr. 1 UStG" (si procede)

La redacción exacta depende de la base legal de su país. En caso de duda, consulte a un asesor fiscal.

Error de validación sin motivo de exención:

"taxExemptionReasonMessage" is required when at least one line has taxCategoryCode "E"

Entregas intracomunitarias y notas de crédito

Si entrega mercancías a un titular de NIF-IVA en otro país de la UE, en determinadas circunstancias puede presentar la entrega como exenta. Para ello se utiliza la categoría fiscal K o Z.

Requisitos:

1. El comprador debe tener un NIF-IVA válido de otro país de la UE, p. ej., AT123456789
2. Registre este NIF-IVA en la ficha del cliente (campo "NIF-IVA del comprador")
3. Asigne la(s) línea(s) a la categoría fiscal K o Z con un tipo impositivo del 0 %

Notas de crédito sin IVA:

Si emite una nota de crédito por una línea entregada exenta de impuestos (p. ej., un reembolso), indique también la categoría K o Z con un 0 %. Utilice "Nota de crédito (código 381)" como tipo de factura.

Error de validación por una estructura incorrecta: Si intenta crear una línea con categoría K sin buyer.vatId, la generación de la factura puede fallar o producir archivos de salida no válidos.

Inversión del sujeto pasivo (§ 13b UStG, categoría AE)

En servicios intracomunitarios o prestaciones a empresas en el extranjero, la condición de sujeto pasivo puede trasladarse al comprador (inversión del sujeto pasivo).

Requisitos:

1. Asigne la(s) línea(s) a la categoría fiscal AE con un tipo impositivo del 0 %
2. No se repercute IVA en la factura
3. Registre el NIF-IVA del comprador (buyer.vatId)

Ejemplo:

Usted (una empresa alemana) factura un servicio de asesoramiento a una empresa francesa (NIF-IVA: FR12345678901) con inversión del sujeto pasivo. La línea recibe la categoría AE y un 0 %.

Nota legal:

Si la inversión del sujeto pasivo es aplicable en un caso concreto lo determina la legislación fiscal de su país y del país del comprador. faktoora no lo comprueba. Si tiene dudas, consulte a un asesor fiscal.

Números fiscales extranjeros

NIF-IVA frente a número fiscal:

• vatId: número de identificación a efectos del IVA (estándar de la UE), formato: código de país + número (p. ej., DE123456789, IT12345678901)
• taxId: número fiscal nacional / Partita IVA (solo para determinados países como Italia o España), formato: solo el número

Países admitidos:

faktoora acepta NIF-IVA de casi todos los países de la UE y de muchos otros. El NIF-IVA se registra en los datos de la factura (campos BT según EN 16931) y se escribe en el archivo exportado.

Introducción de NIF-IVA extranjeros:

• Registre el NIF-IVA del comprador en la ficha del cliente: código de país + número, p. ej., AT123456789
• Registre el NIF-IVA de su empresa en los ajustes de la cuenta (por ejemplo, si opera desde Austria)
• El PDF muestra el NIF-IVA de su ficha de vendedor

El PDF solo muestra un NIF-IVA:

Si ha registrado varios NIF-IVA por país (p. ej., Alemania y Austria), el PDF muestra el NIF-IVA de la ficha de vendedor principal. Cuál es la ficha principal lo determina la configuración de su cuenta. Si factura con regularidad desde varios países, utilice cuentas o perfiles de facturación separados.

Errores al subir archivos / entender los mensajes de error

"Las facturas se rechazan por falta de NIF-IVA"

Síntoma: crea una factura que antes se generaba correctamente, pero ahora se rechaza.

Posibles causas:

1. El formato ha cambiado: ha cambiado el formato de factura de PDF a XRechnung. XRechnung exige un NIF-IVA del vendedor; PDF no.
2. Requisitos de formato del cliente: el cliente exige XRechnung en lugar de PDF, y XRechnung tiene requisitos más estrictos.
3. Factura importada: si ha importado una factura y cambia el formato posteriormente, pueden aplicarse nuevas reglas de validación.

Solución:

• Compruebe si el NIF-IVA del vendedor está registrado en los ajustes de su cuenta
• Compruebe el formato de factura (PDF/XRechnung/Verifactu)
• Si solo necesita PDF, no se requiere NIF-IVA

"La categoría fiscal y el tipo impositivo no coinciden"

Síntoma: error de validación como taxCategoryCode "S" requires a rate > 0 (EN 16931 BR-S-05)

Causa: ha elegido una categoría fiscal que no corresponde al tipo impositivo.

Solución:

1. Consulte la tabla anterior (categorías y tipos impositivos permitidos)
2. Si su combinación no encaja, cambie la categoría o el tipo
3. Ejemplo: si tiene un 0 % de impuesto, elija Z, E, K, G u O, no S

"Motivo de exención obligatorio"

Síntoma: error de validación: "taxExemptionReasonMessage" is required when at least one line has taxCategoryCode "E"

Causa: utiliza la categoría E (exención), pero no ha indicado ningún motivo de exención.

Solución:

1. Introduzca la base legal en el campo "Motivo de exención" (p. ej., "§ 4 Nr. 14 UStG")
2. Esto solo es necesario si al menos una línea tiene la categoría E
3. Si utiliza la categoría Z u otras, no se necesita motivo de exención

Modificación posterior de facturas

Importante: una vez enviada o finalizada una factura, ya no puede cambiar la categoría fiscal ni el NIF-IVA (en la mayoría de los casos). La factura es jurídicamente vinculante.

Si ha cometido un error:

1. Cree una factura de anulación (código 380 → anulación código 380) o una nota de crédito (código 381)
2. Cree una nueva factura con los datos correctos
3. Esta combinación tiene el mismo efecto que una corrección y es correcta desde el punto de vista fiscal

Se trata de una protección deliberada: las facturas electrónicas (XRechnung, Verifactu, ZUGFeRD) son legalmente vinculantes y no pueden modificarse posteriormente, ya que esto pondría en riesgo su seguridad de auditoría.

Resumen: escenarios habituales

Nota sobre asesoramiento fiscal: este artículo explica el funcionamiento de faktoora y las reglas de validación que aplica el sistema. Qué categoría fiscal y qué tipo impositivo son jurídicamente correctos en su caso concreto es una cuestión de derecho tributario. faktoora no lo comprueba. En caso de duda, consulte a su asesor fiscal.