Estado de pago y marcar pagos

En faktoora puede registrar los pagos de sus facturas y gestionar así su estado. Esto es importante para la contabilidad y para tener una visión general de las partidas pendientes.

Marcar una factura como pagada

Si desea registrar un cobro para una factura:

1. Abra la factura en faktoora.
2. Busque la opción para marcar el pago (normalmente en el apartado "Pagos" o en un menú contextual).
3. Indique que la factura se ha pagado y guarde el cambio.

Con ello se actualiza el estado de pago de la factura. El importe pendiente se ajusta en consecuencia.

Marcar varias facturas como pagadas a la vez

Si desea conciliar muchas facturas de una vez (p. ej., a partir de un extracto bancario):

1. Utilice la vista general de facturas y filtre por facturas no pagadas.
2. Seleccione varias facturas de la lista.
3. Utilice la acción masiva para pagos o una importación masiva (si está disponible) para registrar varios pagos a la vez.

La interfaz ofrece funciones para procesar los cobros de forma eficiente.

Fecha de pago e historial de pagos

Cada pago registrado tiene:

• Una fecha de pago (cuándo se recibió el pago)
• Un importe (cuánto se ha pagado)
• Un estado (p. ej., asignado manualmente, detectado automáticamente)

Puede registrar varios pagos parciales en una misma factura. Ejemplo:

• Factura por 1.000 EUR
• Pago 1: 500 EUR el 10.01.2024
• Pago 2: 500 EUR el 15.01.2024
• Estado: totalmente pagada

Pagos en exceso y pagos erróneos

Si un pago supera el importe de la factura o se ha pagado de más una factura:

• El importe pendiente se muestra en negativo (p. ej., -50 EUR significa un pago en exceso).
• Puede contabilizarlo como saldo a favor o realizar una corrección.
• En caso de abonos o deducciones (p. ej., descuento por pronto pago, honorarios de abogados), debe crear una factura rectificativa aparte para documentarlo todo de forma auditable.

Pagar facturas recibidas

En las facturas recibidas (facturas que usted recibe de sus proveedores), el marcado funciona de forma similar:

1. Abra la factura recibida.
2. Marque el pago como realizado.
3. El sistema registra cuándo y a quién se pagó la factura.

Esto facilita la conciliación con su extracto bancario.

Detección automática de pagos

Si ha conectado una cuenta bancaria en faktoora, algunos pagos se pueden detectar automáticamente:

• Se obtienen los movimientos de la cuenta bancaria
• El sistema intenta asignar automáticamente estos pagos a las facturas (según el número de factura, el importe y la fecha)
• Puede confirmar los pagos detectados o corregirlos manualmente

No todos los pagos se pueden asignar automáticamente; en ese caso es necesaria una asignación manual.

Justificantes de pago

Los pagos en faktoora quedan documentados para la contabilidad, pero como prueba legal sirven:

• El extracto bancario de su banco
• El justificante de transferencia
• En su caso, las confirmaciones del beneficiario del pago

Conserve estos justificantes por si una autoridad o un socio comercial le solicita pruebas de pago.

Condiciones de pago y recordatorios de pago

Además del registro de pagos, también se gestionan:

• Las condiciones de pago: el plazo del que dispone el destinatario para pagar (p. ej., "Neto 14 días")
• Los recordatorios de pago: avisos sobre pagos pendientes

Se gestionan por separado y ayudan a mantener una visión general de las facturas vencidas. Encontrará más información en Recordatorios de pago.

Estado de la factura

El estado de pago de una factura puede tener distintos valores:

El importe pendiente se calcula automáticamente como: importe de la factura menos pagos recibidos.

Corregir una asignación de pago errónea

Si ha asignado por error un pago a una factura equivocada:

1. Abra la asignación errónea.
2. Elimine o corrija el registro del pago.
3. Asigne el importe a la factura correcta.

Esto es importante para que el importe pendiente se calcule correctamente y los recordatorios de pago no se envíen al cliente equivocado.