Números de factura duplicados

¿Cómo puede asignarse dos veces un número de factura?

Los números de factura duplicados suelen producirse en los siguientes escenarios:

Escenario 1: números asignados manualmente

Si introduce los números de factura manualmente (sin generarlos automáticamente):

• Crea una factura con el número "RE-2026-0001"
• Más tarde crea otra factura con el mismo número "RE-2026-0001"

Con determinados ajustes, el sistema lo acepta.

Escenario 2: numeración con huecos

Si su numeración no es continua:

• Crea facturas con los números 001, 003, 005 (con huecos)
• Más tarde introduce por error 003 o 005, y se produce un número duplicado

Escenario 3: varias series de facturas

Si utiliza varias series de numeración:

• Serie A: RE-A-001, RE-A-002, …
• Serie B: RE-B-001, RE-B-002, …

Esto debería evitar duplicados si los prefijos son distintos.

¿Puede el sistema evitar los duplicados?

Sí, en determinadas condiciones:

En las facturas Peppol (format: "peppol"), el número de factura funciona como clave de idempotencia:

• La API impide crear una segunda factura con el mismo número
• Si lo intenta, recibirá un error (HTTP 409) con el ID de la factura existente

Sin embargo, esta protección no existe para todos los formatos (PDF, ZUGFeRD sin Peppol).

¿Qué hacer ante un número de factura duplicado?

Solución 1: eliminar una factura

Si el número duplicado fue un error:

1. Determine qué factura desea conservar
2. Elimine la otra factura (requiere el permiso DELETE_INVOICES y, en su caso, invoiceDeleteMode)
3. Si no es posible: anule una de las facturas duplicadas

Solución 2: anular una factura y crearla de nuevo

Si ambas facturas son legítimas, pero una es incorrecta:

1. Cree una factura de anulación de la factura errónea
2. Cree una nueva factura con un número distinto

La anulación es segura a efectos de auditoría y deja una documentación completa.

Solución 3: revisar el formato de numeración

Si los duplicados se producen repetidamente:

• Revise sus ajustes de numeración en faktoora
• Asegúrese de que la serie de numeración sea continua
• Si es necesario, utilice prefijos distintos para los distintos tipos de factura

Inspecciones de las autoridades y duplicados

Si tiene que comunicar números de factura duplicados a las autoridades (p. ej., en inspecciones de facturas):

• Documente la factura de anulación que corrige el error
• Muestre la corrección en la contabilidad
• Justifique por qué se asignó dos veces un número

Esto es seguro a efectos de auditoría si lo ha documentado con una anulación.

¿Puedo detectar duplicados posteriormente?

Sí. En la lista de facturas de faktoora puede:

1. Buscar por número de factura
2. Si aparecen varios resultados, existe un duplicado

Si desea comprobar los duplicados con regularidad:

• Utilice la función de búsqueda y filtrado en la vista general de facturas
• Exporte las facturas y busque duplicados en una hoja de cálculo

Ventana de confirmación "Número de factura ya asignado"

Si intenta crear una factura con un número ya asignado, faktoora muestra una ventana de confirmación con el título "Número de factura ya asignado". Esta ventana no tiene icono de cierre: para continuar con la creación de la factura, debe salir de ella activamente mediante uno de los dos botones disponibles:

• "Confirmar": adopta el siguiente número de factura libre propuesto por faktoora (o, si utiliza un formato de numeración propio, puede ajustar todavía el número propuesto en la ventana) y cierra la ventana.
• "Cancelar": cierra la ventana sin cambiar el número de factura; la factura permanece como borrador, de modo que puede corregir el número usted mismo.

Prevención: elegir la serie de numeración adecuada

La mejor solución es evitar los duplicados:

1. Elija un sistema de numeración claro (p. ej., RE-AAAA-XXXX para año y número)
2. Deje que faktoora numere automáticamente (no manualmente)
3. Utilice series distintas para los distintos tipos de documento (facturas, notas de crédito, presupuestos)

Esto reduce considerablemente el riesgo de duplicados.